Waarom kan ik grote PDF-bestanden niet per mail versturen?
Een kort contract past mogelijk in een e-mail. Een portfolio met veel foto’s, een drukwerkcatalogus of een kleurenscan niet. Gmail accepteert geen bijlagen groter dan 25 MB en Outlook accepteert geen bijlagen groter dan ongeveer 20 MB.
De gebruikelijke omwegen tasten het document aan. Bij het verkleinen worden de afbeeldingen opnieuw gecomprimeerd. Gescande pagina’s kunnen onleesbaar worden. Als je het bestand over meerdere e-mails verdeelt, moet de ontvanger het weer samenvoegen. Een gedeelde schijf vereist vaak een account of toegangsrechten. Het is niet altijd duidelijk wanneer de link verloopt.
Het bestand dat de ontvanger opent, moet dezelfde PDF zijn die je hebt geüpload.
| Methode | Wat gebeurt er? | Voor drukwerkbestanden en contracten |
|---|---|---|
| Bijlage in Gmail of Outlook | Bijlagen groter dan 20–25 MB worden niet verstuurd | Niet geschikt |
| PDF comprimeren | De kwaliteit van foto’s en scans kan afnemen | Riskant voor drukwerk |
| Verdelen over meerdere e-mails | Delen raken verspreid en er kan een deel ontbreken | Niet geschikt |
| Gedeelde schijf | Het bestand kan beschikbaar blijven, maar de ontvanger heeft mogelijk een account nodig | Gebruik met zorg |
| SendGB-link | De PDF wordt niet gecomprimeerd en de mapstructuur blijft behouden | Geschikt voor aanlevering |
Het voorbeeld hierboven is een inzending voor een architectuurproject: een portfolio, catalogus en bijbehorende aanbestedingsdocumenten. Deze pagina gaat niet over Word-documenten. Wil je een Word-bestand versturen, lees dan de gids voor Word-bestanden. Voor een map met gescande pagina’s lees je de gids voor gescande documenten.
Een PDF comprimeren of ongewijzigd versturen
Een PDF die is gecomprimeerd om binnen een e-maillimiet te passen, kan er op het scherm acceptabel uitzien. Voor drukwerk en archivering schiet die tekort. Foto’s worden vlekkerig en kleine tekst verliest scherpte.
Door het bestand ongewijzigd te versturen, voorkom je dit kwaliteitsverlies. Het document wordt niet opnieuw opgeslagen. Ingesloten lettertypen blijven intact. Als een lettertype niet is ingesloten, voegen we het niet toe. Als de ontvanger dat lettertype niet op de computer heeft, kan de weergave veranderen. Je moet het lettertype vóór verzending insluiten.
| Gecomprimeerde PDF | Ongewijzigd verstuurde PDF | |
|---|---|---|
| Doel | Binnen de bijlagelimiet van e-mail passen | Drukwerk, archivering, beoordeling |
| Afbeeldingen | Opnieuw gecomprimeerd | Behouden |
| Scans | Kunnen onleesbaar worden | Pagina’s worden ongewijzigd gedownload |
| 25 MB | Kwaliteit wordt verlaagd om binnen de limiet te passen | Hoeft niet binnen de limiet te passen |
| Lettertypen | Kunnen ook worden aangetast | Behouden als ze zijn ingesloten |
Een contract van een paar pagina’s met alleen tekst is klein. Ook dat kun je via een link versturen. Voor grote bestanden is een link noodzakelijk.
Welke documenten verstuur je samen?
Bij een aanbesteding, aanvraag of levering aan een klant kan het om meer dan één PDF gaan. Als een bijlage ontbreekt, is de inzending niet compleet.
| Document | Doel | Als het ontbreekt |
|---|---|---|
| Portfolio of catalogus | Het hoofdbestand dat het werk laat zien | De levering is niet compleet |
| Contract | Voorwaarden en handtekening | De overeenkomst staat niet op schrift |
| Aanvullende tekening of technische PDF | Afmetingen, kostenramingen, specificaties | De beoordeling is niet compleet |
| Begeleidende notitie | Geeft aan wat elk bestand is | De ontvanger weet de volgorde niet |
Als je een map gebruikt, houd de structuur dan intact. Die blijft behouden als de ontvanger de hele transfer downloadt. Een ZIP is niet nodig. Als je een ZIP maakt, pakken we die niet uit.
