Waarom kun je grote Word-documenten niet per e-mail versturen?
Een rapport met alleen tekst past misschien in een e-mail. Een scriptie met ingeplakte figuren, screenshots of foto’s met een hoge resolutie niet. Gmail accepteert geen bijlagen boven 25 MB en Outlook accepteert geen bijlagen boven ongeveer 20 MB.
De gebruikelijke oplossingen tasten het document aan. Afbeeldingen comprimeren in Word levert vlekkerige afdrukken op. Als je het bestand over meerdere e-mails verdeelt, moet de ontvanger het weer samenvoegen. Voor een gedeelde schijf is vaak een account of toestemming nodig.
Het bestand dat de ontvanger opent, moet hetzelfde Word-bestand zijn dat je hebt geüpload.
| Methode | Wat gebeurt er? | Voor rapporten en contracten |
|---|---|---|
| Bijlage in Gmail of Outlook | Bijlagen boven 20–25 MB worden niet verstuurd | Niet geschikt |
| Afbeeldingen verkleinen in Word | Foto’s kunnen kwaliteit verliezen | Risicovol voor printwerk |
| Verdelen over meerdere e-mails | Onderdelen raken verspreid en er kan er één ontbreken | Niet geschikt |
| Gedeelde schijf | Het bestand kan beschikbaar blijven, maar de ontvanger heeft mogelijk een account nodig | Voorzichtig gebruiken |
| SendGB-link | Word-bestanden worden niet omgezet en de mapstructuur blijft behouden | Geschikt voor verzending |
Het voorbeeld hierboven is een scriptie die wordt ingeleverd: de volledige tekst, figuren en aanvullende enquêtes. Wil je ook een PDF meesturen zodat niemand de definitieve versie bewerkt, bekijk dan de gids voor het versturen van PDF-bestanden. Bekijk voor gescande pagina’s de gids voor het versturen van gescande documenten.
Een Word-bestand omzetten of ongewijzigd versturen
Word omzetten naar PDF is een aparte taak. Soms heb je beide nodig: één om te bewerken, één om te lezen. Wij voeren deze conversie niet uit. Als je beide uploadt, worden beide gedownload.
Alles in het document wordt meegestuurd: opmerkingen, bijgehouden wijzigingen en ingesloten tabellen. Wil je niet dat de ontvanger eerdere versies van het concept ziet, verwijder die inhoud dan zelf voordat je het bestand verstuurt.
| Verkleinde of omgezette kopie | Ongewijzigd verstuurd Word-bestand | |
|---|---|---|
| Doel | In een e-mail passen of de definitieve versie aanbieden om te lezen | Oorspronkelijk bestand om te bewerken |
| Afbeeldingen | Kunnen worden gecomprimeerd of ingesloten in een PDF | Blijven behouden |
| Opmerkingen en wijzigingen | Kunnen verloren gaan bij het omzetten | Blijven in het document |
| 25 MB | Kwaliteit wordt verminderd om binnen de limiet te passen | Hoeft niet binnen de limiet te passen |
| Wat wij doen | We zetten bestanden niet om en schonen ze niet op | We wijzigen het bestand niet |
Ook bestanden met macro’s openen we niet. De macro wordt niet uitgevoerd. Het bestand wordt ongewijzigd gedownload. Het programma van de ontvanger kan een aparte melding over de macro tonen.
Wat stuur je mee met een rapport?
Een omvangrijke inzending kan uit meerdere bestanden bestaan. Als een bijlage ontbreekt, is de inzending niet compleet.
| Bestand | Doel | Als het ontbreekt |
|---|---|---|
| Hoofdrapport of scriptie | Tekst om te bewerken | Het belangrijkste werk is niet aangeleverd |
| Bestand met figuren en grafieken | Houdt grote afbeeldingen apart | Het rapport is onvolledig |
| Aanvullende tabel | Cijfers en enquêtegegevens | De beoordeling is onvolledig |
| Begeleidende notitie | Legt uit wat elk bestand is | De ontvanger weet de volgorde niet |
| PDF-kopie | Definitieve versie om te lezen | Optioneel |
Staan de tabellen in Excel, zet dat bestand dan in dezelfde map. Bekijk de aparte gids voor het versturen van Excel-bestanden. Houd de map intact. Bij een download van de hele transfer blijft de structuur behouden. Een ZIP-bestand is niet nodig. Als je een ZIP-bestand maakt, openen we het archief niet.
