¿Por qué no puedo enviar facturas como archivos adjuntos?
Una sola factura en PDF puede caber en un correo electrónico. Si añades un extracto, un albarán escaneado y una foto del almacén, ya no. Gmail no acepta adjuntos de más de 25 MB; el límite de Outlook es de aproximadamente 20 MB.
Un lote incompleto deja a contabilidad sin toda la información. Si envías solo la factura, falta el justificante de entrega. Si envías solo el extracto, puede no quedar claro a qué factura corresponde. Reducir el tamaño de un documento escaneado también puede hacer que el texto resulte ilegible.
El lote que abre contabilidad debe contener los archivos que has añadido. Aquí no se emite la factura original.
| Método | Qué ocurre | Para facturas y justificantes |
|---|---|---|
| Adjunto en Gmail u Outlook | Los adjuntos de más de 20–25 MB no se envían | Un solo PDF puede caber; el lote completo, no |
| Solo la factura | Se omiten los justificantes | La documentación contable está incompleta |
| Reducir el tamaño del documento escaneado | El texto puede resultar ilegible | Arriesgado |
| Unidad compartida | Requiere una cuenta; la disponibilidad puede no estar clara | Úsala con cautela |
| Enlace de SendGB | Los archivos se mantienen intactos; no hace falta una cuenta | Adecuado para enviar copias |
El ejemplo anterior contiene la documentación de un periodo: una foto del almacén, un albarán escaneado, un contrato, un extracto y una factura. Un presupuesto es un archivo aparte. Usa la guía para enviar presupuestos para enviarlo.
Facturas originales y copias de archivos
Emites las facturas a través de tu propio sistema y gestionas allí las declaraciones fiscales obligatorias. No nos conectamos con las autoridades fiscales. No aplicamos sellos fiscales. No calculamos el IVA.
Lo que envías aquí es la copia de la factura en PDF y sus justificantes. Si la carpeta incluye XML, también se descarga sin cambios. No validamos archivos XML ni los enviamos a las autoridades fiscales.
| Emisión de facturas | Lote en SendGB | |
|---|---|---|
| Finalidad | Emitir la factura original | Enviar PDF, extractos y justificantes |
| Quién lo gestiona | Tu propio sistema | Tú subes los archivos |
| Importe | El importe que facturas | El contenido del archivo se mantiene intacto |
| Pago | Tu banco y tus registros | Una descarga no es un pago |
| Qué hacemos | No emitimos facturas ni presentamos declaraciones fiscales | No abrimos los archivos |
Los archivos PDF y JPG se pueden abrir en la página de descarga. Los archivos de Excel no. Para saber cómo enviar extractos, consulta la guía para enviar archivos de Excel. Para los PDF, consulta la guía para enviar archivos PDF.
Envía los justificantes juntos
Un extracto recoge los cargos y abonos de un periodo. Un albarán documenta la entrega de mercancías. Ambos deben acompañar a la factura.
| Archivo | Finalidad | Si falta |
|---|---|---|
| Factura en PDF | Una copia que muestra el importe | No queda claro de qué factura se trata |
| Extracto | Cargos y abonos del periodo | Las partidas quedan dispersas |
| Albarán | Documenta el envío de las mercancías | No hay constancia escrita de la entrega |
| Contrato | Muestra qué trabajo se ha facturado | Hay que buscar el alcance del trabajo en otro sitio |
| Foto de entrega | Muestra el trabajo realizado en el lugar | Solo se envía el importe |
Los nombres de las carpetas se conservan cuando el destinatario descarga la transferencia completa. Al hacer clic en una sola foto, se descarga únicamente ese archivo. Si tienes muchas facturas en PDF, el límite gratis es de 500 archivos. Consulta la guía para enviar carpetas para más detalles.
Añade una contraseña. Envía la contraseña por separado del enlace. Evita que cualquiera que vea el enlace pueda acceder a los importes de las facturas.
