Waarom kun je grote Excel-bestanden niet per e-mail versturen?
Een korte spreadsheet past in een e-mail. Een bestand met brongegevens, draaitabellen en historische gegevens niet. Een CSV-bestand met transacties is nog groter. Gmail accepteert geen bijlagen boven 25 MB en Outlook geen bijlagen boven ongeveer 20 MB.
Sommige e-maildiensten blokkeren om veiligheidsredenen ook .xlsm-bijlagen met macro’s. Werkbladen verwijderen maakt het bestand kleiner. Daardoor werken formules die naar die werkbladen verwijzen niet meer. Het bestand zippen is vaak niet genoeg. XLSX is al gecomprimeerd.
Het bestand dat de ontvanger opent, moet de werkmap zijn die je hebt opgeslagen.
| Methode | Wat gebeurt er? | Voor rapporten en brongegevens |
|---|---|---|
| Bijlage in Gmail of Outlook | Bijlagen boven 20–25 MB worden niet verstuurd; sommige mailboxen blokkeren XLSM | Niet geschikt |
| Werkbladen verwijderen | Formules kunnen foutmeldingen geven | Riskant |
| Opnieuw zippen | Het bestand wordt nauwelijks kleiner | Komt mogelijk niet onder 25 MB |
| Online spreadsheet | Vereist een account; macro’s en sommige formules kunnen verloren gaan | Om samen te bekijken |
| SendGB-link | Het bestand wordt niet geopend; er worden geen rijen verwijderd | Geschikt om aan te leveren |
In het voorbeeld hierboven worden financiële bestanden overgedragen: een CSV-bestand met transacties, een geconsolideerd rapport, een begrotingsbestand, een PDF-samenvatting en een korte notitie. Staat de schriftelijke toelichting in Word? Bekijk dan de gids over Word-documenten versturen.
Het bestand verkleinen of ongewijzigd versturen
Als je een werkblad verwijdert, verliezen formules die ernaar verwijzen hun bron. Tijdens de vergadering verschijnen er foutmeldingen. Ook een draaitabel kan zonder brongegevens geen gegevens samenvatten. We doen dit niet.
Het bestand overzetten naar een online spreadsheet werkt als je het samen wilt bekijken. Macro’s en sommige formules kunnen daarbij verloren gaan. De kopie die je verstuurt, is je XLSX-bestand.
| Verkleinde of online kopie | Ongewijzigd verstuurd Excel-bestand | |
|---|---|---|
| Doel | In een e-mail passen, samen bekijken | Berekenen, bewerken |
| Formules | Werken niet meer als werkbladen worden verwijderd | Blijven in het bestand |
| Draaitabellen | Leeg als de bron wordt verwijderd | Blijven in het bestand |
| Macro’s | Werken mogelijk niet in een online tool | Blijven in het bestand; we voeren ze niet uit |
| Wat we doen | We verwijderen geen werkbladen en verplaatsen geen bestanden naar een account | We openen het bestand niet |
Je slaat de PDF-samenvatting zelf op. Die berekent geen formules. De PDF is bedoeld om te bekijken. PDF’s kunnen op de downloadpagina worden geopend. XLSX-bestanden niet. Bekijk de aparte gids over PDF’s versturen.
Voeg de bronbestanden toe
Als een formule naar een andere werkmap verwijst, moet dat bestand ook in de map staan. Gebruikt de verwijzing een relatief pad binnen de map, dan blijft dat pad behouden wanneer de ontvanger de hele transfer downloadt. Bij een absoluut pad wordt het bestand niet gevonden. We herstellen die verwijzing niet.
| Onderdeel | Locatie | Als het ontbreekt |
|---|---|---|
| Hoofdrapport | Het hoofdbestand in de map | De samenvatting wordt niet aangeleverd |
| CSV-bronbestand of begroting | In de bronmap | De formule heeft geen bron |
| Bestand waarnaar een absoluut pad verwijst | Op jouw computer | Kan niet worden gevonden op de computer van de ontvanger |
| Draaitabel | In het rapport | De samenvatting is leeg zonder de bron |
| PDF-samenvatting | Een kopie die je zelf opslaat | Alleen het rekenbestand wordt gedownload |
Als je op één CSV-bestand klikt, download je alleen dat bestand. Het rapport wordt daarmee niet samengesteld. Heb je veel exports, dan geldt de gratis limiet van 500 bestanden. Bekijk de gids over mappen versturen voor meer informatie.