Is 5 GB genoeg voor een PDF?
5 GB is meestal genoeg om een PDF-portfolio, catalogus of aanbestedingspakket te versturen. Voor jaren aan gescande archieven is het mogelijk niet genoeg. De limiet geldt voor de totale grootte, niet voor het aantal pagina’s.
| Wat verstuur je? | Gebruikelijke grootte | Welke optie volstaat? |
|---|---|---|
| Contract met tekst | Meestal een paar MB | Gratis, zonder registratie, maximaal 90 dagen |
| Portfolio met foto’s | Honderden MB, soms 1–2 GB | Gratis |
| Drukwerkcatalogus en bijbehorende bestanden | Kan meerdere GB zijn | Gratis als het binnen de limiet past |
| Jaren aan gescande archieven | Kan tientallen GB zijn | SendGB Extra, 500 GB per transfer |
| Archief groter dan 500 GB | Eén transfer | SendGB Exceed, tot 1 TB |
SendGB Extra is er vanaf €29,90 per jaar. Je krijgt 1 TB opslag. SendGB Extra bewaart bestanden maximaal 1 jaar. Het is geschikt voor kantoren die vaak grote bestanden versturen.
Voor SendGB Exceed heb je geen lidmaatschap nodig. Een transfer van 1 TB kost €9,99. Je kunt de code één keer gebruiken en hij is 1 jaar geldig. De link blijft 7 dagen beschikbaar. Het volstaat voor wie af en toe een heel groot archief verstuurt.
Deze pagina gaat over PDF’s, niet over presentatiebestanden. Wil je een presentatiebestand versturen, lees dan de gids voor presentaties.
Zo verstuur je bestanden
- 1
Voeg je PDF’s toe
Voeg een bestand of map toe aan het uploadvak op de homepage. Je portfolio, contract en bijbehorende bestanden gaan in dezelfde transfer. De gratis limiet is 5 GB in totaal.
- 2
Verstuur de link
Mail de link naar de ontvanger of kopieer en plak hem in een bericht. Beveilig de transfer met een wachtwoord als je een contract verstuurt. Verstuur het wachtwoord apart van de link.
- 3
De ontvanger downloadt het bestand
De ontvanger downloadt via de link en maakt geen account aan. De mapstructuur blijft intact bij het downloaden van de hele transfer. Gratis transfers boven 250 MB blijven 7 dagen beschikbaar. Gratis transfers tot 250 MB blijven maximaal 90 dagen beschikbaar. SendGB Extra bewaart bestanden maximaal 1 jaar.
Wat gebeurt er met je bestand?
- Pagina’s, afbeeldingen en ingesloten lettertypen worden ongewijzigd gedownload. Ook het eigen wachtwoord van het document blijft behouden.
- Meerdere PDF’s en een map met bijbehorende bestanden kunnen in dezelfde transfer.
- Als je een map toevoegt, blijft de structuur behouden. De ontvanger downloadt alles in één keer.
- Als je een wachtwoord instelt, kan iemand met de link de bestanden niet zonder dat wachtwoord downloaden.
Wat we niet doen
- We comprimeren geen PDF’s, voegen geen pagina’s samen en zetten scans niet om naar tekst.
- We sluiten ontbrekende lettertypen niet in het document in. Als een lettertype niet is ingesloten, moet het op de computer van de ontvanger staan.
- PDF’s kunnen op de downloadpagina worden geopend en bekeken. Een heel groot drukwerkbestand kan langzaam openen in de browser. Het hoofddoel is het bestand downloaden.
- Er is geen invoegtoepassing voor Gmail of Outlook. Je plakt de link zelf.
Veelgestelde vragen
Worden PDF’s tijdens de transfer gecomprimeerd?
