Große PDF versenden: Warum geht das nicht per E-Mail?
Ein kurzer Vertrag passt unter Umständen in eine E-Mail. Ein Portfolio mit vielen Fotos, ein Druckkatalog oder ein Farbscan nicht. Gmail akzeptiert keine Anhänge über 25 MB, Outlook keine Anhänge über etwa 20 MB.
Die üblichen Umwege beeinträchtigen das Dokument. Beim Verkleinern werden die enthaltenen Bilder erneut komprimiert. Gescannte Seiten können unleserlich werden. Wenn Sie die Datei auf mehrere E-Mails aufteilen, muss der Empfänger sie wieder zusammensetzen. Ein freigegebenes Laufwerk erfordert oft ein Konto oder Zugriffsberechtigungen. Möglicherweise ist nicht klar, wann der Link abläuft.
Der Empfänger sollte genau die PDF öffnen, die Sie hochgeladen haben.
| Methode | Was passiert? | Für Druckdateien und Verträge |
|---|---|---|
| Anhang in Gmail oder Outlook | Anhänge über 20–25 MB lassen sich nicht versenden | Nicht geeignet |
| PDF komprimieren | Die Qualität von Fotos und Scans kann leiden | Riskant für den Druck |
| Auf mehrere E-Mails aufteilen | Die Teile sind verstreut, möglicherweise fehlt einer | Nicht geeignet |
| Freigegebenes Laufwerk | Die Datei kann verfügbar bleiben, aber der Empfänger braucht möglicherweise ein Konto | Mit Bedacht nutzen |
| SendGB-Link | Die PDF wird nicht komprimiert, die Ordnerstruktur bleibt erhalten | Für die Übergabe geeignet |
Das Beispiel oben zeigt eine Einreichung im Architekturbereich mit Portfolio, Katalog und ergänzenden Angebotsunterlagen. Diese Seite behandelt keine Word-Dokumente. Für den Versand einer Word-Datei lesen Sie die Anleitung zum Versand von Word-Dateien. Für einen Ordner mit gescannten Seiten lesen Sie die Anleitung zum Versand gescannter Dokumente.
PDF komprimieren oder unverändert versenden?
Eine PDF, die für das Anhangslimit einer E-Mail komprimiert wurde, kann am Bildschirm noch akzeptabel aussehen. Für Druck und Archivierung reicht die Qualität nicht aus. Fotos wirken fleckig, feiner Text verliert an Schärfe.
Wenn Sie die PDF ohne Komprimierung verschicken, vermeiden Sie diesen Qualitätsverlust. Das Dokument wird nicht neu gespeichert. Eingebettete Schriften bleiben erhalten. Ist eine Schrift nicht eingebettet, fügen wir sie nicht hinzu. Hat der Empfänger diese Schrift nicht auf seinem Computer, kann sich die Darstellung ändern. Sie müssen die Schrift vor dem Versand einbetten.
| Komprimierte PDF | Unverändert versendete PDF | |
|---|---|---|
| Zweck | Das Anhangslimit einer E-Mail einhalten | Druck, Archivierung, Prüfung |
| Bilder | Erneut komprimiert | Bleiben erhalten |
| Scans | Können unleserlich werden | Seiten werden unverändert heruntergeladen |
| 25 MB | Qualität wird reduziert, um das Limit einzuhalten | Muss das Limit nicht einhalten |
| Schriften | Können ebenfalls beeinträchtigt werden | Bleiben erhalten, wenn sie eingebettet sind |
Ein Vertrag mit reinem Text und wenigen Seiten ist klein. Auch ihn können Sie per Link versenden. Bei großen Dateien ist der Versand per Link notwendig.
Welche Dokumente sollten Sie zusammen versenden?
Ein Angebot, eine Bewerbung oder die Übergabe an einen Kunden kann mehr als eine PDF umfassen. Fehlt ein Anhang, sind die eingereichten Unterlagen unvollständig.
| Dokument | Zweck | Wenn es fehlt |
|---|---|---|
| Portfolio oder Katalog | Hauptdatei zur Präsentation der Arbeit | Die Übergabe ist unvollständig |
| Vertrag | Bedingungen und Unterschrift | Die Vereinbarung liegt nicht schriftlich vor |
| Ergänzender Plan oder technische PDF | Maße, Kostenschätzungen, Spezifikationen | Die Prüfung ist unvollständig |
| Begleitschreiben | Benennt die einzelnen Dateien | Der Empfänger kennt die Reihenfolge nicht |
Wenn Sie einen Ordner verwenden, behalten Sie seine Struktur bei. Sie bleibt erhalten, wenn der Empfänger die gesamte Übertragung herunterlädt. Eine ZIP-Datei ist nicht nötig. Wenn Sie eine ZIP-Datei erstellen, entpacken wir sie nicht.