Is 5 GB genoeg voor een Word-bestand?
5 GB is vaak genoeg voor één rapport of scriptie met afbeeldingen. Voor bestanden die je over meerdere jaren hebt verzameld, is het mogelijk niet genoeg. De limiet geldt voor de totale grootte, niet voor het aantal pagina’s. We garanderen geen vast aantal pagina’s.
| Wat verstuur je? | Gebruikelijke grootte | Welke optie volstaat? |
|---|---|---|
| Kort tekstrapport | Vaak enkele MB | Gratis, zonder registratie, maximaal 90 dagen |
| Scriptie of jaarverslag met afbeeldingen | Honderden MB, soms 1–2 GB | Gratis |
| Rapport, bijlagen en PDF samen | Kan meerdere GB zijn | Gratis als het binnen de limiet blijft |
| Documenten die over meerdere jaren zijn gearchiveerd | Kan tientallen GB zijn | SendGB Extra, 500 GB per transfer |
| Archief boven 500 GB | Eenmalige transfer | SendGB Exceed, tot 1 TB |
SendGB Extra is beschikbaar vanaf €29,90 per jaar. Je krijgt 1 TB opslag. SendGB Extra bewaart bestanden maximaal 1 jaar. Het is geschikt voor kantoren die regelmatig grote bestanden versturen.
Voor SendGB Exceed is geen abonnement nodig. Een transfer van 1 TB kost €9,99. De code is één keer te gebruiken en is 1 jaar geldig. De link blijft 7 dagen beschikbaar. Het volstaat als je af en toe een zeer groot archief verstuurt.
Als je je e-mailadres invult, krijg je één melding wanneer een download begint. Bij verzending per e-mail krijg je één melding per ontvanger. Bij verzending via een link krijg je één melding per transfer. Als dezelfde persoon opnieuw downloadt, krijg je geen tweede e-mail. De melding bevestigt niet dat de download is voltooid.
Zo verstuur je bestanden
- 1
Voeg je Word-bestanden toe
Voeg één bestand of een map toe aan het uploadvak op de homepage. Het rapport, de bijlagen en de notitie gaan in dezelfde transfer. De gratis limiet is 5 GB in totaal.
- 2
Verstuur de link
Verstuur de link naar het e-mailadres van de ontvanger of kopieer en plak hem in een bericht. Voeg een wachtwoord toe als je een contract verstuurt. Verstuur het wachtwoord apart van de link. Als je je eigen e-mailadres invult, krijg je één melding wanneer een download begint.
- 3
De ontvanger downloadt het bestand
De ontvanger downloadt via de link en maakt geen account aan. Word-bestanden worden niet geopend op de downloadpagina. De ontvanger downloadt het bestand en opent het in een eigen programma. Bij een download van de hele transfer blijft de mapstructuur behouden. Gratis transfers boven 250 MB blijven 7 dagen beschikbaar. Gratis transfers tot 250 MB blijven maximaal 90 dagen beschikbaar. SendGB Extra bewaart bestanden maximaal 1 jaar.
Wat gebeurt er met je bestand?
- De ingesloten afbeeldingen, tabellen en opmerkingen in het document blijven bij de download ongewijzigd.
- Meerdere Word-bestanden en een map met bijlagen gaan in dezelfde transfer.
- Als je een map toevoegt, blijft de structuur behouden. De ontvanger downloadt alles samen.
- Als je je e-mailadres invult, krijg je één melding wanneer iemand begint met downloaden.
Wat we niet doen
- We zetten Word niet om naar PDF. We verwijderen geen opmerkingen en accepteren geen bijgehouden wijzigingen.
- Word-bestanden worden niet geopend op de downloadpagina. De ontvanger opent het bestand op de eigen computer.
- Een downloadmelding bevestigt niet dat het hele bestand is gedownload. Als dezelfde persoon opnieuw downloadt, krijg je geen tweede e-mail.
- Er is geen invoegtoepassing voor Gmail of Outlook. Je plakt de link zelf.
Veelgestelde vragen
Worden Word-bestanden tijdens de transfer omgezet?
Nee. SendGB opent het document niet en slaat het niet opnieuw op. DOCX- en DOC-bestanden worden ongewijzigd gedownload. We zetten ze niet om naar PDF, voegen geen pagina’s samen en sluiten geen lettertypen in.
