Porque não consigo enviar faturas em anexo por e-mail?
Um único PDF de uma fatura pode caber num e-mail. Junte um extrato de conta corrente, uma guia de remessa digitalizada e uma fotografia do armazém, e já não cabe. O Gmail não aceita anexos com mais de 25 MB; o limite do Outlook é de aproximadamente 20 MB.
Um conjunto incompleto deixa a contabilidade sem toda a informação. Envie apenas a fatura e falta o comprovativo de entrega. Envie apenas o extrato de conta corrente e pode não ser claro a que fatura se refere. Reduzir o tamanho de um documento digitalizado também pode tornar o texto ilegível.
O conjunto que a contabilidade abre deve conter os ficheiros que adicionou. Não é aqui que emite a fatura original.
| Método | O que acontece | Para faturas e documentos de suporte |
|---|---|---|
| Anexo no Gmail ou Outlook | Os anexos com mais de 20–25 MB não são enviados | Um único PDF pode caber; o conjunto não |
| Apenas a fatura | Os documentos de suporte ficam de fora | Os registos contabilísticos ficam incompletos |
| Reduzir o tamanho do documento digitalizado | O texto pode ficar ilegível | Arriscado |
| Unidade partilhada | Exige uma conta; a disponibilidade pode não ser clara | Usar com cuidado |
| Link do SendGB | Os ficheiros mantêm-se intactos; não exige conta | Adequado para enviar cópias |
O exemplo acima reúne os documentos de um período: uma fotografia do armazém, uma guia de remessa digitalizada, um contrato, um extrato de conta corrente e uma fatura. Uma proposta é um ficheiro separado. Use o guia para enviar propostas comerciais para a enviar.
Faturas originais e cópias dos ficheiros
Emite as faturas no seu próprio sistema e trata aí das declarações fiscais obrigatórias. Não nos ligamos às autoridades fiscais. Não aplicamos selos fiscais. Não calculamos o IVA.
Aqui, envia a cópia da fatura em PDF e os respetivos documentos de suporte. Se a pasta incluir XML, este também é descarregado sem alterações. Não validamos ficheiros XML nem os enviamos às autoridades fiscais.
| Emissão de faturas | Conjunto de ficheiros no SendGB | |
|---|---|---|
| Finalidade | Emitir a fatura original | Enviar PDFs, extratos de conta corrente e documentos de suporte |
| Quem trata do processo | O seu próprio sistema | É o remetente que carrega os ficheiros |
| Montante | O montante que fatura | O conteúdo do ficheiro mantém-se intacto |
| Pagamento | O seu banco e os seus registos | Descarregar não é pagar |
| O que fazemos | Não emitimos faturas nem submetemos declarações fiscais | Não abrimos os ficheiros |
Os ficheiros PDF e JPG podem ser abertos na página para descarregar. Os ficheiros Excel não. Para mais informações sobre o envio de extratos de conta corrente, consulte o guia para enviar ficheiros Excel. Para PDFs, consulte o guia para enviar ficheiros PDF.
Envie os documentos de suporte juntos
Um extrato de conta corrente apresenta os débitos e créditos de um período. Uma guia de remessa documenta a entrega de mercadorias. Ambos devem acompanhar a fatura.
| Ficheiro | Finalidade | Se faltar |
|---|---|---|
| Fatura em PDF | Uma cópia que mostra o montante | Não fica claro de que fatura se trata |
| Extrato de conta corrente | Débitos e créditos do período | Os movimentos ficam dispersos |
| Guia de remessa | Documenta a expedição das mercadorias | Não há registo escrito da entrega |
| Contrato | Mostra o trabalho que foi faturado | É preciso procurar noutro local o âmbito do trabalho |
| Fotografia de entrega | Mostra o trabalho no local | Só é enviado o montante |
Os nomes das pastas são preservados quando o destinatário descarrega a transferência inteira. Clicar numa única fotografia descarrega apenas esse ficheiro. Se tiver muitos PDFs de faturas, o limite gratuito é de 500 ficheiros. Consulte o guia para enviar pastas para mais informações.
Adicione uma palavra-passe. Envie a palavra-passe separadamente do link. Evite que os montantes das faturas fiquem acessíveis a qualquer pessoa que veja o link.