Reichen 5 GB für eine PDF?
5 GB reichen meist aus, um ein PDF-Portfolio, einen Katalog oder ein Paket mit Angebotsunterlagen zu versenden. Für gescannte Archive aus mehreren Jahren reicht das möglicherweise nicht. Das Limit richtet sich nach der Gesamtgröße, nicht nach der Seitenzahl.
| Was Sie versenden | Typische Größe | Welche Option reicht aus? |
|---|---|---|
| Vertrag mit reinem Text | Meist wenige MB | Kostenlos, ohne Anmeldung, bis zu 90 Tage |
| Portfolio mit Fotos | Hunderte MB, manchmal 1–2 GB | Kostenlos |
| Druckkatalog und Begleitdateien | Können mehrere GB groß sein | Kostenlos, wenn das Limit eingehalten wird |
| Gescannte Archive aus mehreren Jahren | Können mehrere zehn GB groß sein | SendGB Extra, 500 GB pro Übertragung |
| Archiv über 500 GB | Eine Übertragung | SendGB Exceed, bis zu 1 TB |
SendGB Extra ist ab €29,90 pro Jahr erhältlich. Es umfasst 1 TB Speicherplatz. SendGB Extra speichert Dateien bis zu 1 Jahr. Es eignet sich für Büros, die häufig große Dateien versenden.
SendGB Exceed erfordert keine Mitgliedschaft. Eine Übertragung von 1 TB kostet €9,99. Der Code kann einmal verwendet werden und ist 1 Jahr gültig. Der Link bleibt 7 Tage verfügbar. Das reicht für ein gelegentliches, sehr großes Archiv.
Diese Seite behandelt PDFs, nicht Präsentationsdateien. Für den Versand einer Präsentationsdatei lesen Sie die Anleitung zum Versand von Präsentationen.
So versenden Sie Dateien
- 1
PDFs hinzufügen
Fügen Sie eine einzelne Datei oder einen Ordner zum Uploadfeld auf der Startseite hinzu. Portfolio, Vertrag und Begleitdateien kommen in dieselbe Übertragung. Das kostenlose Limit beträgt insgesamt 5 GB.
- 2
Link versenden
Senden Sie den Link per E-Mail an den Empfänger oder kopieren Sie ihn in eine Nachricht. Schützen Sie die Übertragung beim Versand eines Vertrags mit einem Passwort. Senden Sie das Passwort getrennt vom Link.
- 3
Der Empfänger lädt die Datei herunter
Der Empfänger lädt die Dateien über den Link herunter und muss kein Konto erstellen. Die Ordnerstruktur bleibt erhalten, wenn er die gesamte Übertragung herunterlädt. Kostenlose Übertragungen über 250 MB bleiben 7 Tage verfügbar. Kostenlose Übertragungen bis 250 MB bleiben bis zu 90 Tage verfügbar. SendGB Extra speichert Dateien bis zu 1 Jahr.
Was passiert mit Ihrer Datei?
- Seiten, Bilder und eingebettete Schriften werden unverändert heruntergeladen. Auch das Passwort des Dokuments bleibt erhalten.
- Mehrere PDFs und ein Ordner mit Begleitdateien können in derselben Übertragung versendet werden.
- Wenn Sie einen Ordner hinzufügen, bleibt seine Struktur erhalten. Der Empfänger lädt alles zusammen herunter.
- Wenn Sie ein Passwort festlegen, reicht der Link allein nicht aus, um die Dateien herunterzuladen.
Was wir nicht tun
- Wir komprimieren keine PDFs, führen keine Seiten zusammen und wandeln keine Scans in Text um.
- Wir betten keine fehlenden Schriften in das Dokument ein. Ist eine Schrift nicht eingebettet, muss sie auf dem Computer des Empfängers installiert sein.
- PDFs lassen sich auf der Downloadseite öffnen und ansehen. Eine sehr große Druckdatei kann im Browser langsam laden. Die Seite dient vor allem dem Download der Datei.
- Es gibt kein Add-in für Gmail oder Outlook. Sie fügen den Link selbst ein.
Häufige Fragen
Werden PDFs bei der Übertragung komprimiert?
Nein. SendGB speichert das Dokument nicht neu. Bilder, Scans, Links und eingebettete Schriften bleiben erhalten. Auch eine Signatur im Dokument wird unverändert heruntergeladen, da wir die Datei nicht verändern.
