Почему не получается отправить большой файл Excel по почте?
Небольшая таблица помещается в письмо. Файл с исходными данными, сводными таблицами и записями за прошлые периоды — нет. CSV с операциями занимает ещё больше места. Gmail не принимает вложения свыше 25 МБ, а Outlook — свыше примерно 20 МБ.
Некоторые почтовые сервисы также блокируют вложения .xlsm с макросами из соображений безопасности. Удаление листов уменьшает размер файла. Но при этом нарушается работа формул, которые ссылаются на эти листы. Упаковки в ZIP часто недостаточно. XLSX уже сжат.
Получатель должен открыть именно ту книгу, которую вы сохранили.
| Способ | Что происходит | Для отчётов и исходных данных |
|---|---|---|
| Вложение в Gmail или Outlook | Вложения свыше 20–25 МБ не отправляются; некоторые почтовые ящики блокируют XLSM | Не подходит |
| Удаление листов | Формулы могут возвращать ошибки | Рискованно |
| Повторная упаковка в ZIP | Размер уменьшается незначительно | Может не уменьшить размер до 25 МБ |
| Онлайн-таблица | Нужен аккаунт; макросы и некоторые формулы могут потеряться | Для совместного просмотра |
| Ссылка SendGB | Мы не открываем файл и не удаляем строки | Подходит для передачи |
Пример выше — передача финансовых файлов: CSV с операциями, сводный отчёт, файл бюджета, итоговые данные в PDF и краткая записка. Если пояснение написано в Word, смотрите руководство по отправке документов Word.
Уменьшить размер файла или отправить его без изменений?
При удалении листа формулы, которые на него ссылаются, остаются без исходных данных. Ошибки обнаруживаются во время встречи. Сводная таблица тоже не может обобщить данные без источника. Мы этого не делаем.
Перенос файла в онлайн-таблицу подходит для совместного просмотра. Макросы и некоторые формулы могут не сохраниться при переносе. Вы отправляете свой файл XLSX.
| Уменьшенная или онлайн-копия | Файл Excel без изменений | |
|---|---|---|
| Цель | Уложиться в лимит почты, просматривать вместе | Вычислять, редактировать |
| Формулы | Перестают работать при удалении листов | Остаются в файле |
| Сводные таблицы | Пустые после удаления источника | Остаются в файле |
| Макросы | Могут не работать в онлайн-сервисе | Остаются в файле; мы их не запускаем |
| Что мы делаем | Мы не удаляем листы и не загружаем файлы в аккаунты онлайн-сервисов | Мы не открываем файл |
Итоговые данные в PDF вы сохраняете сами. PDF не вычисляет формулы. Он предназначен для просмотра. PDF можно открыть на странице скачивания. XLSX — нельзя. Смотрите отдельное руководство по отправке PDF.
Добавьте исходные файлы
Если формула ссылается на другую книгу, этот файл тоже должен быть в папке. Если ссылка использует относительный путь внутри папки, путь сохраняется при скачивании всей передачи. Если указан абсолютный путь, файл не найдётся. Мы не исправляем эту ссылку.
| Что передаётся | Где находится | Что будет при отсутствии |
|---|---|---|
| Основной отчёт | Главный файл в папке | Итоговые данные не будут переданы |
| Исходный CSV или бюджет | В папке с исходными данными | У формулы нет источника |
| Файл, связанный абсолютным путём | На вашем компьютере | Не найдётся на компьютере получателя |
| Сводная таблица | Внутри отчёта | Без источника итоговые данные отсутствуют |
| Итоговые данные в PDF | Копия, которую вы сохраняете | Скачивается только файл с расчётами |
При нажатии на отдельный CSV скачивается только этот файл. Отчёт при этом не собирается. Если у вас много выгрузок, учитывайте лимит бесплатной передачи — 500 файлов. Подробнее — в руководстве по отправке папок.
