Warum lassen sich Rechnungen mit Anlagen nicht als E-Mail-Anhang versenden?
Eine einzelne Rechnung als PDF passt möglicherweise in eine E-Mail. Mit einer Kontoaufstellung, einem gescannten Packzettel und einem Lagerfoto reicht der Platz nicht mehr. Gmail akzeptiert keine Anhänge über 25 MB; bei Outlook liegt das Limit bei etwa 20 MB.
Bei einem unvollständigen Paket fehlen der Buchhaltung Informationen. Senden Sie nur die Rechnung, fehlt der Liefernachweis. Senden Sie nur die Kontoaufstellung, ist möglicherweise unklar, zu welcher Rechnung sie gehört. Ein verkleinerter Scan kann außerdem unleserlich werden.
Das Paket, das die Buchhaltung öffnet, sollte die von Ihnen hinzugefügten Dateien enthalten. Die Originalrechnung stellen Sie nicht hier aus.
| Methode | Was passiert | Für Rechnungen und Anlagen |
|---|---|---|
| Anhang in Gmail oder Outlook | Anhänge über 20–25 MB lassen sich nicht senden | Eine einzelne PDF-Datei passt möglicherweise; das Paket nicht |
| Nur die Rechnung | Anlagen fehlen | Die Buchhaltungsunterlagen sind unvollständig |
| Scan verkleinern | Der Text kann unleserlich werden | Riskant |
| Gemeinsames Laufwerk | Erfordert ein Konto; die Verfügbarkeit kann unklar sein | Mit Bedacht nutzen |
| SendGB-Link | Dateien bleiben unverändert; kein Konto erforderlich | Geeignet für den Versand von Kopien |
Das Beispiel oben zeigt das Paket eines Abrechnungszeitraums: ein Lagerfoto, einen Packzettelscan, einen Vertrag, eine Kontoaufstellung und eine Rechnung. Ein Angebot ist eine separate Datei. Nutzen Sie dafür den Leitfaden zum Versand von Angebotsunterlagen.
Originalrechnungen und Dateikopien
Sie stellen Rechnungen in Ihrem eigenen System aus und erledigen dort gegebenenfalls erforderliche Steuererklärungen. Wir stellen keine Verbindung zu Steuerbehörden her. Wir bringen keine Steuersiegel an. Wir berechnen keine Umsatzsteuer.
Hier senden Sie die PDF-Kopie der Rechnung und die zugehörigen Anlagen. Enthält der Ordner XML-Dateien, werden auch diese unverändert heruntergeladen. Wir prüfen XML-Dateien nicht und übermitteln sie nicht an Steuerbehörden.
| Rechnungsausstellung | SendGB-Paket | |
|---|---|---|
| Zweck | Originalrechnung ausstellen | PDFs, Kontoaufstellungen und Anlagen senden |
| Zuständigkeit | Ihr eigenes System | Sie laden die Dateien hoch |
| Betrag | Der von Ihnen berechnete Betrag | Der Dateiinhalt bleibt unverändert |
| Zahlung | Ihre Bank und Ihre Unterlagen | Ein Download ist keine Zahlung |
| Was wir tun | Wir stellen keine Rechnungen aus und reichen keine Steuererklärungen ein | Wir öffnen die Dateien nicht |
PDF- und JPG-Dateien lassen sich auf der Downloadseite öffnen. Excel-Dateien nicht. Einzelheiten zum Versand von Kontoaufstellungen finden Sie im Leitfaden für Excel-Dateien. Für PDFs nutzen Sie den Leitfaden für PDF-Dateien.
Anlagen gemeinsam senden
Eine Kontoaufstellung listet Belastungen und Gutschriften für einen Zeitraum auf. Ein Lieferschein dokumentiert die Lieferung von Waren. Beide sollten der Rechnung beiliegen.
| Datei | Zweck | Wenn sie fehlt |
|---|---|---|
| Rechnung als PDF | Eine Kopie mit dem Rechnungsbetrag | Es ist unklar, um welche Rechnung es geht |
| Kontoaufstellung | Belastungen und Gutschriften des Zeitraums | Einzelne Positionen sind verstreut |
| Lieferschein | Dokumentiert den Versand der Waren | Kein schriftlicher Liefernachweis |
| Vertrag | Zeigt, welche Leistungen abgerechnet wurden | Der Leistungsumfang muss an anderer Stelle gesucht werden |
| Lieferfoto | Zeigt die Arbeit vor Ort | Nur der Betrag wird gesendet |
Ordnernamen bleiben erhalten, wenn der Empfänger die gesamte Übertragung herunterlädt. Ein Klick auf ein einzelnes Foto lädt nur diese Datei herunter. Wenn Sie viele Rechnungen als PDF senden, liegt das kostenlose Limit bei 500 Dateien. Einzelheiten finden Sie im Leitfaden zum Versand von Ordnern.
