Waarom kan ik facturen met bijlagen niet per e-mail versturen?
Eén factuur in PDF past mogelijk in een e-mail. Voeg een overzicht, gescande pakbon en magazijnfoto toe en het past niet meer. Gmail accepteert geen bijlagen groter dan 25 MB. De limiet van Outlook is ongeveer 20 MB.
Bij een onvolledig pakket mist de boekhouding informatie. Verstuur je alleen de factuur, dan ontbreekt het bewijs van levering. Verstuur je alleen het overzicht, dan is mogelijk niet duidelijk bij welke factuur het hoort. Een scan verkleinen kan de tekst ook onleesbaar maken.
Het pakket dat de boekhouding opent, moet de bestanden bevatten die je hebt toegevoegd. Hier stel je niet de originele factuur op.
| Methode | Wat gebeurt er? | Voor facturen en bijlagen |
|---|---|---|
| Bijlage in Gmail of Outlook | Bijlagen groter dan 20–25 MB worden niet verstuurd | Eén PDF past mogelijk wel, het pakket niet |
| Alleen de factuur | Bijlagen ontbreken | De administratie is onvolledig |
| Scan verkleinen | Tekst kan onleesbaar worden | Riskant |
| Gedeelde schijf | Vereist een account; beschikbaarheid kan onduidelijk zijn | Gebruik met beleid |
| SendGB-link | Bestanden blijven intact; geen account nodig | Geschikt om kopieën te versturen |
Het voorbeeld hierboven is een pakket van één periode: een magazijnfoto, pakbonscan, contract, overzicht en factuur. Een offerte is een apart bestand. Gebruik de gids voor het versturen van offertes om die te versturen.
Originele facturen en bestandskopieën
Je stelt facturen op in je eigen systeem en regelt daar eventuele verplichte belastingaangiften. Wij maken geen verbinding met belastingdiensten. Wij brengen geen belastingzegels aan. Wij berekenen geen btw.
Hier verstuur je de PDF-kopie van de factuur en de bijlagen. Bevat de map XML, dan wordt die ook ongewijzigd gedownload. Wij valideren geen XML-bestanden en dienen ze niet in bij de belastingdienst.
| Facturen opstellen | SendGB-pakket | |
|---|---|---|
| Doel | De originele factuur opstellen | PDF’s, overzichten en bijlagen versturen |
| Wie regelt het? | Je eigen systeem | Je uploadt de bestanden |
| Bedrag | Het bedrag dat je factureert | Wat in het bestand staat, blijft intact |
| Betaling | Je bank en je administratie | Een download is geen betaling |
| Wat wij doen | Wij stellen geen facturen op en dienen geen belastingaangiften in | Wij openen de bestanden niet |
PDF- en JPG-bestanden kunnen op de downloadpagina worden geopend. Excel-bestanden niet. Meer over het versturen van overzichten lees je in de gids voor Excel-bestanden. Voor PDF’s bekijk je de gids voor PDF-bestanden.
Verstuur bijlagen samen
Een overzicht bevat de debet- en creditposten van een periode. Een pakbon legt de levering van goederen vast. Beide horen bij de factuur.
| Bestand | Doel | Als het ontbreekt |
|---|---|---|
| Factuur in PDF | Een kopie met het bedrag | Het is onduidelijk om welke factuur het gaat |
| Overzicht | Debet- en creditposten van de periode | De posten staan verspreid |
| Pakbon | Legt vast dat de goederen zijn verzonden | Geen schriftelijk bewijs van levering |
| Contract | Laat zien welk werk is gefactureerd | De omvang van het werk moet elders worden opgezocht |
| Leveringsfoto | Laat het werk op locatie zien | Alleen het bedrag wordt verstuurd |
Mapnamen blijven behouden als de ontvanger de hele transfer downloadt. Een klik op één foto downloadt alleen dat bestand. Heb je veel facturen in PDF, dan is de gratis limiet 500 bestanden. Meer hierover lees je in de gids voor het versturen van mappen.
Voeg een wachtwoord toe. Verstuur het wachtwoord apart van de link. Zo voorkom je dat iedereen die de link ziet toegang heeft tot de factuurbedragen.
