Porque não consigo enviar propostas comerciais como anexos de e-mail?
Um orçamento de uma página pode caber num e-mail. Com fotografias da fachada, especificações e uma apresentação, já não cabe. O Gmail não aceita anexos com mais de 25 MB e o Outlook não aceita anexos com mais de cerca de 20 MB.
Um conjunto incompleto de documentos pode causar mal-entendidos. Se enviar apenas o PDF, falta a discriminação de preços. Se enviar apenas o ficheiro Excel, falta o âmbito do trabalho. Dividir os ficheiros por vários e-mails também pode deixar um anexo retido na pasta de spam. O cliente pode confundir os preços antigos com o novo âmbito.
O cliente deve abrir o conjunto completo de ficheiros que enviou.
| Método de envio | O que acontece | Adequação ao envio dos preços e do âmbito |
|---|---|---|
| Anexo no Gmail ou Outlook | Os anexos com mais de 20–25 MB não são enviados | Um texto curto cabe, o conjunto completo não |
| Apenas PDF | É legível, mas falta a folha de cálculo | Não é suficiente |
| Divisão por vários e-mails | Um deles pode faltar | Não é adequado |
| Unidade partilhada | Exige uma conta; as versões antigas podem causar confusão | Usar com cuidado |
| Link do SendGB | Os ficheiros mantêm-se inalterados; não é necessária uma conta | Adequado para a entrega |
O exemplo acima é uma proposta comercial: uma imagem da fachada, uma apresentação, as especificações, o PDF da proposta e a discriminação de preços. Para saber mais sobre o envio de folhas de cálculo, consulte como enviar ficheiros Excel.
Devo enviar só o PDF ou todos os documentos de apoio?
O PDF é a cópia que o cliente lê. Se as fórmulas dos preços estiverem em Excel, esse ficheiro também deve seguir. A apresentação organiza os conteúdos da reunião. As especificações descrevem como o trabalho será feito. Não criamos estes documentos.
| Ficheiro | Finalidade | Se faltar |
|---|---|---|
| PDF da proposta | Cópia legível do âmbito e do preço | O cliente não consegue ver o que está a ser proposto |
| Discriminação de preços | Cálculos por item | Resta apenas o total |
| Especificações | Como o trabalho será feito | O âmbito fica descrito apenas verbalmente |
| Apresentação | Sequência da reunião | A explicação fica sem estrutura |
| Imagens | Representação visual do que será entregue | O trabalho permanece abstrato |
Os ficheiros PDF e JPG podem ser abertos na página para descarregar. Os ficheiros Excel e as apresentações não. Para saber mais sobre apresentações, consulte como enviar apresentações. Para os PDF, consulte como enviar ficheiros PDF.
Descarregar não significa aceitar. O cliente pode nem sequer ter visualizado o ficheiro. A resposta é enviada diretamente ao remetente. Não a registamos.
Envie a versão e os preços juntos
Se a mesma pasta contiver duas propostas, ambas são descarregadas. Não escolhemos a versão atual. Inclua a versão no nome do ficheiro. Na sua mensagem, escreva “o ficheiro atual é proposta-v3”.
| Item | Onde deve estar | Se faltar |
|---|---|---|
| Proposta atual | PDF principal | O cliente lê o preço antigo |
| Folha de cálculo de preços | Na mesma pasta | Os valores por item não ficam visíveis |
| Versão antiga | Incluída se a tiver adicionado | Não a eliminamos |
| Especificações | PDF separado | O âmbito fica incompleto |
| Imagem | Na pasta de imagens | A representação visual não é incluída |
Os nomes das pastas são preservados quando o destinatário descarrega a transferência completa. Clicar numa única fotografia descarrega apenas esse ficheiro. Se tiver muitas imagens, o limite gratuito é de 500 ficheiros. Para mais detalhes, consulte como enviar pastas.
Não torne os preços públicos. Adicione uma palavra-passe. Envie a palavra-passe separadamente do link. Se o ficheiro tiver uma palavra-passe própria, esta também se mantém.
5 GB são suficientes para uma proposta comercial?
Para texto, uma folha de cálculo e algumas imagens, 5 GB são muitas vezes suficientes. Podem não chegar para todos os desenhos de um concurso e um arquivo de fotografias. O limite depende do tamanho total e do número de ficheiros, não do número de páginas. Não garantimos quantos ficheiros cabem.
| O que vai enviar | Na prática | Que opção é suficiente |
|---|---|---|
| Orçamento curto | Muitas vezes, alguns MB | Gratuito, sem registo, até 90 dias |
| Proposta, folha de cálculo e especificações | Dezenas de MB | Gratuito |
| Conjunto com imagens e uma apresentação | Pode rondar 1 GB | Gratuito se couber |
| Desenhos para concurso | Podem ocupar dezenas de GB | SendGB Extra, 500 GB por transferência |
| Ficheiro com mais de 500 GB | Transferência pontual | SendGB Exceed, até 1 TB |
O SendGB Extra está disponível a partir de €29,90 por ano. Inclui 2.500 ficheiros e 1 TB de armazenamento. O SendGB Extra guarda os ficheiros até 1 ano. É adequado para escritórios que enviam ficheiros grandes com frequência.
O SendGB Exceed não exige subscrição. Uma transferência de 1 TB custa €9,99. Pode enviar 2.500 ficheiros. O código pode ser utilizado uma única vez e é válido durante 1 ano. As transferências do SendGB Exceed ficam disponíveis durante 7 dias. É suficiente para o envio ocasional de um documento de concurso muito grande.
