¿Por qué no puedes enviar archivos Excel pesados por correo electrónico?
Una hoja de cálculo breve cabe en un correo electrónico. Un archivo con datos de origen, tablas dinámicas y registros históricos, no. Un CSV de transacciones ocupa aún más. Gmail no acepta archivos adjuntos de más de 25 MB y Outlook no acepta adjuntos de más de unos 20 MB.
Algunos servicios de correo electrónico también bloquean los adjuntos .xlsm que contienen macros por motivos de seguridad. Eliminar hojas reduce el tamaño del archivo. También rompe las fórmulas que hacen referencia a esas hojas. Comprimir el archivo en ZIP a menudo no basta. XLSX ya está comprimido.
El archivo que abre el destinatario debe ser el libro que tú has guardado.
| Método | Qué ocurre | Para informes y datos de origen |
|---|---|---|
| Adjunto en Gmail u Outlook | Los adjuntos de más de 20–25 MB no se envían; algunos buzones bloquean los XLSM | No es adecuado |
| Eliminar hojas | Las fórmulas pueden devolver errores | Arriesgado |
| Comprimir de nuevo en ZIP | El tamaño se reduce poco | Puede no bajar de 25 MB |
| Hoja de cálculo online | Requiere una cuenta; se pueden perder las macros y algunas fórmulas | Para consultarla con otras personas |
| Enlace de SendGB | No se abre el archivo ni se elimina ninguna fila | Adecuado para la entrega |
El ejemplo anterior es un envío de documentación financiera: un CSV de transacciones, un informe consolidado, un archivo de presupuesto, un resumen en PDF y una nota breve. Si la explicación escrita está en Word, consulta la guía para enviar documentos de Word.
Reducir el tamaño del archivo o enviarlo sin cambios
Al eliminar una hoja, las fórmulas que hacen referencia a ella se quedan sin su origen. Los errores aparecen durante la reunión. Una tabla dinámica tampoco puede resumir datos sin su origen. No hacemos esto.
Pasar el archivo a una hoja de cálculo online sirve para consultarlo con otras personas. Las macros y algunas fórmulas pueden perderse en el proceso. La copia que envías es tu archivo XLSX.
| Copia más pequeña u online | Archivo de Excel enviado sin cambios | |
|---|---|---|
| Objetivo | Que quepa en un correo electrónico, consultarlo con otras personas | Calcular, editar |
| Fórmulas | Dejan de funcionar si se eliminan hojas | Se mantienen en el archivo |
| Tablas dinámicas | Quedan vacías si se elimina el origen | Se mantienen en el archivo |
| Macros | Puede que no se ejecuten en una herramienta online | Se mantienen en el archivo; no las ejecutamos |
| Qué hacemos | No eliminamos hojas ni trasladamos archivos a una cuenta | No abrimos el archivo |
Tú guardas el resumen en PDF. No calcula fórmulas. Sirve para visualizarlo. Los PDF se pueden abrir en la página de descarga. Los archivos XLSX no. Consulta la guía específica para enviar archivos PDF.
Incluye los archivos de origen
Si una fórmula hace referencia a otro libro, ese archivo también debe estar en la carpeta. Si utiliza una ruta relativa dentro de la carpeta, la ruta se conserva cuando el destinatario descarga toda la transferencia. Si utiliza una ruta absoluta, no se encontrará el archivo. No corregimos esa referencia.
| Elemento | Ubicación | Si falta |
|---|---|---|
| Informe principal | El archivo principal de la carpeta | No se entrega el resumen |
| CSV de origen o presupuesto | En la carpeta de origen | La fórmula no tiene origen |
| Archivo vinculado mediante una ruta absoluta | En tu ordenador | No se encuentra en el ordenador del destinatario |
| Tabla dinámica | Dentro del informe | El resumen queda vacío sin el origen |
| Resumen en PDF | Una copia que guardas tú | Solo se descarga la hoja de cálculo |
Al hacer clic en un CSV, solo se descarga ese archivo. No se genera el informe completo. Si tienes muchas exportaciones, el límite gratis es de 500 archivos. Consulta la guía para enviar carpetas para ver los detalles.
