Waarom kan ik gescande documenten niet als e-mailbijlage versturen?
Eén paspoortscan past mogelijk in een e-mail. Een omgevingsvergunningaanvraag met een notariële akte in kleur, een volmacht en bijbehorende tekeningen niet. Gmail accepteert geen bijlagen groter dan 25 MB en Outlook geen bijlagen groter dan ongeveer 20 MB.
De gebruikelijke omwegen gaan ten koste van de pagina’s. Verkleinen maakt tekst wazig. Als je het bestand over meerdere e-mails verdeelt, moet de ontvanger de onderdelen zelf op volgorde zetten. Belandt één e-mail in de spam, dan zijn de documenten niet compleet. Voor een gedeelde schijf is vaak een account of toestemming nodig.
De pagina die de ontvanger opent, moet dezelfde scan zijn die je hebt geüpload.
| Methode | Wat gebeurt er? | Voor notariële akten en paspoortscans |
|---|---|---|
| Bijlage in Gmail of Outlook | Bijlagen groter dan 20–25 MB worden niet verstuurd | Niet geschikt |
| Pagina’s verkleinen | Tekst kan onleesbaar worden | Een instantie kan duidelijke pagina’s eisen |
| Verdelen over meerdere e-mails | Onderdelen raken verspreid en er kan iets ontbreken | Niet geschikt |
| Gedeelde schijf | Het bestand kan beschikbaar blijven, maar de ontvanger heeft mogelijk een account nodig | Wees voorzichtig |
| SendGB-link | Pagina’s behouden hun oorspronkelijke formaat en de mapstructuur blijft behouden | Geschikt voor verzending |
Het voorbeeld hierboven is een omgevingsvergunningaanvraag: een kleuren-PDF, een notariële akte, twee pagina’s met paspoortscans en een volmacht in TIFF-formaat. Heb je een Word-document dat nog bewerkt moet worden? Gebruik dan de handleiding voor het versturen van Word-documenten. Voor een drukklare PDF bekijk je de handleiding voor het versturen van PDF-bestanden.
Scans versturen zonder kwaliteitsverlies of eerst verkleinen?
Een scan die is verkleind om binnen de bijlagelimiet te passen, kan er op het scherm goed uitzien. Bij het afdrukken of beoordelen schiet die tekort. Kleine tekst wordt minder scherp en stempels en handtekeningen zijn lastig te herkennen.
Door het bestand ongewijzigd te versturen, voorkom je deze problemen. Het bestand wordt niet opnieuw opgeslagen. Een PDF blijft een PDF. Een TIFF blijft een TIFF. We voegen losse JPG-pagina’s niet samen tot één document. We zetten tekst in een scan ook niet om naar selecteerbare tekst.
| Pagina met verminderde kwaliteit | Ongewijzigd verstuurde scan | |
|---|---|---|
| Doel | Binnen de bijlagelimiet passen | Notaris, bank, instantie, archief |
| Tekst | Kan wazig worden | Blijft behouden |
| TIFF | Wordt vaak omgezet naar PDF | Wordt gedownload als TIFF |
| 25 MB | Kwaliteit wordt verlaagd om binnen de limiet te passen | Hoeft niet binnen de limiet te passen |
| Wat wij doen | We verkleinen geen pagina’s en voegen ze niet samen | We laten het bestand ongewijzigd |
Een scan van een notarieel gewaarmerkte afdruk wordt op dezelfde manier verstuurd. We controleren de notariële waarmerking niet. De pagina wordt ongewijzigd gedownload.
Welke pagina’s verstuur je samen?
Een omgevingsvergunningaanvraag kan uit meerdere bestanden bestaan. Als een bijlage ontbreekt, is de aanvraag niet compleet.
| Document | Doel | Als het ontbreekt |
|---|---|---|
| Hoofdaanvraag | Ondertekend document in kleur | De aanvraag is niet compleet |
| Notariële akte, Kadasterdocument of contract | Hoofddocument | De beoordeling kan niet worden afgerond |
| Twee pagina’s met paspoortscans | Identificatie van de aanvrager | De documenten zijn niet compleet |
| Bijbehorende correspondentie | Gevraagde bijlage | De documenten zijn niet compleet |
Als je de pagina’s in een map zet, behoud dan die structuur. De map blijft behouden als de ontvanger de volledige transfer downloadt. Een ZIP is niet nodig. Als je een ZIP maakt, openen we het archief niet.