Este enlace no sustituye al archivo de documentos exigido por ley. Las transferencias gratuitas de más de 250 MB están disponibles durante 7 días. Las transferencias gratuitas de hasta 250 MB están disponibles hasta 90 días. SendGB Extra conserva los archivos hasta 1 año. Conserva el documento original en tu propio sistema contable.
¿Bastan 5 GB para un lote de facturas?
Las facturas, los extractos y unos cuantos documentos escaneados de un periodo suelen caber en 5 GB. Años de documentos escaneados pueden no caber. El límite depende del tamaño total y del número de archivos, no del número de facturas. Si envías más de 500 PDF independientes, también superas el límite de archivos. No garantizamos un número de facturas.
| Qué envías | Tamaño habitual | Qué opción basta |
|---|---|---|
| Una sola factura en PDF | Normalmente unos pocos MB | Gratis, sin registro, hasta 90 días |
| Factura, extracto y albarán | Decenas de MB | Gratis |
| Lote con fotos de entrega | Puede alcanzar cientos de MB | Gratis si cabe |
| Años de documentos escaneados | Decenas de GB o más de 500 archivos | SendGB Extra, 500 GB por transferencia |
| Archivo de más de 500 GB | Una transferencia | SendGB Exceed, hasta 1 TB |
SendGB Extra cuesta desde €29,90 al año. Incluye 2.500 archivos y 1 TB de almacenamiento. SendGB Extra conserva los archivos hasta 1 año. Es adecuado para empresas que envían lotes grandes con frecuencia. Este plazo no sustituye a la obligación legal de conservar documentos.
SendGB Exceed no requiere suscripción. Una transferencia de 1 TB cuesta €9,99. Puedes enviar 2.500 archivos. El código es de un solo uso y es válido durante 1 año. El enlace está disponible durante 7 días. Basta para enviar ocasionalmente un archivo muy grande.
Si introduces tu dirección de correo electrónico, recibes una notificación cuando empieza una descarga. Si envías por correo electrónico, recibes una notificación por destinatario. Si envías mediante un enlace, recibes una notificación por transferencia. Si la misma persona vuelve a descargar los archivos, no recibes otro correo electrónico. La notificación no significa que la factura se haya pagado.
Cómo enviar
- 1
Añade tus archivos
Pon la factura en PDF, la hoja de cálculo del extracto, el albarán y las fotos de entrega en la misma carpeta. Añade la carpeta al cuadro de subida. El límite gratis es de 5 GB en total.
- 2
Envía el enlace
Envía el enlace por correo electrónico a contabilidad o cópialo y pégalo en un mensaje. Añade una contraseña. Envía la contraseña por separado del enlace. Si introduces tu dirección de correo electrónico, recibes una notificación cuando empieza una descarga.
- 3
El destinatario descarga los archivos
El destinatario descarga los archivos desde el enlace sin crear una cuenta. Los archivos PDF y JPG se pueden abrir en la página de descarga. Los archivos de Excel no. El destinatario los abre con su propio software. Las transferencias gratuitas de más de 250 MB están disponibles durante 7 días. Las transferencias gratuitas de hasta 250 MB están disponibles hasta 90 días. SendGB Extra conserva los archivos hasta 1 año.
¿Qué pasa con tu archivo?
- No modificamos tus archivos. Los importes, las fechas y los justificantes se mantienen intactos.
- Las facturas, los extractos, los albaranes y las fotos van en la misma transferencia.
- Los nombres se conservan al descargar la carpeta completa. Descargar un solo archivo no recrea la estructura de carpetas.
- Si introduces tu dirección de correo electrónico, recibes una notificación cuando alguien empieza una descarga.
Lo que no hacemos
- No emitimos facturas, presentamos declaraciones fiscales, aplicamos sellos fiscales ni calculamos el IVA.
- Una descarga no significa que la factura se haya pagado o aceptado.
