Warum lassen sich Angebotsunterlagen nicht als E-Mail-Anhang versenden?
Ein einseitiges Angebot passt vielleicht in eine E-Mail. Mit Fassadenfotos, Spezifikationen und einer Präsentation passt es nicht mehr. Gmail akzeptiert keine Anhänge über 25 MB, Outlook keine Anhänge über etwa 20 MB.
Unvollständige Unterlagen können zu Missverständnissen führen. Versenden Sie nur das PDF, fehlt die Preisaufstellung. Versenden Sie nur die Excel-Datei, fehlt der Leistungsumfang. Wenn Sie die Dateien auf mehrere E-Mails verteilen, kann außerdem ein Anhang im Spamordner landen. Der Kunde könnte die alten Preise mit dem neuen Leistungsumfang verwechseln.
Beim Öffnen der Dateien sollte Ihr Kunde alle von Ihnen versendeten Unterlagen vorfinden.
| Versandart | Was passiert | Für Preise und Leistungsumfang |
|---|---|---|
| Anhang in Gmail oder Outlook | Anhänge über 20–25 MB lassen sich nicht versenden | Ein kurzer Text passt, die gesamten Unterlagen nicht |
| Nur PDF | Lesbar, aber die Tabelle fehlt | Nicht ausreichend |
| Auf mehrere E-Mails verteilt | Eine davon kann fehlen | Nicht geeignet |
| Gemeinsames Laufwerk | Erfordert ein Konto; alte Versionen können zu Verwechslungen führen | Mit Bedacht nutzen |
| SendGB-Link | Dateien bleiben unverändert; kein Konto nötig | Für die Übergabe geeignet |
Das Beispiel oben zeigt Angebotsunterlagen: ein Fassadenbild, eine Präsentation, Spezifikationen, ein Angebots-PDF und eine Preisaufstellung. Mehr zum Versand von Tabellen erfahren Sie im Leitfaden Excel-Dateien versenden.
Sollte ich nur das PDF oder alle Anlagen versenden?
Das PDF ist die Fassung, die Ihr Kunde liest. Stehen die Preisformeln in Excel, sollte diese Datei ebenfalls mitgeschickt werden. Die Präsentation strukturiert die Gesprächsinhalte. Die Spezifikationen beschreiben, wie die Arbeiten ausgeführt werden. Wir erstellen diese Dokumente nicht.
| Datei | Zweck | Wenn sie fehlt |
|---|---|---|
| Angebots-PDF | Lesbare Fassung mit Leistungsumfang und Preis | Der Kunde sieht nicht, was angeboten wird |
| Preisaufstellung | Aufgeschlüsselte Berechnungen | Nur die Gesamtsumme bleibt |
| Spezifikationen | Beschreibung der Ausführung | Der Leistungsumfang ist nur mündlich beschrieben |
| Präsentation | Ablauf des Gesprächs | Der Erläuterung fehlt die Struktur |
| Bilder | Visuelle Darstellung der vorgesehenen Leistung | Die Arbeiten bleiben abstrakt |
PDF- und JPG-Dateien lassen sich auf der Downloadseite öffnen. Excel-Dateien und Präsentationen nicht. Mehr zu Präsentationen erfahren Sie im Leitfaden PowerPoint-Dateien versenden. Für PDFs lesen Sie PDF-Dateien versenden.
Ein Download ist keine Zusage. Der Kunde hat die Datei möglicherweise noch nicht einmal angesehen. Seine Antwort sendet er an Sie. Wir erfassen sie nicht.
Versenden Sie Angebotsversion und Preise zusammen
Liegen zwei Angebote im selben Ordner, werden beide heruntergeladen. Wir wählen nicht die aktuelle Version aus. Geben Sie die Version im Dateinamen an. Schreiben Sie in Ihrer Nachricht „Die aktuelle Datei ist angebot-v3“.
| Bestandteil | Wo er hingehört | Wenn er fehlt |
|---|---|---|
| Aktuelles Angebot | Haupt-PDF | Der Kunde liest den alten Preis |
| Preistabelle | In denselben Ordner | Einzelpositionen sind nicht sichtbar |
| Alte Version | Wird mitgesendet, wenn Sie sie hinzugefügt haben | Wir löschen sie nicht |
| Spezifikationen | Separates PDF | Der Leistungsumfang ist unvollständig |
| Bild | In den Bilderordner | Die Abbildung fehlt |
Ordnernamen bleiben erhalten, wenn der Empfänger die gesamte Übertragung herunterlädt. Ein Klick auf ein einzelnes Foto lädt nur diese Datei herunter. Wenn Sie viele Bilder haben, gilt das kostenlose Limit von 500 Dateien. Details finden Sie im Leitfaden Ordner versenden.
