Waarom kan ik geen offerte versturen met bijlagen per e-mail?
Een offerte van één pagina past misschien in een e-mail. Voeg gevelfoto’s, specificaties en een presentatie toe, en dat lukt niet meer. Gmail accepteert geen bijlagen groter dan 25 MB en Outlook geen bijlagen groter dan ongeveer 20 MB.
Een onvolledig pakket kan tot misverstanden leiden. Verstuur je alleen de PDF, dan ontbreekt de prijsspecificatie. Verstuur je alleen het Excelbestand, dan ontbreekt de omschrijving van de werkzaamheden. Als je de bestanden over meerdere e-mails verdeelt, kan er ook een bijlage in de spammap blijven steken. De klant kan de oude prijzen verwarren met de nieuwe werkzaamheden.
Je klant moet de volledige set bestanden kunnen openen die je hebt verstuurd.
| Verzendmethode | Wat gebeurt er? | Voor prijzen en werkzaamheden |
|---|---|---|
| Bijlage in Gmail of Outlook | Bijlagen groter dan 20–25 MB worden niet verstuurd | Korte tekst past, het hele pakket niet |
| Alleen PDF | Leesbaar, maar het Excelbestand ontbreekt | Niet voldoende |
| Verdeeld over meerdere e-mails | Een bijlage kan ontbreken | Niet geschikt |
| Gedeelde schijf | Vereist een account; oude versies kunnen verwarring veroorzaken | Voorzichtig gebruiken |
| SendGB-link | Bestanden blijven ongewijzigd; geen account nodig | Geschikt voor verzending |
Het voorbeeld hierboven is een offerte met bijlagen: een gevelafbeelding, presentatie, specificaties, offerte in PDF en prijsspecificatie. Meer over het versturen van spreadsheets lees je bij Excelbestanden versturen.
Verstuur ik alleen de PDF of alle bijlagen?
De PDF is de versie die je klant leest. Staan de prijsformules in Excel, dan moet dat bestand ook mee. De presentatie geeft de inhoud van het overleg in een vaste volgorde weer. De specificaties beschrijven hoe het werk wordt uitgevoerd. Wij maken deze documenten niet.
| Bestand | Doel | Als het ontbreekt |
|---|---|---|
| Offerte in PDF | Leesbare versie van de werkzaamheden en de prijs | De klant kan niet zien wat je aanbiedt |
| Prijsspecificatie | Berekeningen per post | Alleen het totaal blijft over |
| Specificaties | Hoe het werk wordt uitgevoerd | De werkzaamheden zijn alleen mondeling beschreven |
| Presentatie | Volgorde van het overleg | De uitleg mist structuur |
| Afbeeldingen | Visuele weergave van wat wordt geleverd | Het werk blijft abstract |
PDF- en JPG-bestanden kunnen op de downloadpagina worden geopend. Excelbestanden en presentaties niet. Meer over presentaties lees je bij presentaties versturen. Voor PDF’s lees je PDF-bestanden versturen.
Een download is geen acceptatie. De klant heeft het bestand misschien niet eens bekeken. De klant stuurt de reactie naar jou. Wij leggen die niet vast.
Verstuur de versie en de prijzen samen
Als dezelfde map twee offertes bevat, worden ze allebei gedownload. Wij kiezen niet de actuele versie. Zet de versie in de bestandsnaam. Schrijf in je bericht “het actuele bestand is offerte-v3”.
| Onderdeel | Waar hoort het? | Als het ontbreekt |
|---|---|---|
| Actuele offerte | Hoofddocument in PDF | De klant leest de oude prijs |
| Excelbestand met prijzen | In dezelfde map | Afzonderlijke posten zijn niet zichtbaar |
| Oude versie | Gaat mee als je die hebt toegevoegd | Wij verwijderen die niet |
| Specificaties | Aparte PDF | De omschrijving van de werkzaamheden is onvolledig |
| Afbeelding | In de map met afbeeldingen | De afbeelding wordt niet meegestuurd |
Mapnamen blijven behouden als de ontvanger de hele transfer downloadt. Een klik op één foto downloadt alleen dat bestand. Heb je veel afbeeldingen, dan is de gratis limiet 500 bestanden. Meer informatie vind je bij mappen versturen.