Este link não é um arquivo para cumprir o prazo legal de conservação de documentos. As transferências gratuitas com mais de 250 MB ficam disponíveis durante 7 dias. As transferências gratuitas até 250 MB ficam disponíveis até 90 dias. O SendGB Extra guarda os ficheiros até 1 ano. Guarde o documento original no seu próprio sistema de contabilidade.
5 GB são suficientes para enviar um conjunto de faturas?
As faturas de um período, os extratos de conta corrente e alguns documentos digitalizados cabem muitas vezes em 5 GB. Anos de documentos digitalizados podem não caber. O limite depende do tamanho total e do número de ficheiros, não do número de faturas. Um conjunto de PDFs separados com mais de 500 ficheiros também ultrapassa o limite de ficheiros. Não garantimos um número de faturas.
| O que vai enviar | Tamanho habitual | Opção suficiente |
|---|---|---|
| Uma única fatura em PDF | Normalmente alguns MB | Gratuito, sem registo, até 90 dias |
| Fatura, extrato de conta corrente e guia de remessa | Dezenas de MB | Gratuito |
| Conjunto com fotografias de entrega | Pode atingir centenas de MB | Gratuito se couber no limite |
| Anos de documentos digitalizados | Dezenas de GB ou mais de 500 ficheiros | SendGB Extra, 500 GB por transferência |
| Arquivo com mais de 500 GB | Uma transferência | SendGB Exceed, até 1 TB |
O SendGB Extra custa a partir de €29,90 por ano. Inclui 2.500 ficheiros e 1 TB de armazenamento. O SendGB Extra guarda os ficheiros até 1 ano. É adequado para empresas que enviam conjuntos de documentos grandes com frequência. Este período não substitui o prazo legal de conservação de documentos.
O SendGB Exceed não exige subscrição. Uma transferência de 1 TB custa €9,99. Pode enviar 2.500 ficheiros. O código é de utilização única e é válido durante 1 ano. O link fica disponível durante 7 dias. É suficiente para enviar ocasionalmente um arquivo muito grande.
Se indicar o seu endereço de e-mail, recebe uma única notificação quando alguém começa a descarregar. No envio por e-mail, recebe uma única notificação por destinatário. No envio por link, recebe uma única notificação por transferência. Se a mesma pessoa voltar a descarregar, não recebe outro e-mail. A notificação não significa que a fatura tenha sido paga.
Como enviar
- 1
Adicione os ficheiros
Coloque o PDF da fatura, a folha de cálculo do extrato de conta corrente, a guia de remessa e as fotografias de entrega na mesma pasta. Adicione a pasta à área de carregamento. O limite gratuito é de 5 GB no total.
- 2
Envie o link
Envie o link por e-mail para a contabilidade ou copie-o e cole-o numa mensagem. Adicione uma palavra-passe. Envie a palavra-passe separadamente do link. Se indicar o seu endereço de e-mail, recebe uma única notificação quando alguém começa a descarregar.
- 3
O destinatário descarrega os ficheiros
O destinatário descarrega os ficheiros através do link sem criar uma conta. Os ficheiros PDF e JPG podem ser abertos na página para descarregar. Os ficheiros Excel não. O destinatário abre esses ficheiros no seu próprio software. As transferências gratuitas com mais de 250 MB ficam disponíveis durante 7 dias. As transferências gratuitas até 250 MB ficam disponíveis até 90 dias. O SendGB Extra guarda os ficheiros até 1 ano.
O que acontece ao seu ficheiro?
- Não alteramos os seus ficheiros. Os montantes, as datas e os documentos de suporte mantêm-se intactos.
- As faturas, os extratos de conta corrente, as guias de remessa e as fotografias seguem na mesma transferência.
- Os nomes são preservados quando se descarrega a pasta inteira. Descarregar um único ficheiro não recria a estrutura de pastas.
- Se indicar o seu endereço de e-mail, recebe uma única notificação quando alguém começa a descarregar.
O que não fazemos
- Não emitimos faturas, não submetemos declarações fiscais, não aplicamos selos fiscais nem calculamos o IVA.
- Descarregar uma fatura não significa que tenha sido paga ou aceite.