Machen Sie Ihre Preise nicht öffentlich. Fügen Sie ein Passwort hinzu. Senden Sie das Passwort getrennt vom Link. Wenn die Datei ein eigenes Passwort hat, bleibt auch dieses erhalten.
Reichen 5 GB für Angebotsunterlagen?
Für Text, eine Tabelle und einige Bilder reichen 5 GB oft aus. Für alle Ausschreibungszeichnungen und ein Fotoarchiv reicht das möglicherweise nicht. Das Limit richtet sich nach Gesamtgröße und Dateianzahl, nicht nach der Seitenzahl. Wir garantieren nicht, wie viele Dateien hineinpassen.
| Was Sie versenden | In der Praxis | Welche Option reicht |
|---|---|---|
| Kurzes Angebot | Oft wenige MB | Kostenlos, ohne Anmeldung, bis zu 90 Tage |
| Angebot, Tabelle und Spezifikationen | Mehrere zehn MB | Kostenlos |
| Unterlagen mit Bildern und einer Präsentation | Können etwa 1 GB groß sein | Kostenlos, wenn sie innerhalb des Limits liegen |
| Ausschreibungszeichnungen | Können mehrere zehn GB groß sein | SendGB Extra, 500 GB pro Übertragung |
| Datei über 500 GB | Einmalige Übertragung | SendGB Exceed, bis zu 1 TB |
SendGB Extra gibt es ab €29,90 pro Jahr. Enthalten sind 2.500 Dateien und 1 TB Speicherplatz. SendGB Extra speichert Dateien bis zu 1 Jahr. Es eignet sich für Büros, die häufig große Dateien versenden.
SendGB Exceed erfordert keine Mitgliedschaft. Eine Übertragung mit 1 TB kostet €9,99. Sie können 2.500 Dateien versenden. Der Code ist einmal nutzbar und 1 Jahr gültig. Übertragungen mit SendGB Exceed bleiben 7 Tage verfügbar. Für gelegentliche, sehr große Ausschreibungsunterlagen reicht es aus.
Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse angegeben haben, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald der Download beginnt. Beim Versand per E-Mail werden Sie einmal pro Empfänger benachrichtigt. Beim Versand per Link werden Sie einmal pro Übertragung benachrichtigt. Lädt dieselbe Person die Dateien erneut herunter, wird keine weitere E-Mail versendet. Die Benachrichtigung bedeutet nicht, dass das Angebot angenommen wurde.
So versenden Sie Dateien
- 1
Dateien hinzufügen
Legen Sie das Angebots-PDF, die Preistabelle, die Spezifikationen und die Bilder in denselben Ordner. Fügen Sie den Ordner im Uploadfeld hinzu. Das kostenlose Limit beträgt insgesamt 5 GB.
- 2
Link versenden
Senden Sie Ihrem Kunden den Link per E-Mail oder kopieren Sie ihn in eine Nachricht. Schützen Sie Ihre Preise mit einem Passwort. Senden Sie das Passwort getrennt vom Link. Wenn Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse angeben, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald der Download beginnt.
- 3
Der Empfänger lädt die Dateien herunter
Der Empfänger lädt die Dateien über den Link herunter und muss kein Konto erstellen. PDF- und JPG-Dateien lassen sich auf der Downloadseite öffnen. Excel-Dateien und Präsentationen nicht. Der Empfänger öffnet diese Dateien mit seiner eigenen Software. Kostenlose Übertragungen bis 250 MB bleiben bis zu 90 Tage verfügbar. Kostenlose Übertragungen über 250 MB bleiben 7 Tage verfügbar. SendGB Extra speichert Dateien bis zu 1 Jahr.
Was passiert mit Ihrer Datei?
- Wir lassen Ihre Dateien unverändert. Preise, Leistungsumfang und Spezifikationen bleiben erhalten.
- PDFs, Excel-Dateien, Präsentationen und Bilder werden in derselben Übertragung versendet.
- Beim Download des gesamten Ordners bleiben die Namen erhalten. Beim Klick auf eine einzelne Datei wird die Ordnerstruktur nicht wiederhergestellt.
- Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse angegeben haben, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald jemand mit dem Download beginnt.
Was wir nicht tun
- Wir schreiben Ihr Angebot nicht. Wir berechnen keine Preise, unterschreiben es nicht und machen daraus keinen Vertrag.
- Ein Download bedeutet nicht, dass das Angebot angenommen wurde.
- Excel-Dateien und Präsentationen lassen sich auf der Downloadseite nicht öffnen. PDF- und JPG-Dateien können dort angesehen werden.