Añade una contraseña si envías listas de nóminas, clientes o datos financieros. Envía la contraseña por separado del enlace. La contraseña necesaria para abrir el archivo es independiente. No la eliminamos.
¿Bastan 5 GB para una hoja de cálculo?
Un informe y un año de registros de transacciones suelen caber en 5 GB. Los registros sin procesar de muchos años pueden no caber. El límite depende del tamaño total, no del número de hojas o filas. No garantizamos un número concreto de registros.
| Qué envías | Tamaño habitual | Qué opción basta |
|---|---|---|
| Hoja de cálculo breve | Suele ocupar unos pocos MB | Gratis, sin registro, hasta 90 días |
| Informe y tabla dinámica | Decenas o cientos de MB | Gratis |
| Informe y CSV de transacciones | Puede rondar 1 GB | Gratis si no supera el límite |
| Años de registros sin procesar | Pueden ocupar decenas de GB | SendGB Extra, 500 GB por transferencia |
| Exportación de más de 500 GB | Transferencia puntual | SendGB Exceed, hasta 1 TB |
SendGB Extra cuesta desde €29,90 al año. Incluye 2.500 archivos y 1 TB de almacenamiento. SendGB Extra conserva los archivos hasta 1 año. Es adecuado para equipos que envían hojas de cálculo grandes con frecuencia.
SendGB Exceed no requiere suscripción. Una transferencia de 1 TB cuesta €9,99. Puedes enviar 2.500 archivos. El código es de un solo uso y tiene una validez de 1 año. Las transferencias de SendGB Exceed están disponibles durante 7 días. Basta para una exportación ocasional de gran tamaño.
Si introduces tu dirección de correo electrónico, recibes una notificación cuando se inicia una descarga. Si envías por correo electrónico, recibes una notificación por destinatario. Si envías mediante un enlace, recibes una notificación por transferencia. Si la misma persona vuelve a descargar los archivos, no recibes otro correo electrónico. La notificación no confirma que la descarga haya terminado.
Cómo enviar
- 1
Añade tus archivos
Añade el archivo de Excel y las hojas de cálculo de origen al recuadro de subida. Incluye una copia en PDF si la tienes. El límite gratis es de 5 GB en total.
- 2
Envía el enlace
Envía el enlace a la dirección de correo electrónico del destinatario o cópialo en un mensaje. Añade una contraseña si incluyes datos de clientes o nóminas. Envía la contraseña por separado del enlace. Si introduces tu dirección de correo electrónico, recibes una notificación cuando se inicia una descarga.
- 3
El destinatario descarga el archivo
El destinatario descarga los archivos desde el enlace sin crear una cuenta. Los archivos XLSX no se pueden abrir en la página de descarga. Los PDF se pueden visualizar. El destinatario abre la hoja de cálculo en su propia copia de Excel. Las transferencias gratuitas de más de 250 MB están disponibles durante 7 días. Las transferencias gratuitas de hasta 250 MB están disponibles hasta 90 días. SendGB Extra conserva los archivos hasta 1 año.
¿Qué pasa con tu archivo?
- No modificamos el archivo. Las fórmulas, las tablas dinámicas y las hojas se mantienen intactas.
- Los archivos XLSX, XLSM y CSV no se convierten a otro formato. No se elimina ninguna fila.
- Los archivos de origen de una misma carpeta se envían juntos. Al descargar todo junto, se conserva la estructura de carpetas.
- Si introduces tu dirección de correo electrónico, recibes una notificación cuando alguien inicia la descarga.
Lo que no hacemos
- No abrimos los archivos en Excel. No calculamos fórmulas, ejecutamos macros ni eliminamos hojas.
- Los archivos XLSX no se pueden abrir en la página de descarga. Tú aportas el PDF para visualizarlo.
- Es posible que el ordenador del destinatario no encuentre un archivo al que una fórmula haga referencia mediante una ruta absoluta. No corregimos esa referencia.
- No hay ningún complemento para Gmail ni Outlook. Tú pegas el enlace.
Preguntas frecuentes
¿Se mantienen intactas las fórmulas y las tablas dinámicas?