Paspoortscans en notariële akten bevatten gevoelige gegevens. Voeg een wachtwoord toe. Verstuur het wachtwoord apart van de link. Scherm vóór verzending alle informatie af die verborgen moet blijven. We maken geen tekst onleesbaar.
Is 5 GB genoeg voor gescande documenten?
5 GB is vaak genoeg voor één omgevingsvergunningaanvraag of notariële akte. Voor jaren aan gearchiveerde documenten is dat mogelijk niet genoeg. De limiet geldt voor de totale bestandsgrootte, niet voor het aantal pagina’s. We garanderen geen specifiek aantal pagina’s.
| Wat verstuur je? | Gebruikelijke grootte | Welke optie volstaat? |
|---|---|---|
| Eén paspoortscan | Vaak een paar MB | Gratis, zonder registratie, maximaal 90 dagen |
| Notariële akte in kleur en volmacht | Tientallen of honderden MB | Gratis |
| Grote map met een omgevingsvergunningaanvraag | Kan 1–2 GB zijn | Gratis als het binnen de limiet past |
| Jaren aan gescande archieven | Kan tientallen GB zijn | SendGB Extra, 500 GB per transfer |
| Archief groter dan 500 GB | Eenmalige transfer | SendGB Exceed, tot 1 TB |
SendGB Extra kost vanaf €29,90 per jaar. Je krijgt 1 TB opslag. SendGB Extra bewaart bestanden maximaal 1 jaar. Het is geschikt voor kantoren die regelmatig grote documentbestanden versturen.
Voor SendGB Exceed heb je geen lidmaatschap nodig. Een transfer van 1 TB kost €9,99. De code kan één keer worden gebruikt en is 1 jaar geldig. De link blijft 7 dagen beschikbaar. Het volstaat voor een incidenteel, zeer groot archief.
Als je je e-mailadres invult, krijg je één melding zodra de download begint. Bij verzending per e-mail krijg je één melding per ontvanger. Bij verzending via een link krijg je één melding per transfer. Als dezelfde persoon opnieuw downloadt, wordt er geen nieuwe e-mail verstuurd. De melding bevestigt niet dat de download is voltooid.
Zo verstuur je bestanden
- 1
Voeg je scans toe
Voeg een bestand of map toe aan het uploadvak op de homepage. Je omgevingsvergunningaanvraag, notariële akte en paspoortscans gaan in dezelfde transfer. De gratis limiet is 5 GB in totaal.
- 2
Verstuur de link
Verstuur de link naar het e-mailadres van de ontvanger of plak hem in een bericht. Voeg een wachtwoord toe voor paspoortscans en contracten. Verstuur het wachtwoord apart van de link. Als je je eigen e-mailadres invult, krijg je één melding zodra de download begint.
- 3
De ontvanger downloadt de bestanden
De ontvanger downloadt via de link en maakt geen account aan. PDF- en JPG-bestanden kunnen op de downloadpagina worden geopend en bekeken. TIFF-bestanden niet. De mapstructuur blijft behouden als de ontvanger de volledige transfer downloadt. Gratis transfers tot 250 MB blijven maximaal 90 dagen beschikbaar. Gratis transfers boven 250 MB blijven 7 dagen beschikbaar. SendGB Extra bewaart bestanden maximaal 1 jaar.
Wat gebeurt er met je bestand?
- De paginaresolutie blijft behouden. PDF-, JPG- en TIFF-bestanden worden ongewijzigd gedownload.
- Een map met meerdere gescande pagina’s gaat in één transfer. We voegen geen pagina’s samen en splitsen ze niet.
- Als je een map toevoegt, blijft de structuur behouden. De ontvanger downloadt alles tegelijk.
- Als je je e-mailadres invult, krijg je één melding zodra iemand de download start.
Wat we niet doen
- We verkleinen geen pagina’s, zetten geen bestanden om naar PDF en zetten scans niet om naar tekst.
- TIFF-bestanden kunnen niet op de downloadpagina worden geopend. PDF- en JPG-bestanden kunnen wel worden bekeken. Een zeer grote PDF kan traag zijn in een browser.
- Een downloadmelding bevestigt niet dat het hele bestand is gedownload. Als dezelfde persoon opnieuw downloadt, wordt er geen tweede e-mail verstuurd.
- Er is geen add-on voor Gmail of Outlook. Je plakt de link zelf.
Veelgestelde vragen
Verlaagt SendGB de kwaliteit van gescande documenten?