Maak je prijzen niet openbaar. Voeg een wachtwoord toe. Verstuur het wachtwoord apart van de link. Als het bestand zelf een wachtwoord heeft, blijft dat ook behouden.
Is 5 GB genoeg voor een offerte met bijlagen?
Voor tekst, een spreadsheet en een paar afbeeldingen is 5 GB vaak genoeg. Voor alle aanbestedingstekeningen en een fotoarchief is het misschien niet voldoende. De limiet geldt voor de totale grootte en het aantal bestanden, niet voor het aantal pagina’s. Wij garanderen niet hoeveel bestanden er passen.
| Wat verstuur je? | In de praktijk | Welke optie volstaat? |
|---|---|---|
| Korte offerte | Vaak een paar MB | Gratis, zonder registratie, maximaal 90 dagen |
| Offerte, spreadsheet en specificaties | Tientallen MB | Gratis |
| Pakket met afbeeldingen en een presentatie | Kan rond de 1 GB zijn | Gratis als het past |
| Aanbestedingstekeningen | Kunnen tientallen GB zijn | SendGB Extra, 500 GB per transfer |
| Bestand groter dan 500 GB | Eenmalige transfer | SendGB Exceed, tot 1 TB |
SendGB Extra is er vanaf €29,90 per jaar. Je krijgt ruimte voor 2.500 bestanden en 1 TB opslag. SendGB Extra bewaart bestanden maximaal 1 jaar. Het is geschikt voor kantoren die regelmatig grote bestanden versturen.
Voor SendGB Exceed is geen lidmaatschap nodig. Een transfer van 1 TB kost €9,99. Je kunt 2.500 bestanden versturen. De code kan één keer worden gebruikt en is 1 jaar geldig. Transfers via SendGB Exceed blijven 7 dagen beschikbaar. Dit volstaat als je af en toe een zeer groot aanbestedingsdocument verstuurt.
Als je je e-mailadres hebt ingevuld, krijg je één melding zodra de download begint. Bij verzending per e-mail krijg je één melding per ontvanger. Bij verzending via een link krijg je één melding per transfer. Als dezelfde persoon opnieuw downloadt, wordt er geen nieuwe e-mail verstuurd. De melding betekent niet dat de offerte is geaccepteerd.
Zo verstuur je bestanden
- 1
Voeg je bestanden toe
Zet de offerte in PDF, het Excelbestand met prijzen, de specificaties en de afbeeldingen in dezelfde map. Voeg de map toe aan het uploadvak. De gratis limiet is in totaal 5 GB.
- 2
Verstuur de link
Mail de link naar je klant of kopieer en plak hem in een bericht. Voeg een wachtwoord toe om je prijzen te beschermen. Verstuur het wachtwoord apart van de link. Als je je eigen e-mailadres invult, krijg je één melding zodra de download begint.
- 3
De ontvanger downloadt
De ontvanger downloadt via de link en maakt geen account aan. PDF- en JPG-bestanden kunnen op de downloadpagina worden geopend. Excelbestanden en presentaties niet. De ontvanger opent die bestanden in eigen software. Gratis transfers tot 250 MB blijven maximaal 90 dagen beschikbaar. Gratis transfers boven 250 MB blijven 7 dagen beschikbaar. SendGB Extra bewaart bestanden maximaal 1 jaar.
Wat gebeurt er met je bestand?
- Wij laten je bestanden ongemoeid. Prijzen, werkzaamheden en specificaties blijven ongewijzigd.
- PDF’s, Excelbestanden, presentaties en afbeeldingen gaan mee in dezelfde transfer.
- Namen blijven behouden als de hele map wordt gedownload. Als je op één bestand klikt, wordt de mappenstructuur niet opnieuw aangemaakt.
- Als je je e-mailadres hebt ingevuld, krijg je één melding zodra iemand begint met downloaden.
Wat we niet doen
- Wij schrijven je offerte niet. We berekenen geen prijzen, ondertekenen de offerte niet en maken er geen contract van.
- Een download betekent niet dat de offerte is geaccepteerd.
