Pourquoi ne peut-on pas envoyer un lot de factures en pièces jointes ?
Une seule facture PDF peut tenir dans un e-mail. Ajoutez un relevé, un bordereau d’expédition scanné et une photo d’entrepôt, et la limite sera dépassée. Gmail n’accepte pas les pièces jointes de plus de 25 Mo ; la limite d’Outlook est d’environ 20 Mo.
Un lot incomplet prive le service comptable d’informations. Si vous envoyez uniquement la facture, la preuve de livraison manque. Si vous envoyez uniquement le relevé, la facture à laquelle il se rapporte peut être difficile à identifier. Réduire la taille d’un document scanné peut aussi rendre le texte illisible.
Le lot ouvert par le service comptable doit contenir les fichiers que vous avez ajoutés. Ce n’est pas ici que vous émettez la facture originale.
| Méthode | Résultat | Pour les factures et justificatifs |
|---|---|---|
| Pièce jointe Gmail ou Outlook | Les pièces jointes de plus de 20–25 Mo ne peuvent pas être envoyées | Un seul PDF peut tenir dans la limite ; pas le lot complet |
| Facture seule | Les justificatifs sont omis | Le dossier comptable est incomplet |
| Réduction de la taille du document scanné | Le texte peut devenir illisible | Risqué |
| Espace de stockage partagé | Nécessite un compte ; la disponibilité peut être incertaine | À utiliser avec prudence |
| Lien SendGB | Les fichiers restent intacts ; aucun compte requis | Adapté à l’envoi de copies |
L’exemple ci-dessus correspond au lot d’une période : une photo d’entrepôt, un bordereau d’expédition scanné, un contrat, un relevé et une facture. Une proposition commerciale est un fichier distinct. Consultez le guide d’envoi d’une proposition commerciale pour l’envoyer.
Factures originales et copies de fichiers
Vous émettez vos factures dans votre propre système et y effectuez les déclarations fiscales obligatoires. Nous ne nous connectons pas aux autorités fiscales. Nous n’apposons pas de sceaux fiscaux. Nous ne calculons pas la TVA.
Vous envoyez ici la copie PDF de la facture et ses justificatifs. Si le dossier contient des fichiers XML, ils sont eux aussi téléchargés sans modification. Nous ne validons pas les fichiers XML et ne les transmettons pas aux autorités fiscales.
| Émission de factures | Lot SendGB | |
|---|---|---|
| Objectif | Émettre la facture originale | Envoyer des PDF, des relevés et des justificatifs |
| Qui s’en charge | Votre propre système | Vous téléversez les fichiers |
| Montant | Le montant que vous facturez | Le contenu du fichier reste intact |
| Paiement | Votre banque et vos documents comptables | Un téléchargement n’est pas un paiement |
| Notre rôle | Nous n’émettons pas de factures et ne transmettons pas de déclarations fiscales | Nous n’ouvrons pas les fichiers |
Les fichiers PDF et JPG peuvent être ouverts sur la page de téléchargement. Ce n’est pas le cas des fichiers Excel. Pour en savoir plus sur l’envoi de relevés, consultez le guide d’envoi de fichiers Excel. Pour les PDF, consultez le guide d’envoi de fichiers PDF.
Envoyer les justificatifs ensemble
Un relevé récapitule les débits et les crédits d’une période. Un bon de livraison atteste la livraison des marchandises. Tous deux doivent accompagner la facture.
| Fichier | Rôle | S’il manque |
|---|---|---|
| Facture PDF | Copie indiquant le montant | La facture concernée est difficile à identifier |
| Relevé | Débits et crédits de la période | Les écritures sont dispersées |
| Bon de livraison | Atteste l’expédition des marchandises | Aucune preuve écrite de livraison |
| Contrat | Précise les travaux facturés | Le périmètre doit être retrouvé ailleurs |
| Photo de livraison | Montre les travaux sur site | Seul le montant est envoyé |
Les noms des dossiers sont conservés lorsque le destinataire télécharge l’intégralité du transfert. Un clic sur une seule photo ne télécharge que ce fichier. Si vous avez de nombreux PDF de factures, la limite gratuite est de 500 fichiers. Consultez le guide de transfert de dossiers pour en savoir plus.
Ajoutez un mot de passe. Envoyez le mot de passe séparément du lien. Évitez que toute personne ayant accès au lien puisse consulter les montants des factures.