- Este enlace no sustituye al archivo de documentos exigido por ley. Las transferencias gratuitas de más de 250 MB están disponibles durante 7 días. Las transferencias gratuitas de hasta 250 MB están disponibles hasta 90 días.
- Los archivos de Excel no se pueden abrir en la página de descarga. Los archivos PDF y JPG sí se pueden ver.
Preguntas frecuentes
¿Esto sustituye a la emisión de una factura?
No. SendGB transfiere copias de facturas que ya existen. No emite facturas ni presenta declaraciones fiscales. Aquí envías la copia de la factura en PDF y sus justificantes. La factura original la emites en tu propio sistema.
¿También puedo enviar facturas XML?
Sí. Ponlas en la carpeta y se descargarán sin cambios. No leemos ni validamos el XML, ni lo enviamos a las autoridades fiscales. Cualquier presentación oficial obligatoria se realiza a través del sistema que uses para emitir facturas.
¿Puedo enviar extractos y albaranes juntos?
Sí, si los pones en la misma carpeta. Un extracto recoge los cargos y abonos de un periodo. Un albarán documenta la entrega de mercancías. No creamos ninguno de estos documentos.
¿Una descarga significa que la factura se ha pagado?
No. Una descarga no demuestra que hayas recibido el pago ni que la factura se haya aceptado. La notificación solo indica que ha empezado una descarga. Tú llevas el control del pago.
¿Cambiarán los importes?
No. No abrimos tus archivos. Las cifras del PDF y las fórmulas de Excel se mantienen intactas. No calculamos el IVA. No borres hojas para reducir el tamaño de la hoja de cálculo.
¿Cómo puedo evitar el límite de 25 MB de Gmail?
No adjuntes el lote al correo electrónico. Una sola factura en PDF puede caber. Un albarán escaneado y una foto de entrega, no. Crea la transferencia y pega el enlace corto. No necesitas ningún complemento.
¿Los destinatarios pueden ver los archivos antes de descargarlos? ¿Necesitan una cuenta?
Los destinatarios pueden previsualizar archivos PDF y JPG en la página de descarga, pero no archivos de Excel. El destinatario no necesita una cuenta para descargar. Un documento escaneado muy grande puede tardar en cargarse en el navegador. En ese caso, es más fiable descargar el archivo y abrirlo con su propio software.
¿Por qué ocupan tanto los lotes de facturas y cuántas facturas puedo enviar?
La factura en sí suele ocupar poco. Los albaranes escaneados y las fotos de entrega aumentan el tamaño del lote. No garantizamos un número de facturas. Las transferencias gratuitas permiten 5 GB y 500 archivos. Si añades cada factura como un PDF independiente, un conjunto de más de 500 archivos requiere SendGB Extra.
¿Cuánto tiempo están disponibles los archivos?
Las transferencias gratuitas de más de 250 MB están disponibles durante 7 días. Las transferencias gratuitas de hasta 250 MB están disponibles hasta 90 días. SendGB Extra conserva los archivos hasta 1 año. Este no es el plazo de conservación legalmente exigido para los documentos contables. Conserva la copia original en tu propio archivo.
¿Qué opción elijo si 5 GB no son suficientes?
La documentación de un periodo suele caber en 5 GB. Para enviar años de facturas escaneadas necesitas SendGB Extra: 500 GB por transferencia, 2.500 archivos, 1 TB de almacenamiento, desde €29,90 al año y conservación de los archivos hasta 1 año. Para un único archivo de más de 500 GB, basta con SendGB Exceed: sin suscripción, €9,99 por una transferencia de 1 TB, 2.500 archivos y un código de un solo uso válido durante 1 año. El enlace está disponible durante 7 días.
Envía un enlace de descarga, no un lote de facturas como adjunto
Las facturas y los justificantes de un periodo pueden caber en 5 GB. Envía años de documentos escaneados con SendGB Extra, hasta 500 GB por transferencia, o con SendGB Exceed, hasta 1 TB en una sola transferencia.
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