Nee. SendGB slaat pagina’s niet opnieuw op. PDF-, JPG- en TIFF-bestanden worden gedownload met de resolutie waarin je ze hebt geüpload. Tekst wordt niet wazig en kleuren vervagen niet.
Hoe omzeil ik de limiet van 25 MB van Gmail?
Voeg de scan niet als bijlage aan je e-mail toe. Een omgevingsvergunningaanvraag in kleur overschrijdt deze limiet. Maak een transfer aan en plak de korte link in Gmail. De e-mail wordt verstuurd, ook als het bestand groot is.
Moet ik gescande pagina’s comprimeren voordat ik ze verstuur?
Nee. Een scan verkleinen tot minder dan 25 MB kan hem onleesbaar maken. Een notaris, bank of instantie kan duidelijke pagina’s eisen. Verstuur de scan ongewijzigd. Eén paspoortscan is vaak klein genoeg voor een e-mailbijlage. Een grote omgevingsvergunningaanvraag niet.
Zetten jullie pagina’s om naar PDF of scans naar tekst?
Nee. We zetten TIFF niet om naar PDF. We voegen losse JPG-pagina’s niet samen tot één document. We zetten tekst in een scan ook niet om naar selecteerbare tekst. Het bestand dat je uploadt, is het bestand dat de ontvanger downloadt.
Kan ik meerdere scans tegelijk versturen?
Ja. Voeg de omgevingsvergunningaanvraag, notariële akte en paspoortscans toe aan hetzelfde uploadvak of dezelfde map. De gratis limiet geldt voor de totale bestandsgrootte, niet voor het aantal pagina’s. De mapstructuur blijft behouden als de ontvanger de volledige transfer downloadt.
Waarom zijn gescande documenten zo groot?
Een kleurenpagina met een hoge resolutie kan meerdere MB groot zijn. Honderd pagina’s overschrijden de bijlagelimiet. Een zwart-witte tekstpagina is veel kleiner. Een grote map kan al snel groter zijn dan 1 GB. We garanderen geen aantal pagina’s. De limiet geldt voor de totale bestandsgrootte, niet voor het aantal pagina’s.
Kan de ontvanger scans bekijken voordat de download begint?
PDF-bestanden kunnen op de downloadpagina worden geopend en bekeken. JPG-bestanden kunnen ook worden geopend. TIFF-bestanden niet. De ontvanger downloadt een TIFF en opent die met eigen software. Een zeer grote PDF kan traag zijn in een browser. In dat geval is het beter om het bestand te downloaden. De ontvanger heeft geen account nodig.
Kan ik een wachtwoord toevoegen voor paspoortscans en notariële akten?
Ja. Voeg een wachtwoord toe aan de transfer. Verstuur het wachtwoord apart van de link. Iemand die de link ziet, kan zonder het wachtwoord niet downloaden. We maken geen tekst op de pagina onleesbaar. Scherm vóór verzending alle informatie af die verborgen moet blijven.
Krijg ik een melding als de ontvanger de download start?
Ja, als je je e-mailadres invult. Bij verzending per e-mail krijg je één melding per ontvanger. Bij verzending via een link krijg je één melding per transfer. De melding geeft aan dat de download is gestart. Ze bevestigt niet dat het hele bestand is gedownload. Als dezelfde persoon opnieuw downloadt, wordt er geen nieuwe e-mail verstuurd. Als je via een link verstuurt zonder je e-mailadres in te vullen, krijg je geen melding.
Welke optie kies ik als 5 GB niet genoeg is?
Een enkele omgevingsvergunningaanvraag of notariële akte past vaak binnen 5 GB. Gratis transfers tot 250 MB blijven maximaal 90 dagen beschikbaar. Gratis transfers boven 250 MB blijven 7 dagen beschikbaar. Voor een archief met jaren aan gescande documenten kies je SendGB Extra: 500 GB per transfer, 1 TB opslag, vanaf €29,90 per jaar, met een bewaartermijn van maximaal 1 jaar. Voor een eenmalig archief groter dan 500 GB volstaat SendGB Exceed: geen lidmaatschap, €9,99 voor een transfer van 1 TB en een code die je één keer kunt gebruiken en die 1 jaar geldig is. De link blijft 7 dagen beschikbaar.
Verstuur een downloadlink, geen e-mailbijlage
Een omgevingsvergunningaanvraag in kleur kan binnen 5 GB passen. Verstuur een groter archief tot 500 GB met SendGB Extra, of tot 1 TB in één transfer met SendGB Exceed.
Start met versturen