Deze link is geen archief voor de wettelijke bewaarplicht. Gratis transfers tot 250 MB blijven maximaal 90 dagen beschikbaar. Gratis transfers boven 250 MB blijven 7 dagen beschikbaar. SendGB Extra bewaart bestanden maximaal 1 jaar. Bewaar het origineel in je eigen boekhoudsysteem.
Is 5 GB genoeg voor een factuurpakket?
De facturen, overzichten en enkele scans van één periode passen vaak binnen 5 GB. Jaren aan gescande documenten mogelijk niet. De limiet is gebaseerd op de totale bestandsgrootte en het aantal bestanden, niet op het aantal facturen. Meer dan 500 losse PDF’s overschrijden ook de bestandslimiet. Wij garanderen geen aantal facturen.
| Wat verstuur je? | Gebruikelijke grootte | Welke optie volstaat? |
|---|---|---|
| Eén factuur in PDF | Meestal enkele MB | Gratis, zonder registratie, maximaal 90 dagen |
| Factuur, overzicht en pakbon | Tientallen MB | Gratis |
| Pakket met leveringsfoto’s | Kan honderden MB groot zijn | Gratis als het binnen de limiet past |
| Jaren aan gescande documenten | Tientallen GB of meer dan 500 bestanden | SendGB Extra, 500 GB per transfer |
| Archief van meer dan 500 GB | Eén transfer | SendGB Exceed, tot 1 TB |
SendGB Extra kost vanaf €29,90 per jaar. Het biedt ruimte voor 2.500 bestanden en 1 TB opslag. SendGB Extra bewaart bestanden maximaal 1 jaar. Het is geschikt voor bedrijven die vaak grote pakketten versturen. Deze termijn vervangt de wettelijke bewaarplicht niet.
SendGB Exceed vereist geen lidmaatschap. Een transfer van 1 TB kost €9,99. Je kunt 2.500 bestanden versturen. De code is één keer te gebruiken en is 1 jaar geldig. De link blijft 7 dagen beschikbaar. Het volstaat als je af en toe een heel groot archief verstuurt.
Als je je e-mailadres invult, krijg je één melding zodra een download begint. Bij verzending per e-mail krijg je één melding per ontvanger. Bij verzending via een link krijg je één melding per transfer. Downloadt dezelfde persoon opnieuw, dan krijg je geen nieuwe e-mail. De melding betekent niet dat de factuur is betaald.
Zo verstuur je bestanden
- 1
Voeg je bestanden toe
Zet de factuur in PDF, het overzicht in Excel, de pakbon en de leveringsfoto’s in dezelfde map. Voeg de map toe aan het uploadvak. De gratis limiet is 5 GB in totaal.
- 2
Verstuur de link
Mail de link naar de boekhouding of plak hem in een bericht. Voeg een wachtwoord toe. Verstuur het wachtwoord apart van de link. Als je je e-mailadres invult, krijg je één melding zodra een download begint.
- 3
De ontvanger downloadt
De ontvanger downloadt via de link en maakt geen account aan. PDF- en JPG-bestanden kunnen op de downloadpagina worden geopend. Excel-bestanden niet. Die opent de ontvanger in eigen software. Gratis transfers tot 250 MB blijven maximaal 90 dagen beschikbaar. Gratis transfers boven 250 MB blijven 7 dagen beschikbaar. SendGB Extra bewaart bestanden maximaal 1 jaar.
Wat gebeurt er met je bestand?
- Wij wijzigen je bestanden niet. Bedragen, datums en bijlagen blijven intact.
- Facturen, overzichten, pakbonnen en foto’s gaan in dezelfde transfer.
- Namen blijven behouden als de hele map wordt gedownload. Bij de download van één bestand wordt de mappenstructuur niet overgenomen.
- Als je je e-mailadres invult, krijg je één melding zodra iemand begint met downloaden.
Wat we niet doen
- Wij stellen geen facturen op, dienen geen belastingaangiften in, brengen geen belastingzegels aan en berekenen geen btw.
- Een download betekent niet dat de factuur is betaald of geaccepteerd.
