Почему не получается отправить большой PDF по электронной почте?
Короткий договор может поместиться в письмо. Портфолио с множеством фотографий, каталог для печати или цветной скан — нет. Gmail не принимает вложения свыше 25 МБ, а Outlook — свыше примерно 20 МБ.
Привычные обходные способы ухудшают документ. При уменьшении размера изображения внутри сжимаются повторно. Сканы страниц могут стать нечитаемыми. Если разделить файл и отправить его несколькими письмами, получателю придётся собирать его заново. Для доступа к файлам на общем диске часто нужен аккаунт или соответствующие разрешения. Не всегда понятно, когда истечёт срок действия ссылки.
Получатель должен открыть тот же PDF, который вы загрузили.
| Способ | Что происходит | Для файлов для печати и договоров |
|---|---|---|
| Вложение в Gmail или Outlook | Вложения свыше 20–25 МБ не отправляются | Не подходит |
| Сжатие PDF | Качество фотографий и сканов может ухудшиться | Риск для качества печати |
| Разделение на несколько писем | Части оказываются в разных письмах, одна может потеряться | Не подходит |
| Общий доступ к диску | Файл может оставаться доступным, но получателю может понадобиться аккаунт | Использовать с осторожностью |
| Ссылка SendGB | PDF не сжимается, структура папок сохраняется | Подходит для передачи |
В примере выше показан комплект архитектурной документации для подачи заявки: портфолио, каталог и сопроводительные тендерные документы. Эта страница не посвящена документам Word. Для отправки файла Word см. руководство по отправке файлов Word. Для папки со сканами страниц см. руководство по отправке сканов документов.
Сжать PDF или отправить без изменений?
PDF, сжатый под лимит электронной почты, может приемлемо выглядеть на экране. Для печати и архивного хранения этого недостаточно. На фотографиях появляются пятна, мелкий текст теряет чёткость.
Если отправить PDF без сжатия, качество не ухудшится. Документ не пересохраняется. Встроенные шрифты сохраняются. Если шрифт не встроен, мы его не добавляем. Если на компьютере получателя такого шрифта нет, внешний вид документа может измениться. Шрифт нужно встроить до отправки.
| Сжатый PDF | PDF без изменений | |
|---|---|---|
| Задача | Уложиться в лимит вложений электронной почты | Печать, архивное хранение, проверка |
| Изображения | Сжимаются повторно | Сохраняются |
| Сканы | Могут стать нечитаемыми | Страницы скачиваются без изменений |
| 25 МБ | Качество снижается ради лимита | Укладываться в лимит не нужно |
| Шрифты | Тоже могут пострадать | Сохраняются, если встроены |
Договор на несколько страниц, содержащий только текст, занимает мало места. Его тоже можно отправить по ссылке. Для больших файлов отправка ссылки необходима.
Какие документы стоит отправлять вместе?
Для тендерного предложения, заявки или передачи материалов клиенту может понадобиться не один PDF. Без одного из вложений комплект будет неполным.
| Документ | Назначение | Если отсутствует |
|---|---|---|
| Портфолио или каталог | Основной файл с примерами работ | Передан неполный комплект |
| Договор | Условия и подпись | Нет письменного оформления соглашения |
| Дополнительный план или технический PDF | Размеры, сметы, спецификации | Проверка будет неполной |
| Сопроводительная записка | Описание каждого файла | Получатель не будет знать порядок |
Если используете папку, не меняйте её структуру. Она сохраняется при скачивании всей передачи получателем. ZIP не нужен. Если вы создадите ZIP, мы не будем его распаковывать.
Хватит ли 5 ГБ для PDF?
5 ГБ обычно достаточно, чтобы отправить портфолио, каталог или комплект тендерной документации в PDF. Для архива сканов за несколько лет этого может не хватить. Лимит зависит от общего размера, а не от количества страниц.
| Что вы отправляете | Обычный размер | Какой вариант подойдёт |
|---|---|---|
| Текстовый договор | Обычно несколько МБ | Бесплатно, без регистрации, до 90 дней |
| Портфолио с фотографиями | Сотни МБ, иногда 1–2 ГБ | Бесплатно |
| Каталог для печати и сопроводительные файлы | Может занимать несколько ГБ | Бесплатно, если укладывается в лимит |
| Архив сканов за несколько лет | Может занимать десятки ГБ | SendGB Extra, 500 ГБ на передачу |
| Архив свыше 500 ГБ | Одна передача | SendGB Exceed, до 1 ТБ |
SendGB Extra стоит от €29,90 в год. Включает 1 ТБ хранилища. SendGB Extra хранит файлы до 1 года. Подходит для офисов, которые часто отправляют большие файлы.
SendGB Exceed не требует подписки. Передача объёмом 1 ТБ стоит €9,99. Код можно использовать один раз, он действителен 1 год. Ссылка доступна 7 дней. Этого достаточно для редкой отправки очень большого архива.
Файлы презентаций — отдельный формат, не PDF. Для отправки файла презентации см. руководство по отправке презентаций.
Как отправить
- 1
Добавьте PDF
Добавьте файл или папку в область загрузки на главной странице. Портфолио, договор и сопроводительные файлы войдут в одну передачу. Бесплатный лимит — 5 ГБ суммарно.
