Почему нельзя отправить коммерческое предложение вложением в письме?
Предложение на одну страницу может поместиться в письме. Добавьте фотографии фасада, спецификацию и презентацию — и уже не поместится. Gmail не принимает вложения больше 25 МБ, а Outlook — больше примерно 20 МБ.
Неполный комплект может привести к недопониманию. Отправите только PDF — не будет подробной сметы. Отправите только файл Excel — не будет описания объёма работ. Если разослать файлы несколькими письмами, одно из писем с вложениями может попасть в спам. Клиент может перепутать старые цены с новым объёмом работ.
Клиент должен иметь возможность открыть полный комплект отправленных вами файлов.
| Способ отправки | Что происходит | Для передачи цен и объёма работ |
|---|---|---|
| Вложение в Gmail или Outlook | Вложения больше 20–25 МБ не отправляются | Короткий текст поместится, комплект файлов — нет |
| Только PDF | Можно прочитать, но нет таблицы с расчётами | Недостаточно |
| Несколько писем | Одно может не дойти | Не подходит |
| Общий диск | Нужен аккаунт; старые версии могут вызвать путаницу | Используйте с осторожностью |
| Ссылка SendGB | Файлы не меняются; аккаунт не нужен | Подходит для отправки |
В примере выше — коммерческое предложение с изображением фасада, презентацией, спецификацией, предложением в PDF и сметой. Подробнее об отправке таблиц — в руководстве как отправить файл Excel.
Отправить только PDF или все приложения?
PDF — это копия, которую читает клиент. Если формулы расчёта цен находятся в Excel, этот файл тоже нужно отправить. Презентация задаёт последовательность материалов для встречи. Спецификация описывает, как будут выполнены работы. Мы не создаём эти документы.
| Файл | Назначение | Если его нет |
|---|---|---|
| Предложение в PDF | Объём работ и цена в удобном для чтения виде | Клиент не видит, что ему предлагают |
| Смета | Подробные расчёты по позициям | Остаётся только итоговая сумма |
| Спецификация | Как будут выполнены работы | Объём работ описан только словами |
| Презентация | Последовательность материалов для встречи | Объяснению не хватает структуры |
| Изображения | Наглядное представление результата | Нет наглядного представления результата |
Файлы PDF и JPG можно открыть на странице скачивания. Файлы Excel и презентации — нельзя. Подробнее о презентациях — в руководстве как отправить большую презентацию. О PDF — в руководстве как отправить большой PDF.
Скачивание не означает согласия. Клиент мог даже не просмотреть файл. Свой ответ он отправляет вам. Мы его не фиксируем.
Отправляйте актуальную версию вместе со сметой
Если в одной папке два предложения, скачиваются оба. Мы не выбираем актуальное. Укажите версию в названии файла. В сопроводительном сообщении напишите «актуальный файл — предложение-v3».
| Что отправляете | Где находится | Если этого нет |
|---|---|---|
| Актуальное предложение | Основной PDF | Клиент читает старую цену |
| Таблица со сметой | В той же папке | Не видны отдельные позиции |
| Старая версия | Входит в передачу, если вы её добавили | Мы её не удаляем |
| Спецификация | Отдельный PDF | Объём работ описан не полностью |
| Изображение | В папке с изображениями | Нет наглядного материала |
Названия папок сохраняются, когда получатель скачивает всю передачу. При нажатии на отдельную фотографию скачивается только этот файл. Если изображений много, учитывайте лимит бесплатной передачи — 500 файлов. Подробнее — в руководстве как отправить папку.
Не делайте цены общедоступными. Установите пароль. Отправьте пароль отдельно от ссылки. Если у самого файла есть пароль, он тоже сохраняется.
Хватит ли 5 ГБ для коммерческого предложения?
Для текста, таблицы и нескольких изображений 5 ГБ часто достаточно. Для всех тендерных чертежей и фотоархива этого может не хватить. Лимит зависит от общего размера и количества файлов, а не от числа страниц. Мы не гарантируем, сколько файлов поместится.
| Что вы отправляете | На практике | Какого варианта достаточно |
|---|---|---|
| Короткое предложение | Часто несколько МБ | Бесплатно, без регистрации, до 90 дней |
| Предложение, таблица и спецификация | Десятки МБ | Бесплатно |
| Комплект с изображениями и презентацией | Может занимать около 1 ГБ | Бесплатно, если укладывается в лимит |
| Тендерные чертежи | Могут занимать десятки ГБ | SendGB Extra, 500 ГБ на передачу |
| Файл больше 500 ГБ | Разовая передача | SendGB Exceed, до 1 ТБ |
SendGB Extra стоит от €29,90 в год. Включает 2 500 файлов и 1 ТБ хранилища. SendGB Extra хранит файлы до 1 года. Подходит для офисов, которые часто отправляют большие файлы.
SendGB Exceed не требует подписки. Передача объёмом 1 ТБ стоит €9,99. Можно отправить 2 500 файлов. Код используется один раз и действует 1 год. При передаче через SendGB Exceed файлы доступны 7 дней. Этого достаточно для редкой отправки очень большого тендерного документа.
Если вы указали свой адрес электронной почты, вы получите одно уведомление, когда начнётся скачивание. При отправке по электронной почте вы получаете одно уведомление на каждого получателя. При отправке по ссылке вы получаете одно уведомление на каждую передачу. Если тот же человек скачает файлы повторно, новое письмо не придёт. Уведомление не означает, что предложение принято.