Voeg een wachtwoord toe voor lijsten met salarisgegevens, klantgegevens of financiële gegevens. Verstuur het wachtwoord apart van de link. Het wachtwoord om het bestand te openen staat hier los van. We verwijderen het niet.
Is 5 GB genoeg voor een spreadsheet?
Een rapport en een jaar aan transactiegegevens passen vaak binnen 5 GB. Ruwe gegevens over veel jaren mogelijk niet. De limiet geldt voor de totale grootte, niet voor het aantal werkbladen of rijen. We garanderen geen specifiek aantal records.
| Wat verstuur je? | Gebruikelijke grootte | Welke optie volstaat? |
|---|---|---|
| Korte spreadsheet | Vaak een paar MB | Gratis, zonder account, maximaal 90 dagen |
| Rapport en draaitabel | Tientallen of honderden MB | Gratis |
| Rapport en CSV-bestand met transacties | Kan rond 1 GB zijn | Gratis als het past |
| Ruwe gegevens over meerdere jaren | Kunnen tientallen GB zijn | SendGB Extra, 500 GB per transfer |
| Export boven 500 GB | Eenmalige transfer | SendGB Exceed, tot 1 TB |
SendGB Extra is beschikbaar vanaf €29,90 per jaar. Het omvat 2.500 bestanden en 1 TB opslag. SendGB Extra bewaart bestanden maximaal 1 jaar. Het is geschikt voor teams die vaak grote spreadsheets versturen.
Voor SendGB Exceed is geen lidmaatschap nodig. Een transfer van 1 TB kost €9,99. Je kunt 2.500 bestanden versturen. De code is eenmalig te gebruiken en 1 jaar geldig. Transfers via SendGB Exceed blijven 7 dagen beschikbaar. Het volstaat voor een incidentele, zeer grote export.
Als je je e-mailadres invult, krijg je één melding zodra een download start. Bij verzending per e-mail krijg je één melding per ontvanger. Bij verzending via een link krijg je één melding per transfer. Als dezelfde persoon opnieuw downloadt, krijg je niet nog een e-mail. De melding bevestigt niet dat de download is voltooid.
Zo verstuur je bestanden
- 1
Voeg je bestanden toe
Voeg het Excel-bestand en de bijbehorende bronbestanden toe aan het uploadvak. Voeg ook een PDF-kopie toe als je die hebt. De gratis limiet is 5 GB in totaal.
- 2
Verstuur de link
Verstuur de link naar het e-mailadres van de ontvanger of plak hem in een bericht. Voeg een wachtwoord toe voor klant- of salarisgegevens. Verstuur het wachtwoord apart van de link. Als je je e-mailadres invult, krijg je één melding zodra een download start.
- 3
De ontvanger downloadt het bestand
De ontvanger downloadt via de link en maakt geen account aan. XLSX-bestanden kunnen niet op de downloadpagina worden geopend. PDF’s kun je daar wel bekijken. De ontvanger opent de spreadsheet in de eigen versie van Excel. Gratis transfers tot 250 MB blijven maximaal 90 dagen beschikbaar. Gratis transfers boven 250 MB blijven 7 dagen beschikbaar. SendGB Extra bewaart bestanden maximaal 1 jaar.
Wat gebeurt er met je bestand?
- We laten het bestand ongewijzigd. Formules, draaitabellen en werkbladen blijven intact.
- XLSX-, XLSM- en CSV-bestanden worden niet omgezet naar een ander formaat. Er worden geen rijen verwijderd.
- Bronbestanden in dezelfde map worden samen verstuurd. Als je alles samen downloadt, blijft de mapstructuur behouden.
- Als je je e-mailadres invult, krijg je één melding zodra iemand begint met downloaden.
Wat we niet doen
- We openen bestanden niet in Excel. We berekenen geen formules, voeren geen macro’s uit en verwijderen geen werkbladen.
- XLSX-bestanden kunnen niet op de downloadpagina worden geopend. Je levert zelf de PDF aan om te bekijken.
- Een bestand waarnaar een formule met een absoluut pad verwijst, wordt mogelijk niet gevonden op de computer van de ontvanger. We herstellen die verwijzing niet.
- Er is geen invoegtoepassing voor Gmail of Outlook. Je plakt de link zelf.
Veelgestelde vragen
Blijven formules en draaitabellen intact?
Ja. We openen het bestand niet en berekenen het niet opnieuw. Formules, draaitabellen en voorwaardelijke opmaak blijven intact. Een draaitabel vat gegevens samen. Verklein het bestand niet door werkbladen te verwijderen. Een formule die naar een verwijderd werkblad verwijst, geeft een foutmelding. We verwijderen geen werkbladen.