- Excelbestanden en presentaties kunnen niet op de downloadpagina worden geopend. PDF- en JPG-bestanden kunnen wel worden bekeken.
- Wij verwijderen geen oude versies. Jij geeft aan welk bestand de actuele versie is.
Veelgestelde vragen
Verandert mijn offerte tijdens de transfer?
Nee. Wij openen het bestand niet. De prijs, werkzaamheden en datum blijven ongewijzigd. Wij vullen geen bedragen in en corrigeren ze niet.
Is alleen een PDF versturen genoeg?
Om te lezen is dat vaak genoeg. Staan de prijsberekeningen in Excel, stuur dat bestand dan ook mee. Staan de specificaties in een apart document, voeg dat dan toe. Wij maken de PDF niet.
Betekent een download dat de offerte is geaccepteerd?
Nee. Een download bevestigt niet eens dat het bestand is bekeken. De melding geeft alleen aan dat de download is begonnen. De klant laat je weten of de offerte is geaccepteerd of afgewezen, of vraagt om een aanpassing. Wij leggen die reactie niet vast.
Kunnen meerdere versies voor verwarring zorgen?
Elk bestand dat je in de map zet, wordt verstuurd. Wij verwijderen geen oude versies. Noem het actuele bestand in je bericht, zodat de klant niet de verkeerde versie opent.
Blijft mijn Excelbestand met prijzen intact?
Ja. Wij openen geen Excelbestanden en voeren geen formuleberekeningen uit. Celformules blijven intact. Verwijder geen werkbladen om het bestand kleiner te maken. De details staan in het Excelwerkblad. Hier verstuur je het prijsbestand samen met de offerte.
Kan ik specificaties en afbeeldingen samen versturen?
Ja, als je ze in dezelfde map zet. Specificaties beschrijven hoe het werk wordt uitgevoerd. Wij schrijven ze niet. De mappenstructuur blijft intact als de ontvanger de hele transfer downloadt. Een klik op één afbeelding downloadt alleen dat bestand.
Hoe omzeil ik de limiet van 25 MB van Gmail?
Voeg de offerte niet als bijlage toe aan je e-mail. Een gevelfoto en een presentatie overschrijden deze limiet. Een kort tekstdocument past misschien wel. Maak de transfer aan en plak de korte link. Het bestand zit niet in het bericht.
Wie kan de prijzen zien?
Iedereen die de link heeft en het wachtwoord kent, kan downloaden. Verstuur het wachtwoord apart van de link. Als het bestand zelf een wachtwoord heeft om het te openen, blijft dat ook behouden. Wij verwijderen het niet.
Waarom is mijn offertebestand zo groot?
De geschreven offerte is klein. Afbeeldingen met een hoge resolutie, presentaties en uitgebreide specificaties maken het bestand groter. Een set gevelafbeeldingen kan groter zijn dan 1 GB. Wij garanderen niet hoeveel bestanden er passen. De gratis transferlimiet is 5 GB en 500 bestanden.
Welke optie kies ik als 5 GB niet genoeg is?
Eén offerte met bijlagen past vaak binnen 5 GB. Gratis transfers tot 250 MB blijven maximaal 90 dagen beschikbaar. Gratis transfers boven 250 MB blijven 7 dagen beschikbaar. Voor een volledige set aanbestedingstekeningen heb je SendGB Extra nodig: 500 GB per transfer, 2.500 bestanden, 1 TB opslag, vanaf €29,90 per jaar, met een bewaartermijn van maximaal 1 jaar. Voor één bestand groter dan 500 GB volstaat SendGB Exceed: geen lidmaatschap, €9,99 voor een transfer van 1 TB, 2.500 bestanden en een code die je één keer kunt gebruiken en die 1 jaar geldig is. Transfers via SendGB Exceed blijven 7 dagen beschikbaar.
Verstuur een downloadlink, geen e-mailbijlage
Een offerte met afbeeldingen kan binnen 5 GB passen. Verstuur grote sets tekeningen en foto’s tot 500 GB met SendGB Extra, of tot 1 TB in één transfer met SendGB Exceed.
Start met versturen