Warum lassen sich große Excel-Dateien nicht per E-Mail versenden?
Eine kurze Tabelle passt in eine E-Mail. Eine Datei mit Quelldaten, Pivottabellen und historischen Datensätzen nicht. Eine CSV-Datei mit Transaktionen ist noch größer. Gmail akzeptiert keine Anhänge über 25 MB, Outlook keine Anhänge über etwa 20 MB.
Einige E-Mail-Dienste blockieren aus Sicherheitsgründen auch .xlsm-Anhänge mit Makros. Das Löschen von Tabellenblättern verkleinert die Datei. Es beschädigt aber auch Formeln, die auf diese Tabellenblätter verweisen. Das Verpacken als ZIP reicht oft nicht aus. XLSX ist bereits komprimiert.
Die Datei, die der Empfänger öffnet, sollte die von Ihnen gespeicherte Arbeitsmappe sein.
| Methode | Was passiert | Für Berichte und Quelldaten |
|---|---|---|
| Anhang in Gmail oder Outlook | Anhänge über 20–25 MB lassen sich nicht versenden; einige Postfächer blockieren XLSM | Nicht geeignet |
| Tabellenblätter löschen | Formeln können Fehler zurückgeben | Riskant |
| Erneut als ZIP verpacken | Geringe Größenreduzierung | Möglicherweise weiterhin über 25 MB |
| Onlinetabelle | Erfordert ein Konto; Makros und einige Formeln können verloren gehen | Für die gemeinsame Ansicht |
| SendGB-Link | Die Datei wird nicht geöffnet; es werden keine Zeilen gelöscht | Für die Übergabe geeignet |
Das Beispiel oben zeigt die Übergabe von Finanzunterlagen: eine Transaktions-CSV, einen konsolidierten Bericht, eine Budgetdatei, eine PDF-Zusammenfassung und eine kurze Notiz. Liegt die schriftliche Erläuterung in Word vor, lesen Sie den Leitfaden zum Versenden von Word-Dokumenten.
Datei verkleinern oder unverändert versenden?
Wenn Sie ein Tabellenblatt löschen, verlieren Formeln, die darauf verweisen, ihre Datenquelle. Im Meeting treten dann Fehler auf. Auch eine Pivottabelle kann ohne ihre Quelldaten keine Zusammenfassung erstellen. Wir nehmen solche Änderungen nicht vor.
Eine Onlinetabelle eignet sich für die gemeinsame Ansicht. Bei der Umstellung können Makros und einige Formeln verloren gehen. Die Kopie, die Sie versenden, ist Ihre XLSX-Datei.
| Verkleinerte oder Onlinekopie | Unverändert versendete Excel-Datei | |
|---|---|---|
| Zweck | In eine E-Mail passen, gemeinsam ansehen | Berechnen, bearbeiten |
| Formeln | Funktionieren nicht mehr, wenn Tabellenblätter gelöscht werden | Bleiben in der Datei |
| Pivottabellen | Leer, wenn die Quelldaten entfernt werden | Bleiben in der Datei |
| Makros | Werden in einem Onlinetool möglicherweise nicht ausgeführt | Bleiben in der Datei; wir führen sie nicht aus |
| Was wir tun | Wir löschen keine Tabellenblätter und verschieben keine Dateien in ein Konto | Wir öffnen die Datei nicht |
Die PDF-Zusammenfassung speichern Sie selbst. Sie berechnet keine Formeln. Sie dient zur Ansicht. PDFs lassen sich auf der Downloadseite öffnen. XLSX-Dateien nicht. Lesen Sie den separaten Leitfaden zum Versenden von PDFs.
Quelldateien mitversenden
Wenn eine Formel auf eine andere Arbeitsmappe verweist, muss diese Datei ebenfalls im Ordner liegen. Bei einem relativen Pfad innerhalb des Ordners bleibt der Pfad erhalten, wenn der Empfänger die gesamte Übertragung herunterlädt. Bei einem absoluten Pfad wird die Datei nicht gefunden. Wir korrigieren diesen Verweis nicht.
| Bestandteil | Speicherort | Wenn er fehlt |
|---|---|---|
| Hauptbericht | Die Hauptdatei im Ordner | Die Zusammenfassung wird nicht übermittelt |
| CSV-Quelldatei oder Budget | Im Quelldatenordner | Der Formel fehlt die Datenquelle |
| Datei, auf die ein absoluter Pfad verweist | Auf Ihrem Computer | Wird auf dem Computer des Empfängers nicht gefunden |
| Pivottabelle | Im Bericht | Die Zusammenfassung ist ohne Quelldaten leer |
| PDF-Zusammenfassung | Eine von Ihnen gespeicherte Kopie | Nur die Berechnungsdatei wird heruntergeladen |
Ein Klick auf eine einzelne CSV-Datei lädt nur diese Datei herunter. Der Bericht wird dadurch nicht zusammengestellt. Bei vielen Exporten gilt das kostenlose Limit von 500 Dateien. Einzelheiten finden Sie im Leitfaden zum Versenden von Ordnern.