- Wir entfernen keine alten Versionen. Sie geben an, welche Datei aktuell ist.
Häufige Fragen
Wird mein Angebot bei der Übertragung verändert?
Nein. Wir öffnen die Datei nicht. Preis, Leistungsumfang und Datum bleiben unverändert. Wir tragen keine Zahlen ein und korrigieren sie nicht.
Reicht es, nur ein PDF zu versenden?
Zum Lesen reicht das oft aus. Wenn die Preiskalkulation in Excel steht, versenden Sie auch diese Datei. Liegen die Spezifikationen in einem separaten Dokument vor, fügen Sie es hinzu. Wir erstellen das PDF nicht.
Bedeutet ein Download, dass das Angebot angenommen wurde?
Nein. Ein Download bestätigt nicht einmal, dass die Datei angesehen wurde. Die Benachrichtigung sagt Ihnen nur, dass der Download begonnen hat. Der Kunde sendet Ihnen eine Zusage, eine Absage oder einen Änderungswunsch. Wir erfassen diese Antwort nicht.
Können mehrere Versionen zu Verwechslungen führen?
Jede Datei, die Sie in den Ordner legen, wird versendet. Wir löschen keine alten Versionen. Nennen Sie in Ihrer Nachricht die aktuelle Datei, damit der Kunde nicht die falsche Version öffnet.
Bleibt meine Preistabelle unverändert?
Ja. Wir öffnen keine Excel-Dateien und berechnen keine Formeln. Die Zellformeln bleiben erhalten. Löschen Sie keine Tabellenblätter, um die Datei zu verkleinern. Die Details stehen in der Excel-Tabelle. Hier versenden Sie die Preistabelle zusammen mit dem Angebot.
Kann ich Spezifikationen und Bilder zusammen versenden?
Ja, wenn Sie sie in denselben Ordner legen. Spezifikationen beschreiben, wie die Arbeiten ausgeführt werden. Wir schreiben sie nicht. Die Ordnerstruktur bleibt erhalten, wenn der Empfänger die gesamte Übertragung herunterlädt. Ein Klick auf ein einzelnes Bild lädt nur diese Datei herunter.
Wie umgehe ich das 25-MB-Limit von Gmail?
Hängen Sie das Angebot nicht an Ihre E-Mail an. Ein Fassadenfoto und eine Präsentation überschreiten dieses Limit. Ein kurzes Textdokument passt möglicherweise hinein. Erstellen Sie die Übertragung und fügen Sie den kurzen Link ein. Die Datei ist nicht Teil der Nachricht.
Wer kann die Preise sehen?
Jeder, der den Link hat und das Passwort kennt, kann die Dateien herunterladen. Senden Sie das Passwort getrennt vom Link. Wenn die Datei zum Öffnen ein eigenes Passwort verlangt, bleibt auch dieses erhalten. Wir entfernen es nicht.
Warum ist die Datei so groß?
Das schriftliche Angebot ist klein. Hochauflösende Bilder, Präsentationen und umfangreiche Spezifikationen machen es größer. Eine Sammlung von Fassadenbildern kann über 1 GB groß sein. Wir garantieren nicht, wie viele Dateien hineinpassen. Das kostenlose Limit liegt bei 5 GB und 500 Dateien pro Übertragung.
Welche Option brauche ich, wenn 5 GB nicht reichen?
Ein einzelnes Angebot mit Anlagen ist oft nicht größer als 5 GB. Kostenlose Übertragungen bis 250 MB bleiben bis zu 90 Tage verfügbar. Kostenlose Übertragungen über 250 MB bleiben 7 Tage verfügbar. Für einen vollständigen Satz Ausschreibungszeichnungen benötigen Sie SendGB Extra: 500 GB pro Übertragung, 2.500 Dateien, 1 TB Speicherplatz, ab €29,90 pro Jahr und eine Speicherdauer von bis zu 1 Jahr. Für eine einzelne Datei über 500 GB reicht SendGB Exceed: keine Mitgliedschaft, €9,99 für eine Übertragung mit 1 TB, 2.500 Dateien und ein einmal nutzbarer Code, der 1 Jahr gültig ist. Übertragungen mit SendGB Exceed bleiben 7 Tage verfügbar.
Versenden Sie einen Downloadlink statt eines E-Mail-Anhangs
Ein Angebot mit Bildern kann eine Gesamtgröße von höchstens 5 GB haben. Große Sammlungen von Zeichnungen und Fotos versenden Sie mit SendGB Extra bis 500 GB oder mit SendGB Exceed bis 1 TB in einer einzigen Übertragung.
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