- 2
Отправьте ссылку
Отправьте ссылку получателю по электронной почте или скопируйте и вставьте её в сообщение. При отправке договора защитите передачу паролем. Отправьте пароль отдельно от ссылки.
- 3
Получатель скачивает файл
Получатель скачивает файлы по ссылке без создания аккаунта. При скачивании всей передачи структура папок сохраняется. При бесплатной передаче свыше 250 МБ файлы доступны 7 дней. При бесплатной передаче до 250 МБ файлы доступны до 90 дней. SendGB Extra хранит файлы до 1 года.
Что происходит с вашим файлом?
- Страницы, изображения и встроенные шрифты скачиваются без изменений. Пароль самого документа тоже сохраняется.
- Несколько PDF и папку с сопроводительными файлами можно включить в одну передачу.
- При добавлении папки её структура сохраняется. Получатель скачивает всё вместе.
- Если вы зададите пароль, одной ссылки будет недостаточно для скачивания файлов.
Что мы не делаем
- Мы не сжимаем PDF, не объединяем страницы и не преобразуем сканы в текст.
- Мы не встраиваем в документ недостающие шрифты. Если шрифт не встроен, он должен быть установлен на компьютере получателя.
- PDF можно открыть и просмотреть на странице скачивания. Очень большой файл для печати может медленно открываться в браузере. Основная задача — скачивание файла.
- Надстройки для Gmail или Outlook нет. Вы вставляете ссылку самостоятельно.
Частые вопросы
Сжимаются ли PDF при передаче?
Нет. SendGB не пересохраняет документ. Изображения, сканы, ссылки и встроенные шрифты сохраняются. Подпись в документе тоже скачивается без изменений, поскольку мы не изменяем файл.
Как обойти лимит Gmail в 25 МБ?
Не прикрепляйте PDF к письму. Портфолио и сканы превышают этот лимит. Создайте передачу и вставьте короткую ссылку в письмо Gmail. Письмо будет отправлено, даже если документ занимает 5 ГБ.
Нужно ли сжимать PDF перед отправкой?
Нет. Сжатие часто ухудшает качество фотографий и сканов внутри документа. Попытка уменьшить размер до 25 МБ может сделать файл для печати нечитаемым. Отправляйте его как есть.
Стоит ли разделять PDF и отправлять его несколькими письмами?
Нет. Получателю придётся скачивать части и расставлять их по порядку. Если одно письмо попадёт в спам, документ окажется неполным. Достаточно одной ссылки.
Можно ли отправить несколько PDF сразу?
Да. Добавьте портфолио, договор и сопроводительные файлы в одну область загрузки или папку. Бесплатный лимит относится к общему размеру, а не к количеству файлов. При скачивании всей передачи получателем структура папок сохраняется.
Почему PDF занимает так много места?
Обычно из-за изображений внутри. Цветной скан высокого разрешения может занимать несколько МБ на страницу. Сто страниц уже превышают лимит вложений. Портфолио или каталог с качеством изображений, подходящим для печати, может занимать сотни МБ, иногда несколько ГБ. Договор, содержащий только текст, обычно невелик и может поместиться в письмо.
Можно ли отправить договор, защитив передачу паролем?
Да. Задайте пароль для передачи. Отправьте пароль отдельно от ссылки. Это не тот же пароль, который используется для открытия самого документа. Если у PDF уже есть пароль, он сохраняется. Мы его не удаляем.
Можно ли просмотреть PDF перед скачиванием? Нужен ли получателю аккаунт?
PDF можно открыть и просмотреть на странице скачивания. Аккаунт, приложение и регистрация в SendGB не нужны. Очень большой файл для печати может медленно открываться в браузере. В этом случае лучше скачать файл и открыть его в своей программе.
Можно ли также отправить файлы Word или сканы страниц?
Для файлов Word см. [руководство по отправке файлов Word](/send-large-files/otpravit-bolshoy-fayl-word). Для папки со сканами см. [руководство по отправке сканов документов](/send-large-files/otpravit-skany-dokumentov). Также есть [руководство по отправке презентаций](/send-large-files/otpravit-bolshuyu-prezentatsiyu). Эта страница посвящена PDF. Если хотите включить всё в одну передачу, проверьте общий размер.
Что выбрать, если 5 ГБ недостаточно?
Одно портфолио, каталог или комплект тендерной документации обычно укладывается в 5 ГБ. При бесплатной передаче свыше 250 МБ файлы доступны 7 дней. При бесплатной передаче до 250 МБ файлы доступны до 90 дней. Для архива за несколько лет подойдёт SendGB Extra: 500 ГБ на передачу, 1 ТБ хранилища, от €29,90 в год. SendGB Extra хранит файлы до 1 года. Для одного архива объёмом свыше 500 ГБ достаточно SendGB Exceed: без подписки, €9,99 за передачу объёмом 1 ТБ и одноразовый код со сроком действия 1 год. Ссылка доступна 7 дней.
Отправьте ссылку для скачивания вместо вложения PDF
Портфолио и каталог могут уложиться в 5 ГБ. Более крупные архивы можно отправлять через SendGB Extra — до 500 ГБ, а через SendGB Exceed — до 1 ТБ за одну передачу.
Начать отправку