Schützen Sie Gehalts-, Kunden- oder Finanzlisten mit einem Passwort. Senden Sie das Passwort getrennt vom Link. Das Passwort zum Öffnen der Datei ist davon unabhängig. Wir entfernen es nicht.
Reichen 5 GB für eine Tabelle?
Ein Bericht samt Transaktionsdaten eines Jahres ist oft nicht größer als 5 GB. Rohdaten aus vielen Jahren möglicherweise nicht. Das Limit richtet sich nach der Gesamtgröße, nicht nach der Anzahl der Tabellenblätter oder Zeilen. Wir garantieren keine bestimmte Anzahl von Datensätzen.
| Was Sie versenden | Typische Größe | Welche Option ausreicht |
|---|---|---|
| Kurze Tabelle | Oft wenige MB | Kostenlos, ohne Registrierung, bis zu 90 Tage |
| Bericht und Pivottabelle | Einige zehn oder hundert MB | Kostenlos |
| Bericht und Transaktions-CSV | Möglicherweise etwa 1 GB | Kostenlos, wenn das Limit eingehalten wird |
| Rohdaten aus mehreren Jahren | Möglicherweise einige zehn GB | SendGB Extra, 500 GB pro Übertragung |
| Export über 500 GB | Einmalige Übertragung | SendGB Exceed, bis zu 1 TB |
SendGB Extra kostet ab €29,90 pro Jahr. Enthalten sind 2.500 Dateien und 1 TB Speicherplatz. SendGB Extra speichert Dateien bis zu 1 Jahr. Es eignet sich für Teams, die häufig große Tabellen versenden.
SendGB Exceed erfordert keine Mitgliedschaft. Eine Übertragung mit 1 TB kostet €9,99. Sie können 2.500 Dateien versenden. Der Code ist einmal verwendbar und 1 Jahr gültig. Übertragungen mit SendGB Exceed bleiben 7 Tage verfügbar. Es reicht für einen gelegentlichen, sehr großen Export.
Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse angeben, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald ein Download beginnt. Beim Versand per E-Mail werden Sie einmal pro Empfänger benachrichtigt. Beim Versand per Link werden Sie einmal pro Übertragung benachrichtigt. Lädt dieselbe Person die Dateien erneut herunter, erhalten Sie keine weitere E-Mail. Die Benachrichtigung bestätigt nicht, dass der Download abgeschlossen ist.
So versenden Sie Dateien
- 1
Dateien hinzufügen
Fügen Sie die Excel-Datei und die zugehörigen Quelldateien zum Uploadfeld hinzu. Legen Sie eine PDF-Kopie bei, falls vorhanden. Das kostenlose Limit beträgt insgesamt 5 GB.
- 2
Link senden
Senden Sie den Link an die E-Mail-Adresse des Empfängers oder kopieren Sie ihn in eine Nachricht. Schützen Sie Kunden- oder Gehaltsdaten mit einem Passwort. Senden Sie das Passwort getrennt vom Link. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse angeben, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald ein Download beginnt.
- 3
Der Empfänger lädt die Datei herunter
Der Empfänger lädt die Dateien über den Link herunter und muss kein Konto erstellen. XLSX-Dateien lassen sich auf der Downloadseite nicht öffnen. PDFs können angezeigt werden. Der Empfänger öffnet die Tabelle in seiner eigenen Excel-Version. Kostenlose Übertragungen bis 250 MB bleiben bis zu 90 Tage verfügbar. Kostenlose Übertragungen über 250 MB bleiben 7 Tage verfügbar. SendGB Extra speichert Dateien bis zu 1 Jahr.
Was passiert mit Ihrer Datei?
- Wir lassen die Datei unverändert. Formeln, Pivottabellen und Tabellenblätter bleiben erhalten.
- XLSX-, XLSM- und CSV-Dateien werden nicht in ein anderes Format umgewandelt. Es werden keine Zeilen gelöscht.
- Quelldateien im selben Ordner werden gemeinsam übertragen. Beim Download aller Dateien bleibt die Ordnerstruktur erhalten.
- Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse angeben, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald jemand einen Download startet.
Was wir nicht tun
- Wir öffnen keine Dateien in Excel. Wir berechnen keine Formeln, führen keine Makros aus und löschen keine Tabellenblätter.
- XLSX-Dateien lassen sich auf der Downloadseite nicht öffnen. Die PDF zur Ansicht stellen Sie bereit.
- Eine Datei, auf die eine Formel mit einem absoluten Pfad verweist, wird auf dem Computer des Empfängers möglicherweise nicht gefunden. Wir korrigieren diesen Verweis nicht.
- Es gibt kein Add-in für Gmail oder Outlook. Sie fügen den Link selbst ein.
Häufige Fragen
Bleiben Formeln und Pivottabellen erhalten?