Hoe omzeil ik de limiet van 25 MB in Gmail?
Voeg het Word-bestand niet als bijlage toe aan je e-mail. Een rapport met afbeeldingen overschrijdt deze limiet. Maak een transfer aan en plak de korte link in Gmail. De e-mail wordt verstuurd, ook als het document groot is.
Moet ik mijn Word-bestand kleiner maken voordat ik het verstuur?
Nee. De ingebouwde compressiefunctie van Word vermindert de kwaliteit van foto’s in het document. Verstuur het bestand ongewijzigd als het bedoeld is om te printen of te archiveren. Een rapport met alleen tekst is al klein en past vaak in een e-mail.
Kan ik een Word-bestand delen met bijgehouden wijzigingen en opmerkingen?
Ja, als ze in het document staan, worden ze meegestuurd. We verwijderen ze niet. Wil je niet dat de ontvanger de oude tekst en opmerkingen ziet, accepteer dan zelf de wijzigingen en verwijder de opmerkingen voordat je het bestand verstuurt.
Kan ik meerdere Word-bestanden tegelijk versturen?
Ja. Zet het rapport, de bijlagen en de notitie in hetzelfde uploadvak of dezelfde map. De gratis limiet geldt voor de totale grootte, niet voor het aantal bestanden. Bij een download van de hele transfer blijft de mapstructuur behouden.
Waarom is mijn Word-document zo groot?
Meestal komt dat door afbeeldingen die erin zijn geplakt. Figuren en foto’s met een hoge resolutie kunnen de bestandsgrootte verhogen tot honderden MB, soms tot meer dan 1 GB. Een contract met alleen tekst blijft daarentegen binnen enkele MB. We garanderen geen vast aantal pagina’s. De limiet geldt voor de totale grootte, niet voor het aantal pagina’s.
Krijg ik een melding wanneer de ontvanger begint met downloaden?
Ja, als je je e-mailadres invult. Bij verzending per e-mail krijg je één melding per ontvanger. Bij verzending via een link krijg je één melding per transfer. De melding geeft aan dat de download is begonnen. Ze bevestigt niet dat het hele bestand is gedownload. Als dezelfde persoon opnieuw downloadt, krijg je geen tweede e-mail. Als je via een link verstuurt zonder een e-mailadres in te vullen, krijg je geen melding.
Kan de ontvanger een voorbeeld bekijken en is er een account nodig?
Word-bestanden worden niet geopend op de downloadpagina. De ontvanger downloadt het bestand en opent het in Word of een compatibel programma. Een account, app of registratie bij SendGB is niet nodig. Wil je de definitieve versie pagina voor pagina laten zien, voeg dan een PDF toe aan dezelfde transfer. Bekijk de [gids voor het versturen van PDF-bestanden](/send-large-files/grote-pdf-bestanden-versturen).
Kan ik ook PDF-bestanden, Excel-bestanden of scans meesturen?
Ja. Ze kunnen allemaal in dezelfde transfer. Controleer de totale grootte. Er zijn aparte gidsen voor [PDF-bestanden versturen](/send-large-files/grote-pdf-bestanden-versturen), [Excel-bestanden versturen](/send-large-files/grote-excel-bestanden-versturen) en [gescande documenten versturen](/send-large-files/gescande-documenten-versturen).
Welke optie kies ik als 5 GB niet genoeg is?
Een scriptie of rapport met afbeeldingen past vaak binnen 5 GB. Gratis transfers boven 250 MB blijven 7 dagen beschikbaar. Gratis transfers tot 250 MB blijven maximaal 90 dagen beschikbaar. Gebruik SendGB Extra voor documenten die je over meerdere jaren hebt gearchiveerd: 500 GB per transfer, 1 TB opslag, vanaf €29,90 per jaar. SendGB Extra bewaart bestanden maximaal 1 jaar. Voor één archief van meer dan 500 GB volstaat SendGB Exceed: geen abonnement, €9,99 voor een transfer van 1 TB. De code is één keer te gebruiken en is 1 jaar geldig. De link blijft 7 dagen beschikbaar.
Verstuur een downloadlink in plaats van het Word-bestand als e-mailbijlage
Een rapport met afbeeldingen kan binnen 5 GB passen. Verstuur een groter archief tot 500 GB met SendGB Extra, of tot 1 TB in één transfer met SendGB Exceed.
Start met versturen