Для списков с данными о зарплате, клиентах или финансах задайте пароль. Отправьте пароль отдельно от ссылки. Пароль для открытия файла задаётся отдельно. Мы его не удаляем.
Хватит ли 5 ГБ для таблицы?
Отчёт и записи об операциях за год часто укладываются в 5 ГБ. Исходные записи за много лет могут не уложиться. Лимит зависит от общего размера, а не от количества листов или строк. Мы не гарантируем определённое количество записей.
| Что вы отправляете | Типичный размер | Какой вариант подойдёт |
|---|---|---|
| Небольшая таблица | Часто несколько МБ | Бесплатно, без регистрации, до 90 дней |
| Отчёт и сводная таблица | Десятки или сотни МБ | Бесплатно |
| Отчёт и CSV с операциями | Может занимать около 1 ГБ | Бесплатно, если укладывается в лимит |
| Исходные записи за несколько лет | Могут занимать десятки ГБ | SendGB Extra, 500 ГБ за передачу |
| Выгрузка свыше 500 ГБ | Разовая передача | SendGB Exceed, до 1 ТБ |
SendGB Extra стоит от €29,90 в год. Включает 2 500 файлов и 1 ТБ хранилища. SendGB Extra хранит файлы до 1 года. Подходит командам, которые часто отправляют большие таблицы.
Для SendGB Exceed подписка не нужна. Передача объёмом 1 ТБ стоит €9,99. Вы можете отправить 2 500 файлов. Код одноразовый и действует 1 год. При передаче через SendGB Exceed файлы доступны 7 дней. Этого достаточно для разовой выгрузки очень большого объёма.
Если вы укажете свою электронную почту, вы получите одно уведомление о начале скачивания. При отправке по электронной почте вы получаете одно уведомление на каждого получателя. При отправке по ссылке вы получаете одно уведомление на каждую передачу. Если тот же человек скачает файлы повторно, вы не получите ещё одно письмо. Уведомление не подтверждает, что скачивание завершено.
Как отправить
- 1
Добавьте файлы
Добавьте файл Excel и таблицы с исходными данными в область загрузки. Если у вас есть копия в PDF, добавьте и её. Общий лимит бесплатной передачи — 5 ГБ.
- 2
Отправьте ссылку
Отправьте ссылку на электронную почту получателя или скопируйте её в сообщение. Для клиентских данных или данных о зарплате задайте пароль. Отправьте пароль отдельно от ссылки. Если вы укажете свою электронную почту, вы получите одно уведомление о начале скачивания.
- 3
Получатель скачивает файл
Получатель скачивает файлы по ссылке без создания аккаунта. Файлы XLSX нельзя открыть на странице скачивания. PDF можно просмотреть. Получатель открывает таблицу в своей копии Excel. При бесплатной передаче свыше 250 МБ файлы доступны 7 дней. При бесплатной передаче до 250 МБ файлы доступны до 90 дней. SendGB Extra хранит файлы до 1 года.
Что происходит с вашим файлом?
- Мы не изменяем файл. Формулы, сводные таблицы и листы сохраняются.
- Файлы XLSX, XLSM и CSV не преобразуются в другой формат. Строки не удаляются.
- Исходные файлы в одной папке передаются вместе. При скачивании всех файлов вместе структура папок сохраняется.
- Если вы укажете свою электронную почту, вы получите одно уведомление, когда кто-то начнёт скачивание.
Что мы не делаем
- Мы не открываем файлы в Excel. Мы не вычисляем формулы, не запускаем макросы и не удаляем листы.
- Файлы XLSX нельзя открыть на странице скачивания. PDF для просмотра вы добавляете сами.
- Файл, на который формула ссылается по абсолютному пути, может не найтись на компьютере получателя. Мы не исправляем эту ссылку.
- Надстройки для Gmail или Outlook нет. Вы вставляете ссылку сами.
Частые вопросы
Сохранятся ли формулы и сводные таблицы?