Nee. SendGB slaat het document niet opnieuw op. Afbeeldingen, scans, links en ingesloten lettertypen blijven intact. Ook een eventuele handtekening in het document wordt ongewijzigd gedownload, omdat we het bestand niet aanpassen.
Hoe omzeil ik de limiet van 25 MB in Gmail?
Voeg de PDF niet als bijlage toe aan de e-mail. Portfolio’s en gescande bestanden overschrijden deze limiet. Maak een transfer en plak de korte link in Gmail. De e-mail wordt verstuurd, ook als het document 5 GB groot is.
Moet ik een PDF comprimeren voordat ik hem verstuur?
Nee. Compressie vermindert vaak de kwaliteit van de foto’s en scans in het document. Comprimeren om onder 25 MB te blijven kan een drukwerkbestand onleesbaar maken. Verstuur het ongewijzigd.
Moet ik een PDF over meerdere e-mails verdelen?
Nee. De ontvanger moet de delen downloaden en in de juiste volgorde zetten. Als één e-mail in de spammap terechtkomt, is het bestand niet compleet. Eén link is genoeg.
Kan ik meerdere PDF’s tegelijk versturen?
Ja. Zet het portfolio, het contract en de bijbehorende bestanden in hetzelfde uploadvak of dezelfde map. De gratis limiet geldt voor de totale grootte, niet voor het aantal bestanden. De mapstructuur blijft intact als de ontvanger de hele transfer downloadt.
Waarom zijn PDF-bestanden zo groot?
Meestal komt dat door de afbeeldingen in het document. Een kleurenscan met hoge resolutie kan meerdere MB per pagina innemen. Een scan van honderd pagina’s overschrijdt de bijlagelimiet. Een portfolio of catalogus in drukwerkkwaliteit kan honderden MB groot zijn, soms meerdere GB. Een contract met alleen tekst is meestal klein en past mogelijk in een e-mail.
Kan ik een contract versturen met een wachtwoordbeveiligde transfer?
Ja. Beveilig de transfer met een wachtwoord. Verstuur het wachtwoord apart van de link. Dit staat los van het wachtwoord waarmee je het document zelf opent. Als de PDF al een wachtwoord heeft, blijft dat behouden. We verwijderen het niet.
Kan de ontvanger de PDF bekijken vóór het downloaden? Is een account nodig?
De PDF kan op de downloadpagina worden geopend en bekeken. Er is geen account, app of registratie bij SendGB nodig. Een heel groot drukwerkbestand kan langzaam openen in de browser. In dat geval is het beter om het bestand te downloaden en in eigen software te openen.
Kan ik ook Word-bestanden of gescande pagina’s versturen?
Voor Word-bestanden lees je de [gids voor Word-bestanden](/send-large-files/grote-word-documenten-versturen). Voor een map met scans lees je de [gids voor gescande documenten](/send-large-files/gescande-documenten-versturen). Er is ook een [gids voor presentaties](/send-large-files/grote-powerpoint-bestanden-versturen). Deze pagina gaat over PDF’s. Wil je alles in één transfer versturen, controleer dan de totale grootte.
Welke optie kies ik als 5 GB niet genoeg is?
Eén portfolio, catalogus of aanbestedingspakket past meestal binnen 5 GB. Gratis transfers boven 250 MB blijven 7 dagen beschikbaar. Gratis transfers tot 250 MB blijven maximaal 90 dagen beschikbaar. Voor een archief over meerdere jaren kies je SendGB Extra: 500 GB per transfer, 1 TB opslag, vanaf €29,90 per jaar. SendGB Extra bewaart bestanden maximaal 1 jaar. Voor één archief van meer dan 500 GB volstaat SendGB Exceed: geen lidmaatschap, €9,99 voor een transfer van 1 TB en een code die je één keer kunt gebruiken en die 1 jaar geldig is. De link blijft 7 dagen beschikbaar.
Verstuur een downloadlink in plaats van de PDF als bijlage
Een portfolio en catalogus passen mogelijk binnen 5 GB. Verstuur grotere archieven tot 500 GB met SendGB Extra, of tot 1 TB in één transfer met SendGB Exceed.
Start met versturen