Kan ik een bestand met macro’s versturen?
Ja. Het XLSM-bestand wordt ongewijzigd gedownload. We voeren geen macro’s uit en verwijderen ze niet. De link is geen e-mailbijlage. Het bestand is niet in het bericht ingesloten. Excel kan de ontvanger nog steeds om toestemming vragen om macro’s uit te voeren, of ze uitschakelen. We verwijderen die waarschuwing niet.
Wordt een CSV-export opgesplitst?
Nee. Er worden geen rijen verwijderd en het bestand wordt niet opgesplitst. We maken het CSV-bestand niet. Het bestand dat je hebt opgeslagen, is het bestand dat de ontvanger downloadt. We garanderen niet hoeveel rijen erin passen. De limiet geldt voor de totale grootte, niet voor het aantal rijen.
Helpt het om het bestand te zippen?
Nauwelijks. XLSX is al een gecomprimeerd bestandsformaat. Opnieuw zippen verkleint het bestand iets, maar vaak niet tot onder 25 MB. We openen het archief niet. Het bestand ongewijzigd versturen is eenvoudiger.
Blijven formules met verwijzingen naar een andere werkmap behouden?
De formule blijft in het bestand staan. Als het gekoppelde bestand in dezelfde map staat en de verwijzing een relatief pad binnen die map gebruikt, blijft het pad behouden wanneer de ontvanger de hele transfer downloadt. Bij een absoluut pad kan de computer van de ontvanger het bestand niet vinden. We herstellen die verwijzing niet.
Moet ik een PDF-kopie toevoegen?
Voeg er een toe zodat de samenvatting kan worden bekeken. Een PDF berekent geen formules en biedt geen mogelijkheid om werkbladen te bewerken. Je slaat de PDF zelf op. Voeg hem toe aan dezelfde transfer als het Excel-bestand. PDF’s kunnen op de downloadpagina worden geopend. XLSX-bestanden niet.
Is het bestandswachtwoord hetzelfde als het transferwachtwoord?
Nee. Het wachtwoord dat nodig is om het Excel-bestand te openen, blijft behouden. We kennen het niet en verwijderen het niet. Je kunt ook een wachtwoord aan de transfer toevoegen. Verstuur het wachtwoord apart van de link. Voor lijsten met salarisgegevens, klantgegevens en financiële gegevens is het verstandig om beide wachtwoorden te gebruiken.
Hoe omzeil ik de limiet van 25 MB van Gmail?
Voeg het bestand niet als bijlage toe aan de e-mail. Brongegevens en de draaitabelcache kunnen deze limiet overschrijden. Maak de transfer aan en plak de korte link. Er is geen invoegtoepassing. Het bestand is niet in het bericht ingesloten.
Waarom is mijn Excel-bestand zo groot?
Meerdere werkbladen, draaitabelcaches, ingesloten afbeeldingen en lange CSV-bestanden maken het bestand groter. Een korte spreadsheet is klein. Een jaar aan transactiegegevens kan groter zijn dan 1 GB. We garanderen geen specifiek aantal records. Gratis transfers zijn beperkt tot 5 GB en 500 bestanden.
Welke optie kies ik als 5 GB niet genoeg is?
Een rapport en het bijbehorende CSV-bronbestand passen vaak binnen 5 GB. Gratis transfers tot 250 MB blijven maximaal 90 dagen beschikbaar. Gratis transfers boven 250 MB blijven 7 dagen beschikbaar. Voor ruwe gegevens over meerdere jaren heb je SendGB Extra nodig: 500 GB per transfer, 2.500 bestanden, 1 TB opslag, vanaf €29,90 per jaar. SendGB Extra bewaart bestanden maximaal 1 jaar. Voor een eenmalige export van meer dan 500 GB volstaat SendGB Exceed: geen lidmaatschap, €9,99 voor een transfer van 1 TB, 2.500 bestanden en een code die eenmalig te gebruiken is en 1 jaar geldig blijft. Transfers via SendGB Exceed blijven 7 dagen beschikbaar.
Verstuur een downloadlink in plaats van het Excel-bestand als bijlage
Een rapport en het bijbehorende CSV-bronbestand passen mogelijk binnen 5 GB. Grotere exports verstuur je tot 500 GB met SendGB Extra, of tot 1 TB in één transfer met SendGB Exceed.
Start met versturen