Legen Sie ein Passwort fest. Senden Sie das Passwort getrennt vom Link. So verhindern Sie, dass jeder, der den Link sieht, auf die Rechnungsbeträge zugreifen kann.
Dieser Link ist kein Archiv für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Kostenlose Übertragungen bis 250 MB bleiben bis zu 90 Tage verfügbar. Kostenlose Übertragungen über 250 MB bleiben 7 Tage verfügbar. SendGB Extra speichert Dateien bis zu 1 Jahr. Bewahren Sie die Originalunterlagen in Ihrem eigenen Buchhaltungssystem auf.
Reichen 5 GB für ein Rechnungspaket?
Rechnungen, Kontoaufstellungen und einige Scans eines Abrechnungszeitraums passen oft in 5 GB. Gescannte Unterlagen aus mehreren Jahren möglicherweise nicht. Das Limit richtet sich nach der Gesamtgröße und der Anzahl der Dateien, nicht nach der Anzahl der Rechnungen. Mehr als 500 einzelne PDF-Dateien überschreiten ebenfalls das Dateilimit. Wir garantieren keine bestimmte Anzahl an Rechnungen.
| Was Sie senden | Typische Größe | Welche Option ausreicht |
|---|---|---|
| Einzelne Rechnung als PDF | Meist wenige MB | Kostenlos, ohne Registrierung, bis zu 90 Tage |
| Rechnung, Kontoaufstellung und Lieferschein | Einige Dutzend MB | Kostenlos |
| Paket mit Lieferfotos | Kann mehrere Hundert MB erreichen | Kostenlos, sofern es innerhalb des Limits bleibt |
| Gescannte Unterlagen aus mehreren Jahren | Einige Dutzend GB oder mehr als 500 Dateien | SendGB Extra, 500 GB pro Übertragung |
| Archiv über 500 GB | Eine Übertragung | SendGB Exceed, bis zu 1 TB |
SendGB Extra kostet ab €29,90 pro Jahr. Es umfasst 2.500 Dateien und 1 TB Speicherplatz. SendGB Extra speichert Dateien bis zu 1 Jahr. Es eignet sich für Unternehmen, die häufig große Pakete senden. Dieser Zeitraum ersetzt nicht die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
SendGB Exceed erfordert keine Mitgliedschaft. Eine Übertragung mit 1 TB kostet €9,99. Sie können 2.500 Dateien senden. Der Code ist einmal verwendbar und 1 Jahr gültig. Der Link bleibt 7 Tage verfügbar. Das reicht für ein gelegentliches, sehr großes Archiv.
Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse eingeben, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald ein Download beginnt. Beim Versand per E-Mail werden Sie einmal pro Empfänger benachrichtigt. Beim Versand per Link werden Sie einmal pro Übertragung benachrichtigt. Wenn dieselbe Person erneut Dateien herunterlädt, erhalten Sie keine weitere E-Mail. Die Benachrichtigung bedeutet nicht, dass die Rechnung bezahlt wurde.
So versenden Sie Dateien
- 1
Dateien hinzufügen
Legen Sie die Rechnung als PDF, die Kontoaufstellung als Tabelle, den Packzettel und die Lieferfotos in denselben Ordner. Fügen Sie den Ordner im Uploadfeld hinzu. Das kostenlose Limit beträgt insgesamt 5 GB.
- 2
Link senden
Senden Sie den Link per E-Mail an die Buchhaltung oder kopieren Sie ihn in eine Nachricht. Legen Sie ein Passwort fest. Senden Sie das Passwort getrennt vom Link. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse eingeben, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald ein Download beginnt.
- 3
Der Empfänger lädt die Dateien herunter
Der Empfänger lädt die Dateien über den Link herunter und muss kein Konto erstellen. PDF- und JPG-Dateien lassen sich auf der Downloadseite öffnen. Excel-Dateien nicht. Diese öffnet der Empfänger mit seiner eigenen Software. Kostenlose Übertragungen bis 250 MB bleiben bis zu 90 Tage verfügbar. Kostenlose Übertragungen über 250 MB bleiben 7 Tage verfügbar. SendGB Extra speichert Dateien bis zu 1 Jahr.
Was passiert mit Ihrer Datei?
- Wir verändern Ihre Dateien nicht. Beträge, Datumsangaben und Anlagen bleiben unverändert.
- Rechnungen, Kontoaufstellungen, Lieferscheine und Fotos werden in derselben Übertragung gesendet.
- Die Namen bleiben erhalten, wenn der gesamte Ordner heruntergeladen wird. Beim Download einer einzelnen Datei wird die Ordnerstruktur nicht wiederhergestellt.
- Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse eingeben, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald jemand einen Download startet.
Was wir nicht tun
- Wir stellen keine Rechnungen aus, reichen keine Steuererklärungen ein, bringen keine Steuersiegel an und berechnen keine Umsatzsteuer.
- Ein Download bedeutet nicht, dass die Rechnung bezahlt oder akzeptiert wurde.