Sí. No abrimos el archivo ni recalculamos sus fórmulas. Las fórmulas, las tablas dinámicas y el formato condicional se mantienen intactos. Una tabla dinámica resume datos. No reduzcas el tamaño del archivo eliminando hojas. Una fórmula que haga referencia a una hoja eliminada devolverá un error. No eliminamos hojas.
¿Puedo enviar un archivo con macros?
Sí. El archivo XLSM se descarga sin cambios. No ejecutamos ni eliminamos macros. El enlace no es un archivo adjunto al correo electrónico. El archivo no se incrusta en el mensaje. Excel puede seguir pidiendo permiso al destinatario para ejecutar macros o puede desactivarlas. No eliminamos esa advertencia.
¿Se divide una exportación CSV?
No. No se elimina ninguna fila ni se divide el archivo. No generamos el CSV. El destinatario descarga el mismo archivo que tú has guardado. No garantizamos cuántas filas caben. El límite depende del tamaño total, no del número de filas.
¿Sirve de algo comprimir el archivo en ZIP?
No mucho. XLSX ya es un formato de archivo comprimido. Comprimirlo de nuevo en ZIP reduce ligeramente su tamaño, pero a menudo no lo deja por debajo de 25 MB. No abrimos el archivo comprimido. Es más sencillo enviar el archivo tal cual.
¿Se conservan las fórmulas vinculadas a otro libro?
La fórmula permanece en el archivo. Si el archivo al que hace referencia está en la misma carpeta y se vincula mediante una ruta relativa dentro de ella, la ruta se conserva cuando el destinatario descarga toda la transferencia. Si utiliza una ruta absoluta, el ordenador del destinatario no lo encontrará. No corregimos esa referencia.
¿Conviene incluir una copia en PDF?
Incluye una para que se pueda visualizar el resumen. Un PDF no calcula fórmulas ni permite editar hojas. Lo guardas tú. Inclúyelo en la misma transferencia que el archivo de Excel. Los PDF se pueden abrir en la página de descarga. Los archivos XLSX no.
¿La contraseña del archivo es la misma que la de la transferencia?
No. La contraseña necesaria para abrir el archivo de Excel se mantiene. No la conocemos ni la eliminamos. También puedes añadir una contraseña a la transferencia. Envía la contraseña por separado del enlace. Usar ambas es adecuado para listas de nóminas, clientes y datos financieros.
¿Cómo puedo superar el límite de 25 MB de Gmail?
No adjuntes el archivo al correo electrónico. Los datos de origen y la caché de las tablas dinámicas pueden superar este límite. Crea la transferencia y pega el enlace corto. No hay ningún complemento. El archivo no se incrusta en el mensaje.
¿Por qué pesa tanto mi archivo de Excel?
Tener varias hojas, cachés de tablas dinámicas, imágenes incrustadas y archivos CSV extensos aumenta el tamaño. Una hoja de cálculo breve ocupa poco. Un año de registros de transacciones puede superar 1 GB. No garantizamos un número concreto de registros. Las transferencias gratuitas tienen un límite de 5 GB y 500 archivos.
¿Qué opción elijo si 5 GB no son suficientes?
Un informe y su CSV de origen suelen caber en 5 GB. Las transferencias gratuitas de más de 250 MB están disponibles durante 7 días. Las transferencias gratuitas de hasta 250 MB están disponibles hasta 90 días. Para enviar años de registros sin procesar necesitas SendGB Extra: 500 GB por transferencia, 2.500 archivos, 1 TB de almacenamiento, desde €29,90 al año y conservación de los archivos hasta 1 año. Para una sola exportación de más de 500 GB, basta con SendGB Exceed: sin suscripción, €9,99 por una transferencia de 1 TB, 2.500 archivos y un código de un solo uso válido durante 1 año. Las transferencias de SendGB Exceed están disponibles durante 7 días.
Envía un enlace de descarga en lugar de adjuntar el archivo de Excel
Un informe y su CSV de origen pueden caber en 5 GB. Para exportaciones más grandes, puedes enviar hasta 500 GB con SendGB Extra o hasta 1 TB en una sola transferencia con SendGB Exceed.
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