Да. Мы не открываем файл и не пересчитываем формулы. Формулы, сводные таблицы и условное форматирование сохраняются. Сводная таблица обобщает данные. Не уменьшайте размер файла удалением листов. Формула, которая ссылается на удалённый лист, вернёт ошибку. Мы не удаляем листы.
Можно ли отправить файл с макросами?
Да. Файл XLSM скачивается без изменений. Мы не запускаем и не удаляем макросы. Ссылка — это не вложение в письмо. Файл не встраивается в сообщение. Excel всё равно может запросить у получателя разрешение на запуск макросов или отключить их. Мы не убираем это предупреждение.
Будет ли выгрузка CSV разделена на части?
Нет. Строки не удаляются, файл не разделяется на части. Мы не создаём CSV. Получатель скачивает тот файл, который вы сохранили. Мы не обещаем, сколько строк поместится. Лимит зависит от общего размера, а не от количества строк.
Поможет ли упаковка в ZIP?
Не сильно. XLSX — уже сжатый формат файла. Повторная упаковка в ZIP немного уменьшает размер, но часто он всё равно превышает 25 МБ. Мы не открываем архив. Проще отправить файл как есть.
Сохранятся ли формулы со ссылками на другую книгу?
Формула остаётся в файле. Если связанный файл находится в той же папке и ссылка использует относительный путь внутри неё, путь сохраняется при скачивании всей передачи. Если в ссылке указан абсолютный путь, компьютер получателя не найдёт файл. Мы не исправляем эту ссылку.
Стоит ли добавить копию в PDF?
Добавьте её, чтобы получатель мог просмотреть итоговые данные. PDF не вычисляет формулы и не позволяет редактировать листы. Вы сохраняете его сами. Добавьте его в ту же передачу, что и файл Excel. PDF можно открыть на странице скачивания. XLSX — нельзя.
Пароль файла и пароль передачи — это одно и то же?
Нет. Пароль для открытия файла Excel сохраняется. Мы не знаем и не удаляем его. Вы также можете задать пароль для передачи. Отправьте пароль отдельно от ссылки. Оба пароля уместны для списков с данными о зарплате, клиентах и финансах.
Как обойти лимит Gmail в 25 МБ?
Не прикрепляйте файл к письму. Исходные данные и кэш сводных таблиц могут превышать этот лимит. Создайте передачу и вставьте короткую ссылку. Надстройки нет. Файл не встраивается в сообщение.
Почему файл Excel такой большой?
Несколько листов, кэш сводных таблиц, встроенные изображения и файлы CSV с большим количеством строк увеличивают размер. Небольшая таблица занимает мало места. Записи об операциях за год могут занимать более 1 ГБ. Мы не гарантируем определённое количество записей. Для бесплатной передачи действуют лимиты в 5 ГБ и 500 файлов.
Что выбрать, если 5 ГБ недостаточно?
Отчёт и его исходный CSV часто укладываются в 5 ГБ. При бесплатной передаче свыше 250 МБ файлы доступны 7 дней. При бесплатной передаче до 250 МБ файлы доступны до 90 дней. Для исходных записей за несколько лет нужен SendGB Extra: 500 ГБ за передачу, 2 500 файлов, 1 ТБ хранилища, от €29,90 в год и хранение файлов до 1 года. Для разовой выгрузки свыше 500 ГБ достаточно SendGB Exceed: без подписки, €9,99 за передачу объёмом 1 ТБ, 2 500 файлов и одноразовый код, действующий 1 год. При передаче через SendGB Exceed файлы доступны 7 дней.
Отправьте ссылку для скачивания вместо вложения Excel
Отчёт и его исходный CSV могут уложиться в 5 ГБ. Более крупные выгрузки можно передать через SendGB Extra — до 500 ГБ, или через SendGB Exceed — до 1 ТБ за одну передачу.
Начать отправку