Teams-bestanden delen met externen via bedrijfsopslag
Video’s, presentaties en bijlagen die je in een chat plaatst, worden meestal opgeslagen in OneDrive of SharePoint. Ze nemen een deel van het opslagquotum van je bedrijf in beslag. Gasten hebben een uitnodiging nodig. Daarvoor kan een account vereist zijn, en gasten kunnen mogelijk ook andere kanaalberichten zien. Je transfer van 3,1 GB hoeft niet bij die stapel bestanden te komen.
| Methode | Transfer van 3,1 GB |
|---|---|
| Bestand in Teams | OneDrive of SharePoint |
| Gastuitnodiging | Account en toegangsrechten |
| Kanaalgeschiedenis | Gasten kunnen andere berichten zien |
| Teams-invoegtoepassing | Geen |
| Link in de chat | Geen account, 7 dagen |
Het voorbeeld hierboven bevat een video, bijlagen, een presentatie, een notitie en een kort lees-mij-bestand. Je verstuurt het gratis. Je hoeft geen account aan te maken.
Laat gasten alleen deze bestanden zien
Iemand die voor een vergadering is uitgenodigd, hoeft niet het hele kanaal te zien. De link opent deze transfer. Downloaden via de link kan zonder account.
| Teams-uitnodiging | Downloadlink | |
|---|---|---|
| Account | Kan nodig zijn | Geen |
| Wat de ontvanger ziet | Onderdelen waarvoor de ontvanger toegangsrechten heeft | Deze bestanden |
| Waar bestanden blijven | Schijf van het bedrijf | Tijdelijk beschikbare transfer |
| 3,1 GB | Neemt opslagruimte in beslag | Gratis, binnen de limiet van 5 GB |
| Beschikbaarheid | Tot je de bestanden verwijdert | 7 dagen |
Voor Slack lees je de gids voor het versturen van bestanden via Slack. Voor presentaties lees je de gids voor het versturen van grote PowerPoint-bestanden.
Bijlagen worden gecontroleerd volgens het bedrijfsbeleid
Net als bij Outlook kan een bedrijf een lage limiet voor bijlagen instellen. Teams omzeilt die limiet door bestanden op een schijf op te slaan. Toegangsrechten kunnen nog steeds nodig zijn. Een link is geen bijlage. Sommige netwerken kunnen een onbekend adres echter afzonderlijk blokkeren. We kunnen die blokkade niet opheffen.
| Obstakel | Downloadlink |
|---|---|
| Grootte van bijlagen | Geen bijlage |
| Gastaccount | Niet nodig |
| OneDrive-quotum | Bestanden worden daar niet opgeslagen |
| Netwerk dat onbekende adressen blokkeert | We kunnen dit niet omzeilen |
| Een invoegtoepassing installeren | Niet nodig |
Laat 3,1 GB niet meetellen voor het opslagquotum van je bedrijf
Een transfer van deze grootte is gratis. Bestanden blijven 7 dagen beschikbaar. Als je voor elke vergadering zulke grote bestanden hebt en ze 1 jaar moet bewaren, is SendGB Extra een eenvoudigere optie. Dat begint bij €29,90 per jaar. Afhankelijk van het abonnement kun je tot 500 GB per transfer versturen.
| Totaal | Bestand in Teams | SendGB |
|---|---|---|
| Korte notitie | Kan in het kanaal blijven staan | Niet nodig |
| Voorbeeld van 3,1 GB | Schijfopslag en gastaccount | Gratis, 7 dagen |
| Boven 5 GB | Kan op de schijf van het bedrijf blijven staan | SendGB Extra of SendGB Exceed |
| Microsoft-account van de gast | Kan nodig zijn | Niet nodig |
| App | Geen | Geen |
Voeg het bestand niet als bijlage toe in Teams. Verstuur de link.
Zo verstuur je bestanden
- 1
Voeg je bestanden toe
Sleep het bestand voor de vergadering niet naar Teams. Verstuur 3,1 GB zonder een account aan te maken. De gratis limiet is 5 GB.
- 2
Plak de link in de chat
Plak het adres in de vergaderchat. Verstuur het bestand niet als bijlage. Deel het wachtwoord niet met iedereen in het kanaal.