- Este link não é um arquivo para cumprir o prazo legal de conservação de documentos. As transferências gratuitas com mais de 250 MB ficam disponíveis durante 7 dias. As transferências gratuitas até 250 MB ficam disponíveis até 90 dias.
- Os ficheiros Excel não podem ser abertos na página para descarregar. Os ficheiros PDF e JPG podem ser visualizados.
Perguntas frequentes
Este serviço substitui a emissão de faturas?
Não. O SendGB transfere cópias de faturas existentes. Não emite faturas nem submete declarações fiscais. Aqui, envia a cópia da fatura em PDF e os documentos de suporte. A fatura original é emitida no seu próprio sistema.
Posso enviar ficheiros XML de faturas?
Sim. Coloque-os na pasta e serão descarregados sem alterações. Não lemos nem validamos o XML, nem o enviamos às autoridades fiscais. Qualquer comunicação oficial obrigatória é feita através do sistema que utiliza para emitir faturas.
Posso enviar extratos de conta corrente e guias de remessa juntos?
Sim, se os colocar na mesma pasta. Um extrato de conta corrente apresenta os débitos e créditos de um período. Uma guia de remessa documenta a entrega de mercadorias. Não criamos nenhum destes documentos.
Descarregar uma fatura significa que foi paga?
Não. Descarregar uma fatura não demonstra que o pagamento tenha sido recebido ou que a fatura tenha sido aceite. A notificação apenas indica que alguém começou a descarregar. O acompanhamento do pagamento fica a seu cargo.
Os montantes vão mudar?
Não. Não abrimos os seus ficheiros. Os números no PDF e as fórmulas no Excel mantêm-se intactos. Não calculamos o IVA. Não elimine folhas para reduzir o tamanho da folha de cálculo.
Como contornar o limite de 25 MB do Gmail?
Não envie o conjunto de documentos em anexo no e-mail. Um único PDF de uma fatura pode caber. Uma guia de remessa digitalizada e uma fotografia de entrega não. Crie a transferência e cole o link curto. Não precisa de instalar um complemento.
Os destinatários podem pré-visualizar os ficheiros? Precisam de uma conta?
Os destinatários podem pré-visualizar ficheiros PDF e JPG na página para descarregar, mas não ficheiros Excel. Podem descarregar os ficheiros através do link sem criar uma conta. Um documento digitalizado muito grande pode demorar a abrir no navegador. Nesse caso, é mais fiável descarregar o ficheiro e abri-lo no seu próprio software.
Porque ocupam tanto espaço os conjuntos de faturas e quantas faturas posso enviar?
A fatura em si costuma ser pequena. As guias de remessa digitalizadas e as fotografias de entrega aumentam o tamanho do conjunto. Não garantimos um número de faturas. As transferências gratuitas permitem 5 GB e 500 ficheiros. Se adicionar cada fatura como um PDF separado, um arquivo com mais de 500 ficheiros exige o SendGB Extra.
Durante quanto tempo ficam os ficheiros disponíveis?
As transferências gratuitas com mais de 250 MB ficam disponíveis durante 7 dias. As transferências gratuitas até 250 MB ficam disponíveis até 90 dias. O SendGB Extra guarda os ficheiros até 1 ano. Este não é o prazo legal de conservação dos documentos contabilísticos. Guarde a cópia original no seu próprio arquivo.
Que opção devo escolher se 5 GB não forem suficientes?
O conjunto de documentos de um período cabe muitas vezes em 5 GB. Anos de faturas digitalizadas exigem o SendGB Extra: 500 GB por transferência, 2.500 ficheiros, 1 TB de armazenamento, a partir de €29,90 por ano, com os ficheiros guardados até 1 ano. Para um único arquivo com mais de 500 GB, basta o SendGB Exceed: sem subscrição, €9,99 por uma transferência de 1 TB, 2.500 ficheiros e um código de utilização única válido durante 1 ano. O link fica disponível durante 7 dias.
Envie um link para descarregar, não um conjunto de faturas em anexo
As faturas de um período e os respetivos documentos de suporte podem caber em 5 GB. Envie anos de documentos digitalizados com o SendGB Extra, até 500 GB por transferência, ou com o SendGB Exceed, até 1 TB numa só transferência.
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