Как отправить
- 1
Добавьте файлы
Поместите в одну папку предложение в формате PDF, смету в виде таблицы, спецификацию и изображения. Добавьте папку в область загрузки. Общий лимит бесплатной передачи — 5 ГБ.
- 2
Отправьте ссылку
Отправьте ссылку клиенту по электронной почте или скопируйте и вставьте её в сообщение. Установите пароль, чтобы защитить данные о ценах. Отправьте пароль отдельно от ссылки. Если вы укажете свой адрес электронной почты, вы получите одно уведомление, когда начнётся скачивание.
- 3
Получатель скачивает файлы
Получатель скачивает файлы по ссылке без создания аккаунта. Файлы PDF и JPG можно открыть на странице скачивания. Файлы Excel и презентации — нельзя. Получатель открывает их в своих программах. При бесплатной передаче до 250 МБ файлы доступны до 90 дней. При бесплатной передаче свыше 250 МБ файлы доступны 7 дней. SendGB Extra хранит файлы до 1 года.
Что происходит с вашим файлом?
- Мы не меняем ваши файлы. Цены, объём работ и спецификации остаются без изменений.
- PDF, файлы Excel, презентации и изображения входят в одну передачу.
- Названия сохраняются при скачивании всей папки. При нажатии на отдельный файл структура папок не воссоздаётся.
- Если вы указали свой адрес электронной почты, вы получите одно уведомление, когда кто-то начнёт скачивание.
Что мы не делаем
- Мы не составляем ваше предложение. Не рассчитываем цены, не подписываем его и не превращаем в договор.
- Скачивание не означает, что предложение принято.
- Файлы Excel и презентации нельзя открыть на странице скачивания. Файлы PDF и JPG можно просмотреть.
- Мы не удаляем старые версии. Вы указываете, какой файл актуален.
Частые вопросы
Изменится ли моё предложение при передаче?
Нет. Мы не открываем файл. Цена, объём работ и дата остаются без изменений. Мы не вносим и не исправляем никакие цифры.
Достаточно ли отправить только PDF?
Для чтения его часто достаточно. Если расчёты цен находятся в Excel, отправьте и этот файл. Если спецификация оформлена отдельным документом, включите его в передачу. Мы не создаём PDF.
Означает ли скачивание, что предложение принято?
Нет. Скачивание даже не подтверждает, что файл просмотрели. Уведомление сообщает только о начале скачивания. Клиент отправляет вам согласие, отказ или запрос на доработку. Мы не фиксируем этот ответ.
Можно ли запутаться в нескольких версиях?
Отправляются все файлы, которые вы поместили в папку. Мы не удаляем старые версии. Укажите актуальный файл в сопроводительном сообщении, чтобы клиент не открыл не ту версию.
Сохранится ли смета без изменений?
Да. Мы не открываем файлы Excel и не выполняем расчёты по формулам. Формулы в ячейках сохраняются без изменений. Не удаляйте листы ради уменьшения размера файла. Подробные расчёты находятся на листе Excel. Здесь вы отправляете файл с расчётами вместе с предложением.
Можно ли отправить спецификацию и изображения вместе?
Да, если поместить их в одну папку. Спецификация описывает, как будут выполнены работы. Мы её не составляем. Структура папок сохраняется, когда получатель скачивает всю передачу. При нажатии на отдельное изображение скачивается только этот файл.
Как обойти ограничение Gmail в 25 МБ?
Не прикрепляйте предложение к письму. Фотография фасада и презентация превышают этот лимит. Короткий текстовый документ может в него уложиться. Создайте передачу и вставьте короткую ссылку. Сам файл в сообщение не входит.
Кто может увидеть цены?
Любой, у кого есть ссылка и кто знает пароль, может скачать файлы. Отправьте пароль отдельно от ссылки. Если у самого файла есть пароль на открытие, он тоже сохраняется. Мы его не удаляем.
Почему файл такой большой?
Текст предложения занимает мало места. Изображения высокого разрешения, презентации и объёмные спецификации увеличивают размер. Комплект фотографий фасада может превышать 1 ГБ. Мы не гарантируем, сколько файлов поместится. Лимит бесплатной передачи — 5 ГБ и 500 файлов.
Что выбрать, если 5 ГБ недостаточно?
Один комплект файлов коммерческого предложения часто укладывается в 5 ГБ. При бесплатной передаче до 250 МБ файлы доступны до 90 дней. При бесплатной передаче свыше 250 МБ файлы доступны 7 дней. Для полного комплекта тендерных чертежей нужен SendGB Extra: 500 ГБ на передачу, 2 500 файлов, 1 ТБ хранилища, от €29,90 в год, хранение файлов до 1 года. Для одного файла размером свыше 500 ГБ достаточно SendGB Exceed: без подписки, €9,99 за передачу объёмом 1 ТБ, 2 500 файлов и одноразовый код со сроком действия 1 год. При передаче через SendGB Exceed файлы доступны 7 дней.
Отправьте ссылку для скачивания, а не вложение в письме
Предложение с изображениями может уложиться в 5 ГБ. Отправляйте большие комплекты чертежей и фотографий объёмом до 500 ГБ через SendGB Extra или до 1 ТБ за одну передачу через SendGB Exceed.
Начать отправку