Отправить счета и накладные со всеми приложениями

Как отправить счета и накладные, если они не помещаются во вложения?

Один счёт в PDF может поместиться в письмо. Если добавить акт сверки, скан накладной и фотографию склада — уже нет. Gmail не принимает вложения свыше 25 МБ; у Outlook лимит составляет примерно 20 МБ.

Если пакет неполный, бухгалтерии не хватает информации. Отправите только счёт — не будет подтверждения доставки. Отправите только акт сверки — может быть непонятно, к какому счёту он относится. Уменьшение размера скана может сделать текст нечитаемым.

В пакете, который открывает бухгалтерия, должны быть все добавленные вами файлы. Здесь вы не создаёте оригинал счёта.

В примере выше — пакет за один период: фотография склада, скан накладной, договор, акт сверки и счёт. Коммерческое предложение — отдельный файл. Для его отправки используйте инструкцию по отправке коммерческих предложений.

Оригиналы счетов и копии файлов

Вы создаёте счета в своей системе и там же подаёте необходимую налоговую отчётность. SendGB не подключается к налоговым органам. Мы не заверяем документы для налоговых органов. Мы не рассчитываем НДС.

Здесь вы отправляете копию счёта в PDF и подтверждающие документы. Если в папке есть XML, он тоже скачивается без изменений. Мы не проверяем XML-файлы и не отправляем их в налоговые органы.

PDF и JPG можно открыть на странице скачивания. Файлы Excel — нельзя. Подробнее об отправке актов сверки — в инструкции по отправке файлов Excel. О PDF — в инструкции по отправке PDF.

Как отправить пакет закрывающих документов вместе с подтверждениями

Акт сверки отражает начисления и оплаты за период. Накладная подтверждает передачу товаров. Оба документа стоит отправить вместе со счётом.

Названия папок сохраняются, когда получатель скачивает всю передачу. При нажатии на отдельную фотографию скачивается только этот файл. Если у вас много счетов в PDF, бесплатный лимит — 500 файлов. Подробности — в инструкции по передаче папок.

Установите пароль. Отправьте пароль отдельно от ссылки. Так суммы в счетах не будут доступны любому, кто увидит ссылку.

Ссылка не заменяет архив для хранения документов в течение установленного законом срока. При бесплатной передаче до 250 МБ файлы доступны до 90 дней. При бесплатной передаче свыше 250 МБ и передаче через SendGB Exceed файлы доступны 7 дней. SendGB Extra хранит файлы до 1 года. Храните оригинал документа в своей бухгалтерской системе.

Хватит ли 5 ГБ для пакета счетов и накладных?

Счета, акты сверки и несколько сканов за один период часто укладываются в 5 ГБ. Сканы за несколько лет могут не поместиться. Лимит зависит от общего размера и количества файлов, а не от числа счетов. Если отдельных PDF больше 500, лимит по количеству файлов тоже превышен. Мы не гарантируем определённое количество счетов.

SendGB Extra стоит от €29,90 в год. Включает 2 500 файлов и 1 ТБ хранилища. SendGB Extra хранит файлы до 1 года. Подходит компаниям, которые часто отправляют большие пакеты документов. Этот срок не заменяет установленный законом срок хранения документов.

SendGB Exceed не требует подписки. Передача 1 ТБ стоит €9,99. Вы можете отправить 2 500 файлов. Код можно использовать один раз, он действителен 1 год. Ссылка доступна 7 дней. Этого достаточно для разовой отправки очень большого архива.

Если вы укажете свой адрес электронной почты, вы получите одно уведомление, когда начнётся скачивание. При отправке по электронной почте вы получаете одно уведомление на каждого получателя. При отправке по ссылке вы получаете одно уведомление на каждую передачу. Если тот же человек скачает файлы ещё раз, повторного письма не будет. Уведомление не означает, что счёт оплачен.