Ce lien n’est pas une archive répondant aux obligations légales de conservation. Les transferts gratuits de 250 Mo ou moins restent disponibles jusqu’à 90 jours. Les transferts gratuits de plus de 250 Mo restent disponibles pendant 7 jours. SendGB Extra conserve les fichiers jusqu’à 1 an. Conservez l’original dans votre propre système comptable.
5 Go suffisent-ils pour un lot de factures ?
Les factures, relevés et quelques documents scannés d’une période tiennent souvent dans 5 Go. Ce n’est pas toujours le cas de plusieurs années de documents scannés. La limite dépend de la taille totale et du nombre de fichiers, pas du nombre de factures. Un ensemble de PDF distincts dépassant 500 fichiers franchit aussi la limite du nombre de fichiers. Nous ne garantissons pas de nombre de factures.
| Contenu de l’envoi | Taille habituelle | Formule suffisante |
|---|---|---|
| Une seule facture PDF | Généralement quelques Mo | Gratuit, sans inscription, jusqu’à 90 jours |
| Facture, relevé et bon de livraison | Des dizaines de Mo | Gratuit |
| Lot avec photos de livraison | Peut atteindre des centaines de Mo | Gratuit si les limites sont respectées |
| Plusieurs années de documents scannés | Des dizaines de Go ou plus de 500 fichiers | SendGB Extra, 500 Go par transfert |
| Archive de plus de 500 Go | Un seul transfert | SendGB Exceed, jusqu’à 1 To |
SendGB Extra est proposé à partir de €29,90 par an. Il permet d’envoyer jusqu’à 2 500 fichiers par transfert et inclut 1 To de stockage. SendGB Extra conserve les fichiers jusqu’à 1 an. Il convient aux entreprises qui envoient fréquemment des lots volumineux. Cette durée ne remplace pas la durée légale de conservation.
SendGB Exceed ne nécessite pas d’abonnement. Un transfert de 1 To coûte €9,99. Vous pouvez envoyer 2 500 fichiers. Le code est à usage unique et valable 1 an. Le lien reste disponible pendant 7 jours. Cette formule suffit pour l’envoi occasionnel d’une archive très volumineuse.
Si vous indiquez votre adresse e-mail, vous recevez une notification au début d’un téléchargement. Avec l’envoi par e-mail, vous recevez une notification par destinataire. Avec l’envoi par lien, vous recevez une notification par transfert. Si la même personne télécharge à nouveau les fichiers, vous ne recevez pas d’autre e-mail. La notification ne signifie pas que la facture a été payée.
Comment envoyer
- 1
Ajoutez vos fichiers
Placez la facture PDF, le relevé au format tableur, le bordereau d’expédition et les photos de livraison dans le même dossier. Ajoutez ce dossier à la zone de téléversement. La limite gratuite est de 5 Go au total.
- 2
Envoyez le lien
Envoyez le lien par e-mail au service comptable ou copiez-collez-le dans un message. Ajoutez un mot de passe. Envoyez le mot de passe séparément du lien. Si vous indiquez votre adresse e-mail, vous recevez une notification au début d’un téléchargement.
- 3
Le destinataire télécharge les fichiers
Le destinataire télécharge les fichiers via le lien sans créer de compte. Les fichiers PDF et JPG peuvent être ouverts sur la page de téléchargement. Ce n’est pas le cas des fichiers Excel. Le destinataire les ouvre dans son propre logiciel. Les transferts gratuits de 250 Mo ou moins restent disponibles jusqu’à 90 jours. Les transferts gratuits de plus de 250 Mo restent disponibles pendant 7 jours. SendGB Extra conserve les fichiers jusqu’à 1 an.
Que devient votre fichier ?
- Nous ne modifions pas vos fichiers. Les montants, les dates et les justificatifs restent intacts.
- Les factures, relevés, bons de livraison et photos sont regroupés dans le même transfert.
- Les noms sont conservés lors du téléchargement du dossier entier. Le téléchargement d’un seul fichier ne recrée pas l’arborescence des dossiers.
- Si vous indiquez votre adresse e-mail, vous recevez une notification lorsqu’une personne commence le téléchargement.
Ce que nous ne faisons pas
- Nous n’émettons pas de factures, ne transmettons pas de déclarations fiscales, n’apposons pas de sceaux fiscaux et ne calculons pas la TVA.
- Un téléchargement ne signifie pas que la facture a été payée ou acceptée.