- Deze link is geen archief voor de wettelijke bewaarplicht. Gratis transfers tot 250 MB blijven maximaal 90 dagen beschikbaar. Gratis transfers boven 250 MB blijven 7 dagen beschikbaar.
- Excel-bestanden kunnen niet op de downloadpagina worden geopend. PDF- en JPG-bestanden kunnen wel worden bekeken.
Veelgestelde vragen
Vervangt dit het opstellen van een factuur?
Nee. SendGB verstuurt bestaande factuurkopieën. Het stelt geen facturen op en dient geen belastingaangiften in. Hier verstuur je de PDF-kopie van de factuur en de bijlagen. De originele factuur stel je op in je eigen systeem.
Kan ik ook XML-bestanden van facturen versturen?
Ja. Zet ze in de map. Ze worden ongewijzigd gedownload. Wij lezen of valideren de XML niet en dienen deze niet in bij de belastingdienst. Eventuele verplichte officiële indiening verloopt via het systeem waarin je facturen opstelt.
Kan ik overzichten en pakbonnen samen versturen?
Ja, als je ze in dezelfde map zet. Een overzicht bevat de debet- en creditposten van een periode. Een pakbon legt de levering van goederen vast. Wij maken geen van beide documenten.
Betekent een download dat de factuur is betaald?
Nee. Een download laat niet zien dat de betaling binnen is of dat de factuur is geaccepteerd. De melding geeft alleen aan dat een download is gestart. Je houdt de betaling zelf bij.
Veranderen de bedragen?
Nee. Wij openen je bestanden niet. Getallen in de PDF en formules in Excel blijven intact. Wij berekenen geen btw. Verwijder geen werkbladen om de spreadsheet kleiner te maken.
Hoe omzeil ik de limiet van 25 MB in Gmail?
Voeg het pakket niet als bijlage toe aan je e-mail. Eén factuur in PDF past mogelijk wel. Een gescande pakbon en leveringsfoto niet. Maak de transfer aan en plak de korte link. Je hebt geen add-on nodig.
Kunnen ontvangers bestanden vooraf bekijken en hebben ze een account nodig?
Ontvangers kunnen PDF- en JPG-bestanden op de downloadpagina bekijken, maar geen Excel-bestanden. De ontvanger heeft geen account nodig. Een heel grote scan kan langzaam laden in een browser. Dan is het betrouwbaarder om het bestand te downloaden en in eigen software te openen.
Waarom zijn factuurpakketten groot en hoeveel facturen kan ik versturen?
De factuur zelf is meestal klein. Gescande pakbonnen en leveringsfoto’s maken het pakket groter. Wij garanderen geen aantal facturen. Gratis transfers bieden ruimte voor 5 GB en 500 bestanden. Als je elke factuur als aparte PDF toevoegt, heb je voor een archief met meer dan 500 bestanden SendGB Extra nodig.
Hoelang blijven de bestanden beschikbaar?
Gratis transfers tot 250 MB blijven maximaal 90 dagen beschikbaar. Gratis transfers boven 250 MB blijven 7 dagen beschikbaar. SendGB Extra bewaart bestanden maximaal 1 jaar. Dit is niet de wettelijke bewaartermijn voor de administratie. Bewaar het origineel in je eigen administratie.
Welke optie kies ik als 5 GB niet genoeg is?
Het pakket van één periode past vaak binnen 5 GB. Voor jaren aan gescande facturen heb je SendGB Extra nodig: 500 GB per transfer, 2.500 bestanden, 1 TB opslag, vanaf €29,90 per jaar, met een bewaartermijn van maximaal 1 jaar. Voor één archief van meer dan 500 GB volstaat SendGB Exceed: geen lidmaatschap, €9,99 voor een transfer van 1 TB, 2.500 bestanden en een code die je één keer kunt gebruiken en die 1 jaar geldig is. De link blijft 7 dagen beschikbaar.
Verstuur een downloadlink, geen factuurpakket als e-mailbijlage
De facturen en bijlagen van één periode passen mogelijk binnen 5 GB. Verstuur jaren aan gescande documenten met SendGB Extra tot 500 GB per transfer, of met SendGB Exceed tot 1 TB in één transfer.
Start met versturen