- 3
De gast downloadt
De ontvanger downloadt via de link en maakt geen account aan. Er is geen Teams-uitnodiging nodig. Een browser is voldoende. De link blijft 7 dagen beschikbaar. Gratis transfers tot 250 MB blijven maximaal 90 dagen beschikbaar.
Wat gebeurt er met je bestand?
- Video’s en presentaties worden niet opgeslagen op de schijf van je bedrijf.
- Gasten hoeven de kanaalgeschiedenis niet te bekijken.
- Bestanden worden niet opnieuw gecomprimeerd.
- Als je je e-mailadres hebt ingevuld, krijg je één melding wanneer de download begint.
Wat we niet doen
- Er is geen SendGB-app voor Teams. We plaatsen geen bestanden in je vergadering.
- We verlenen geen toegangsrechten voor OneDrive of SharePoint.
- We kunnen het Teams-beleid van je bedrijf niet wijzigen.
- Een downloadmelding betekent niet dat het bestand tijdens de vergadering is bekeken.
Veelgestelde vragen
Waar slaat Teams grote bestanden op?
Bestanden die je in een chat of kanaal plaatst, komen meestal in de OneDrive- of SharePoint-opslag van je bedrijf terecht. Ze blijven daar staan. Die opslag heeft eigen quota en toegangsrechten. Bestanden die je via een downloadlink deelt, worden daar niet opgeslagen.
Waarom moet een gast een account aanmaken?
Teams kan een externe gebruiker uitnodigen. Voor die uitnodiging kunnen een Microsoft-account en toegangsrechten voor het kanaal nodig zijn. De gast kan mogelijk ook andere berichten in het kanaal zien. Voor een downloadlink is geen uitnodiging nodig. Een browser is voldoende.
Is er een SendGB-app voor Teams?
Nee. Er is geen invoegtoepassing in het vergadervenster. Je plakt het adres zelf.
Is 3,1 GB versturen gratis?
Ja. Dat valt binnen de limiet van 5 GB. Je hoeft geen account aan te maken. De link blijft 7 dagen beschikbaar. De bestandslimiet van Teams zelf hangt af van het bedrijfsbeleid. We verhogen die limiet niet.
Kunnen ontvangers de presentatie op de downloadpagina bekijken?
PPTX-bestanden worden op de downloadpagina niet als dia’s geopend. Pdf’s kunnen wel worden geopend. Video’s worden niet van begin tot eind afgespeeld. Bestanden worden ongewijzigd gedownload.
Kan het bedrijf de link ook blokkeren?
Sommige bedrijven beperken de toegang tot onbekende adressen. We kunnen dat niet omzeilen. Een bijlagenfilter controleert het bestand in het bericht. Een link is geen bijlage. Toch kan het bedrijfsbeleid het adres afzonderlijk blokkeren.
Wat is het verschil met Slack?
Slack slaat bestanden op in de eigen workspace. Teams gebruikt meestal OneDrive of SharePoint. Beide kunnen accounts en toegangsrechten vereisen voor mensen buiten de organisatie. In beide gevallen kan de ontvanger via de downloadlink downloaden zonder een account aan te maken. Er is geen app.
Moet ik het wachtwoord in de vergaderchat plaatsen?
Nee. Iedereen die het kanaal kan bekijken, kan dat bericht zien. Verstuur het wachtwoord apart van de link.
Bevestigt een downloadmelding dat het bestand tijdens de vergadering is bekeken?
Nee. Als je je e-mailadres hebt ingevuld, krijg je één melding wanneer de download begint. Bij verzending per e-mail krijg je één melding per ontvanger. Bij verzending via een link krijg je één melding per transfer. Dit bevestigt niet dat het bestand tijdens de vergadering is bekeken.
Kan ik meer dan 5 GB via Teams versturen?
De bestanden kunnen op de schijf van je bedrijf terechtkomen, maar gasttoegang en opslagquota staan daar los van. Voor transfers boven 5 GB heb je bij SendGB SendGB Extra of SendGB Exceed nodig. Meer dan 1 TB past niet in één transfer. We wijzigen het Teams-beleid niet.
Verstuur een downloadlink in plaats van een bijlage in Teams
Bij een transfer van 3,1 GB via OneDrive kan een gastaccount vereist zijn. Voor een download via de link is geen registratie nodig. De link blijft 7 dagen beschikbaar.
Start met versturen