- Ce lien n’est pas une archive répondant aux obligations légales de conservation. Les transferts gratuits de 250 Mo ou moins restent disponibles jusqu’à 90 jours. Les transferts gratuits de plus de 250 Mo restent disponibles pendant 7 jours.
- Les fichiers Excel ne peuvent pas être ouverts sur la page de téléchargement. Les fichiers PDF et JPG peuvent être consultés.
Questions fréquentes
Ce service remplace-t-il l’émission d’une facture ?
Non. SendGB transfère des copies de factures existantes. Il n’émet pas de factures et ne transmet pas de déclarations fiscales. Vous envoyez ici la copie PDF de la facture et ses justificatifs. Vous émettez la facture originale dans votre propre système.
Peut-on aussi envoyer des factures XML ?
Oui. Placez-les dans le dossier. Elles seront téléchargées sans modification. Nous ne lisons pas le XML, ne le validons pas et ne le transmettons pas aux autorités fiscales. Toute transmission officielle obligatoire passe par le système que vous utilisez pour émettre vos factures.
Peut-on envoyer des relevés et des bons de livraison ensemble ?
Oui, si vous les placez dans le même dossier. Un relevé récapitule les débits et les crédits d’une période. Un bon de livraison atteste la livraison des marchandises. Nous ne créons aucun de ces deux documents.
Un téléchargement signifie-t-il que la facture a été payée ?
Non. Un téléchargement ne prouve ni la réception du paiement ni l’acceptation de la facture. La notification vous indique seulement qu’un téléchargement a commencé. Vous assurez vous-même le suivi du paiement.
Les montants seront-ils modifiés ?
Non. Nous n’ouvrons pas vos fichiers. Les chiffres du PDF et les formules Excel restent intacts. Nous ne calculons pas la TVA. Ne supprimez pas de feuilles pour réduire la taille du tableur.
Comment contourner la limite de 25 Mo de Gmail ?
Ne joignez pas le lot à votre e-mail. Une seule facture PDF peut tenir dans la limite. Un bordereau d’expédition scanné accompagné d’une photo de livraison la dépassera. Créez le transfert et collez le lien court. Aucun module complémentaire n’est nécessaire.
Les destinataires peuvent-ils prévisualiser les fichiers, et leur faut-il un compte ?
Les destinataires peuvent prévisualiser les fichiers PDF et JPG sur la page de téléchargement, mais pas les fichiers Excel. Le destinataire n’a pas besoin de compte. Un document scanné très volumineux peut se charger lentement dans un navigateur. Dans ce cas, il est plus fiable de télécharger le fichier et de l’ouvrir dans son propre logiciel.
Pourquoi les lots de factures sont-ils volumineux, et combien de factures peut-on envoyer ?
La facture elle-même est généralement légère. Les bordereaux d’expédition scannés et les photos de livraison alourdissent le lot. Nous ne garantissons pas de nombre de factures. Les transferts gratuits autorisent 5 Go et 500 fichiers. Si vous ajoutez chaque facture dans un PDF distinct, une archive de plus de 500 fichiers nécessite SendGB Extra.
Combien de temps les fichiers restent-ils disponibles ?
Les transferts gratuits de 250 Mo ou moins restent disponibles jusqu’à 90 jours. Les transferts gratuits de plus de 250 Mo restent disponibles pendant 7 jours. SendGB Extra conserve les fichiers jusqu’à 1 an. Il ne s’agit pas de la durée légale de conservation des documents comptables. Conservez l’original dans vos propres archives.
Quelle formule choisir si 5 Go ne suffisent pas ?
Le lot d’une période tient souvent dans 5 Go. Plusieurs années de factures scannées nécessitent SendGB Extra : 500 Go par transfert, 2 500 fichiers, 1 To de stockage, à partir de €29,90 par an, avec des fichiers conservés jusqu’à 1 an. Pour une seule archive de plus de 500 Go, SendGB Exceed suffit : sans abonnement, €9,99 pour un transfert de 1 To, 2 500 fichiers et un code à usage unique valable 1 an. Le lien reste disponible pendant 7 jours.
Envoyez un lien de téléchargement, pas un lot de factures en pièce jointe
Les factures et justificatifs d’une période peuvent tenir dans 5 Go. Envoyez plusieurs années de documents scannés avec SendGB Extra, jusqu’à 500 Go par transfert, ou avec SendGB Exceed, jusqu’à 1 To en un seul transfert.
Envoyer des fichiers