Se indicar o seu endereço de e-mail, recebe uma única notificação quando alguém começar a descarregar. No envio por e-mail, recebe uma única notificação por destinatário. No envio por link, recebe uma única notificação por transferência. Se a mesma pessoa voltar a descarregar, não é enviado um novo e-mail. A notificação não significa que a proposta foi aceite.
Como enviar
- 1
Adicione os ficheiros
Coloque o PDF da proposta, a folha de cálculo de preços, as especificações e as imagens na mesma pasta. Adicione a pasta à área de carregamento. O limite gratuito é de 5 GB no total.
- 2
Envie o link
Envie o link ao cliente por e-mail ou copie-o e cole-o numa mensagem. Adicione uma palavra-passe para proteger os preços. Envie a palavra-passe separadamente do link. Se indicar o seu endereço de e-mail, recebe uma única notificação quando alguém começar a descarregar.
- 3
O destinatário descarrega os ficheiros
O destinatário descarrega os ficheiros através do link sem criar uma conta. Os ficheiros PDF e JPG podem ser abertos na página para descarregar. Os ficheiros Excel e as apresentações não. O destinatário abre esses ficheiros no seu próprio software. As transferências gratuitas até 250 MB ficam disponíveis até 90 dias. As transferências gratuitas com mais de 250 MB ficam disponíveis durante 7 dias. O SendGB Extra guarda os ficheiros até 1 ano.
O que acontece ao seu ficheiro?
- Não alteramos os ficheiros. Os preços, o âmbito e as especificações mantêm-se.
- Os PDF, os ficheiros Excel, as apresentações e as imagens seguem na mesma transferência.
- Os nomes são preservados quando se descarrega a pasta completa. Clicar num único ficheiro não recria a estrutura de pastas.
- Se indicar o seu endereço de e-mail, recebe uma única notificação quando alguém começar a descarregar.
O que não fazemos
- Não escrevemos a proposta. Não calculamos preços, não a assinamos nem a transformamos num contrato.
- Descarregar a proposta não significa aceitá-la.
- Os ficheiros Excel e as apresentações não podem ser abertos na página para descarregar. Os ficheiros PDF e JPG podem ser visualizados.
- Não removemos versões antigas. Cabe-lhe indicar qual é o ficheiro atual.
Perguntas frequentes
A proposta é alterada durante a transferência?
Não. Não abrimos o ficheiro. O preço, o âmbito e a data mantêm-se. Não introduzimos nem corrigimos valores.
Basta enviar um PDF?
Muitas vezes, basta para leitura. Se os cálculos dos preços estiverem em Excel, envie também esse ficheiro. Se as especificações estiverem num documento separado, inclua-o. Não criamos o PDF.
Descarregar a proposta significa que foi aceite?
Não. Descarregar nem sequer confirma que o ficheiro foi visualizado. A notificação apenas indica que alguém começou a descarregar. O cliente envia-lhe uma aceitação, uma recusa ou um pedido de revisão. Não registamos essa resposta.
Várias versões podem causar confusão?
Todos os ficheiros que colocar na pasta são enviados. Não eliminamos versões antigas. Na sua mensagem, indique o nome do ficheiro atual para que o cliente não abra a versão errada.
A folha de cálculo de preços mantém-se intacta?
Sim. Não abrimos ficheiros Excel nem calculamos fórmulas. As fórmulas das células mantêm-se intactas. Não elimine folhas para reduzir o tamanho do ficheiro. Os detalhes estão na folha de Excel. Aqui, envia o ficheiro de preços juntamente com a proposta.
Posso enviar especificações e imagens juntas?
Sim, se as colocar na mesma pasta. As especificações descrevem como o trabalho será feito. Não as escrevemos. A estrutura de pastas mantém-se quando o destinatário descarrega a transferência completa. Clicar numa única imagem descarrega apenas esse ficheiro.
Como contornar o limite de 25 MB do Gmail?
Não anexe a proposta ao e-mail. Uma fotografia da fachada e uma apresentação ultrapassam este limite. Um documento de texto curto pode caber. Crie a transferência e cole o link curto. O ficheiro não fica incluído na mensagem.
Quem pode ver os preços?
Qualquer pessoa que tenha o link e conheça a palavra-passe pode descarregar. Envie a palavra-passe separadamente do link. Se o ficheiro tiver uma palavra-passe própria para o abrir, esta também se mantém. Não a removemos.
Porque é que o ficheiro é tão grande?
O texto da proposta ocupa pouco espaço. As imagens de alta resolução, as apresentações e as especificações extensas aumentam o tamanho. Um conjunto de imagens de uma fachada pode ultrapassar 1 GB. Não garantimos quantos ficheiros cabem. O limite da transferência gratuita é de 5 GB e 500 ficheiros.
Que opção escolher se 5 GB não forem suficientes?
Uma proposta com todos os anexos cabe muitas vezes em 5 GB. As transferências gratuitas até 250 MB ficam disponíveis até 90 dias. As transferências gratuitas com mais de 250 MB ficam disponíveis durante 7 dias. Um conjunto completo de desenhos para concurso exige o SendGB Extra: 500 GB por transferência, 2.500 ficheiros, 1 TB de armazenamento, a partir de €29,90 por ano, com os ficheiros guardados até 1 ano. Para um único ficheiro com mais de 500 GB, o SendGB Exceed é suficiente: sem subscrição, €9,99 por uma transferência de 1 TB, 2.500 ficheiros e um código de utilização única válido durante 1 ano. As transferências do SendGB Exceed ficam disponíveis durante 7 dias.
Envie um link para descarregar, não um anexo de e-mail
Uma proposta com imagens pode caber em 5 GB. Envie conjuntos grandes de desenhos e fotografias até 500 GB com o SendGB Extra, ou até 1 TB numa única transferência com o SendGB Exceed.
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