- Dieser Link ist kein Archiv für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Kostenlose Übertragungen bis 250 MB bleiben bis zu 90 Tage verfügbar. Kostenlose Übertragungen über 250 MB bleiben 7 Tage verfügbar.
- Excel-Dateien lassen sich auf der Downloadseite nicht öffnen. PDF- und JPG-Dateien können dort angezeigt werden.
Häufige Fragen
Ersetzt das die Ausstellung einer Rechnung?
Nein. SendGB überträgt vorhandene Rechnungskopien. Es stellt keine Rechnungen aus und reicht keine Steuererklärungen ein. Hier senden Sie die PDF-Kopie der Rechnung und die Anlagen. Die Originalrechnung stellen Sie in Ihrem eigenen System aus.
Kann ich auch XML-Rechnungen verschicken?
Ja. Legen Sie sie in den Ordner. Sie werden unverändert heruntergeladen. Wir lesen oder prüfen die XML-Dateien nicht und übermitteln sie nicht an Steuerbehörden. Eine gegebenenfalls erforderliche amtliche Übermittlung erfolgt über das System, in dem Sie Rechnungen ausstellen.
Kann ich Kontoaufstellungen und Lieferscheine zusammen senden?
Ja, wenn Sie sie in denselben Ordner legen. Eine Kontoaufstellung listet Belastungen und Gutschriften für einen Zeitraum auf. Ein Lieferschein dokumentiert die Lieferung von Waren. Wir erstellen keines dieser Dokumente.
Bedeutet ein Download, dass die Rechnung bezahlt wurde?
Nein. Ein Download zeigt weder einen Zahlungseingang noch die Annahme der Rechnung an. Die Benachrichtigung sagt Ihnen nur, dass ein Download begonnen hat. Den Zahlungseingang prüfen Sie selbst.
Ändern sich die Beträge?
Nein. Wir öffnen Ihre Dateien nicht. Zahlen im PDF und Formeln in Excel bleiben unverändert. Wir berechnen keine Umsatzsteuer. Löschen Sie keine Tabellenblätter, um die Datei zu verkleinern.
Wie umgehe ich das 25-MB-Limit von Gmail?
Hängen Sie das Paket nicht an Ihre E-Mail an. Eine einzelne Rechnung als PDF passt möglicherweise noch. Ein gescannter Packzettel und ein Lieferfoto nicht. Erstellen Sie die Übertragung und fügen Sie den kurzen Link ein. Ein Add-on ist nicht nötig.
Können Empfänger eine Vorschau sehen, und brauchen sie ein Konto?
Empfänger können PDF- und JPG-Dateien auf der Downloadseite ansehen, Excel-Dateien jedoch nicht. Empfänger benötigen kein Konto. Ein sehr großer Scan lädt im Browser möglicherweise langsam. In diesem Fall ist es zuverlässiger, die Datei herunterzuladen und mit der eigenen Software zu öffnen.
Warum sind Rechnungspakete groß, und wie viele Rechnungen kann ich senden?
Die Rechnung selbst ist meist klein. Gescannte Packzettel und Lieferfotos vergrößern das Paket. Wir garantieren keine bestimmte Anzahl an Rechnungen. Kostenlose Übertragungen erlauben 5 GB und 500 Dateien. Wenn Sie jede Rechnung als separate PDF-Datei hinzufügen, benötigen Sie für ein Archiv mit mehr als 500 Dateien SendGB Extra.
Wie lange bleiben die Dateien verfügbar?
Kostenlose Übertragungen bis 250 MB bleiben bis zu 90 Tage verfügbar. Kostenlose Übertragungen über 250 MB bleiben 7 Tage verfügbar. SendGB Extra speichert Dateien bis zu 1 Jahr. Das entspricht nicht der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungsunterlagen. Bewahren Sie das Original in Ihren eigenen Unterlagen auf.
Welche Option sollte ich wählen, wenn 5 GB nicht ausreichen?
Das Paket eines Abrechnungszeitraums passt oft in 5 GB. Für gescannte Rechnungen aus mehreren Jahren benötigen Sie SendGB Extra: 500 GB pro Übertragung, 2.500 Dateien, 1 TB Speicherplatz, ab €29,90 pro Jahr und Dateispeicherung bis zu 1 Jahr. Für ein einzelnes Archiv über 500 GB reicht SendGB Exceed: keine Mitgliedschaft, €9,99 für eine Übertragung mit 1 TB, 2.500 Dateien und ein einmal verwendbarer Code, der 1 Jahr gültig ist. Der Link bleibt 7 Tage verfügbar.
Senden Sie einen Downloadlink statt eines Rechnungspakets als E-Mail-Anhang
Die Rechnungen und Anlagen eines Abrechnungszeitraums passen möglicherweise in 5 GB. Senden Sie gescannte Unterlagen aus mehreren Jahren mit SendGB Extra mit bis zu 500 GB pro Übertragung oder mit SendGB Exceed mit bis zu 1 TB in einer einzigen Übertragung.
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