Wie umgehe ich das 25-MB-Limit von Gmail?
Hängen Sie die PDF nicht an die E-Mail an. Portfolios und gescannte Dateien überschreiten dieses Limit. Erstellen Sie eine Übertragung und fügen Sie den kurzen Link in Gmail ein. Die E-Mail lässt sich versenden, auch wenn das Dokument 5 GB groß ist.
Sollte ich eine PDF vor dem Versand komprimieren?
Nein. Durch Komprimierung leidet oft die Qualität der enthaltenen Fotos und Scans. Wenn Sie damit unter 25 MB kommen wollen, kann eine Druckdatei unleserlich werden. Versenden Sie sie unverändert.
Sollte ich eine PDF auf mehrere E-Mails aufteilen?
Nein. Der Empfänger muss die Teile herunterladen und in die richtige Reihenfolge bringen. Landet eine E-Mail im Spam, ist die Datei unvollständig. Ein Link genügt.
Kann ich mehrere PDFs auf einmal versenden?
Ja. Fügen Sie Portfolio, Vertrag und Begleitdateien in dasselbe Uploadfeld oder denselben Ordner ein. Das kostenlose Limit gilt für die Gesamtgröße, nicht für die Anzahl der Dateien. Die Ordnerstruktur bleibt erhalten, wenn der Empfänger die gesamte Übertragung herunterlädt.
Warum sind PDF-Dateien so groß?
Meist liegt es an den enthaltenen Bildern. Ein hochauflösender Farbscan kann mehrere MB pro Seite belegen. Hundert Seiten überschreiten das Anhangslimit. Ein Portfolio oder Katalog in Druckqualität kann Hunderte MB groß sein, manchmal mehrere GB. Ein Vertrag mit reinem Text ist meist klein und passt unter Umständen in eine E-Mail.
Kann ich einen Vertrag mit einer passwortgeschützten Übertragung versenden?
Ja. Legen Sie ein Passwort für die Übertragung fest. Senden Sie das Passwort getrennt vom Link. Dieses Passwort ist unabhängig vom Passwort zum Öffnen des Dokuments. Hat die PDF bereits ein Passwort, bleibt es erhalten. Wir entfernen es nicht.
Kann der Empfänger die PDF vor dem Download ansehen? Braucht er ein Konto?
Die PDF lässt sich auf der Downloadseite öffnen und ansehen. Dafür sind weder ein Konto noch eine App oder eine Anmeldung bei SendGB erforderlich. Eine sehr große Druckdatei kann im Browser langsam laden. In diesem Fall ist es besser, die Datei herunterzuladen und in der eigenen Software zu öffnen.
Kann ich auch Word-Dateien oder gescannte Seiten versenden?
Für Word-Dateien lesen Sie die [Anleitung zum Versand von Word-Dateien](/send-large-files/word-dateien-versenden). Für einen Ordner mit Scans lesen Sie die [Anleitung zum Versand gescannter Dokumente](/send-large-files/gescannte-dokumente-versenden). Es gibt auch eine [Anleitung zum Versand von Präsentationen](/send-large-files/powerpoint-dateien-versenden). Diese Seite behandelt PDFs. Wenn Sie alles in einer Übertragung versenden möchten, prüfen Sie die Gesamtgröße.
Welche Option sollte ich wählen, wenn 5 GB nicht ausreichen?
Ein einzelnes Portfolio, ein Katalog oder ein Paket mit Angebotsunterlagen ist meist nicht größer als 5 GB. Kostenlose Übertragungen über 250 MB bleiben 7 Tage verfügbar. Kostenlose Übertragungen bis 250 MB bleiben bis zu 90 Tage verfügbar. Für ein Archiv aus mehreren Jahren eignet sich SendGB Extra: 500 GB pro Übertragung, 1 TB Speicherplatz, ab €29,90 pro Jahr und Dateispeicherung bis zu 1 Jahr. Für ein einzelnes Archiv über 500 GB reicht SendGB Exceed: keine Mitgliedschaft, €9,99 für eine Übertragung von 1 TB und ein einmal verwendbarer Code, der 1 Jahr gültig ist. Der Link bleibt 7 Tage verfügbar.
Senden Sie einen Downloadlink statt eines PDF-Anhangs
Für ein Portfolio samt Katalog können 5 GB ausreichen. Versenden Sie größere Archive bis 500 GB mit SendGB Extra oder bis 1 TB in einer einzigen Übertragung mit SendGB Exceed.
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