Ja. Wir öffnen die Datei nicht und berechnen sie nicht neu. Formeln, Pivottabellen und bedingte Formatierungen bleiben erhalten. Eine Pivottabelle fasst Daten zusammen. Verkleinern Sie die Datei nicht, indem Sie Tabellenblätter löschen. Eine Formel, die auf ein gelöschtes Tabellenblatt verweist, gibt einen Fehler zurück. Wir löschen keine Tabellenblätter.
Kann ich eine Datei mit Makros versenden?
Ja. Die XLSM-Datei wird unverändert heruntergeladen. Wir führen keine Makros aus und löschen sie nicht. Der Link ist kein E-Mail-Anhang. Die Datei wird nicht in die Nachricht eingebettet. Excel kann den Empfänger dennoch um Erlaubnis zur Ausführung von Makros bitten oder diese deaktivieren. Wir entfernen diese Warnung nicht.
Wird ein CSV-Export aufgeteilt?
Nein. Es werden keine Zeilen gelöscht und die Datei wird nicht aufgeteilt. Wir erzeugen die CSV-Datei nicht. Der Empfänger lädt genau die Datei herunter, die Sie gespeichert haben. Wir versprechen keine bestimmte Zeilenanzahl. Das Limit richtet sich nach der Gesamtgröße, nicht nach der Anzahl der Zeilen.
Hilft es, die Datei als ZIP zu verpacken?
Nur wenig. XLSX ist bereits ein komprimiertes Dateiformat. Erneutes Verpacken als ZIP verringert die Größe etwas, aber oft nicht auf unter 25 MB. Wir öffnen das Archiv nicht. Es ist einfacher, die Datei so zu senden, wie sie ist.
Bleiben Formeln mit Verweisen auf andere Arbeitsmappen erhalten?
Die Formel bleibt in der Datei. Liegt die referenzierte Datei im selben Ordner und ist sie über einen relativen Pfad innerhalb dieses Ordners verknüpft, bleibt der Pfad beim Download der gesamten Übertragung erhalten. Bei einem absoluten Pfad findet der Computer des Empfängers die Datei nicht. Wir korrigieren diesen Verweis nicht.
Sollte ich eine PDF-Kopie beilegen?
Legen Sie eine bei, damit die Zusammenfassung angezeigt werden kann. Eine PDF berechnet keine Formeln und erlaubt keine Bearbeitung der Tabellenblätter. Sie speichern sie selbst. Fügen Sie sie derselben Übertragung wie die Excel-Datei hinzu. PDFs lassen sich auf der Downloadseite öffnen. XLSX-Dateien nicht.
Ist das Dateipasswort dasselbe wie das Passwort für die Übertragung?
Nein. Das Passwort zum Öffnen der Excel-Datei bleibt bestehen. Wir kennen es nicht und entfernen es nicht. Sie können zusätzlich ein Passwort für die Übertragung festlegen. Senden Sie das Passwort getrennt vom Link. Für Gehalts-, Kunden- und Finanzlisten ist es sinnvoll, beide zu verwenden.
Wie umgehe ich das 25-MB-Limit von Gmail?
Hängen Sie die Datei nicht an die E-Mail an. Quelldaten und der Pivotcache können dieses Limit überschreiten. Erstellen Sie die Übertragung und fügen Sie den kurzen Link ein. Es gibt kein Add-in. Die Datei wird nicht in die Nachricht eingebettet.
Warum ist meine Excel-Datei so groß?
Mehrere Tabellenblätter, Pivotcaches, eingebettete Bilder und lange CSV-Dateien erhöhen die Größe. Eine kurze Tabelle ist klein. Transaktionsdaten eines Jahres können 1 GB überschreiten. Wir garantieren keine bestimmte Anzahl von Datensätzen. Kostenlose Übertragungen sind auf 5 GB und 500 Dateien begrenzt.
Welche Option eignet sich, wenn 5 GB nicht ausreichen?
Ein Bericht samt CSV-Quelldatei ist oft nicht größer als 5 GB. Kostenlose Übertragungen bis 250 MB bleiben bis zu 90 Tage verfügbar. Kostenlose Übertragungen über 250 MB bleiben 7 Tage verfügbar. Für Rohdaten aus mehreren Jahren benötigen Sie SendGB Extra: 500 GB pro Übertragung, 2.500 Dateien, 1 TB Speicherplatz, ab €29,90 pro Jahr. SendGB Extra speichert Dateien bis zu 1 Jahr. Für einen einzelnen Export über 500 GB reicht SendGB Exceed: keine Mitgliedschaft, €9,99 für eine Übertragung mit 1 TB, 2.500 Dateien und ein einmal verwendbarer Code, der 1 Jahr gültig ist. Übertragungen mit SendGB Exceed bleiben 7 Tage verfügbar.
Senden Sie einen Downloadlink statt der Excel-Datei als Anhang
Für einen Bericht samt CSV-Quelldatei können 5 GB ausreichen. Größere Exporte können Sie mit SendGB Extra bis zu 500 GB oder mit SendGB Exceed bis zu 1 TB in einer einzigen Übertragung versenden.
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