Perché non riesco a inviare preventivi con allegati via email?
Un preventivo di una pagina può stare in un’email. Aggiungi foto della facciata, specifiche e una presentazione, e non ci sta più. Gmail non accetta allegati oltre 25 MB e Outlook non accetta allegati oltre circa 20 MB.
Una documentazione incompleta può creare malintesi. Se invii solo il PDF, manca il dettaglio dei prezzi. Se invii solo il file Excel, mancano le attività previste. Dividendo i file tra più email, un allegato può anche finire nella cartella spam. Il cliente potrebbe confondere i vecchi prezzi con le nuove attività previste.
Il cliente deve poter aprire l’intera raccolta di file che hai inviato.
| Metodo di invio | Cosa succede | Per prezzi e attività previste |
|---|---|---|
| Allegato Gmail o Outlook | Gli allegati oltre 20–25 MB non vengono inviati | Un testo breve ci sta, la documentazione completa no |
| Solo PDF | Si può leggere, ma manca il foglio di calcolo | Non basta |
| File divisi tra più email | Una potrebbe mancare | Non adatto |
| Unità condivisa | Richiede un account; le vecchie versioni possono creare confusione | Da usare con attenzione |
| Link SendGB | I file restano invariati; non serve un account | Adatto all’invio |
L’esempio qui sopra è un preventivo con allegati: un’immagine della facciata, una presentazione, le specifiche, il preventivo in PDF e il dettaglio dei prezzi. Per approfondire l’invio dei fogli di calcolo, leggi come inviare file Excel.
Basta inviare il PDF o servono tutti gli allegati?
Il PDF è la copia che il cliente legge. Se le formule dei prezzi sono in Excel, va inviato anche quel file. La presentazione espone in ordine i contenuti della riunione. Le specifiche descrivono come verrà svolto il lavoro. Non siamo noi a creare questi documenti.
| File | A cosa serve | Se manca |
|---|---|---|
| Preventivo in PDF | Copia leggibile delle attività previste e del prezzo | Il cliente non può vedere cosa viene proposto |
| Dettaglio dei prezzi | Calcoli per singola voce | Resta solo il totale |
| Specifiche | Come verrà svolto il lavoro | Le attività previste vengono descritte solo a voce |
| Presentazione | Sequenza della riunione | La spiegazione manca di struttura |
| Immagini | Rappresentazione visiva di ciò che verrà consegnato | Il lavoro resta astratto |
I file PDF e JPG si possono aprire nella pagina di download. I file Excel e le presentazioni no. Per approfondire le presentazioni, leggi come inviare presentazioni. Per i PDF, leggi come inviare file PDF.
Un download non equivale a un’accettazione. Il cliente potrebbe non aver nemmeno visualizzato il file. Il cliente ti invia la sua risposta. Non la registriamo.
Invia il preventivo aggiornato insieme al dettaglio dei prezzi
Se la stessa cartella contiene due preventivi, vengono scaricati entrambi. Non scegliamo noi quello aggiornato. Includi la versione nel nome del file. Nel messaggio, scrivi «il file aggiornato è preventivo-v3».
| Elemento | Dove va | Se manca |
|---|---|---|
| Preventivo aggiornato | PDF principale | Il cliente legge il vecchio prezzo |
| Foglio di calcolo dei prezzi | Nella stessa cartella | Le singole voci non sono visibili |
| Vecchia versione | Inclusa se l’hai aggiunta | Non la eliminiamo |
| Specifiche | PDF separato | La descrizione delle attività previste è incompleta |
| Immagine | Nella cartella immagini | L’immagine non è inclusa |
I nomi delle cartelle vengono mantenuti quando il destinatario scarica l’intero trasferimento. Facendo clic su una singola foto, si scarica solo quel file. Se hai molte immagini, il limite gratuito è di 500 file. Per i dettagli, leggi come inviare cartelle.
Non rendere pubblici i prezzi. Aggiungi una password. Invia la password separatamente dal link. Se il file ha una propria password, anche quella resta attiva.
Bastano 5 GB per un preventivo con allegati?
Per un testo, un foglio di calcolo e qualche immagine, 5 GB spesso bastano. Potrebbero non bastare per tutti i disegni di gara e un archivio fotografico. Il limite dipende dalle dimensioni totali e dal numero di file, non dal numero di pagine. Non garantiamo quanti file possano rientrare nel limite.
| Cosa invii | In pratica | Quale opzione basta |
|---|---|---|
| Preventivo breve | Spesso pochi MB | Gratuito, senza registrazione, fino a 90 giorni |
| Preventivo, foglio di calcolo e specifiche | Decine di MB | Gratuito |
| Documentazione con immagini e presentazione | Può arrivare a circa 1 GB | Gratuito se rientra nel limite |
| Disegni di gara | Possono occupare decine di GB | SendGB Extra, 500 GB per trasferimento |
| File oltre 500 GB | Trasferimento occasionale | SendGB Exceed, fino a 1 TB |
SendGB Extra parte da €29,90 all’anno. Include 2.500 file e 1 TB di spazio di archiviazione. SendGB Extra conserva i file fino a 1 anno. È adatto agli uffici che inviano spesso file pesanti.
SendGB Exceed non richiede un abbonamento. Un trasferimento da 1 TB costa €9,99. Puoi inviare 2.500 file. Il codice si può usare una sola volta ed è valido per 1 anno. I trasferimenti con SendGB Exceed restano disponibili per 7 giorni. Basta per inviare occasionalmente un documento di gara molto pesante.
Se hai inserito il tuo indirizzo email, ricevi una sola notifica quando inizia il download. Con l’invio via email, ricevi una sola notifica per destinatario. Con l’invio tramite link, ricevi una sola notifica per trasferimento. Se la stessa persona scarica di nuovo i file, non viene inviata un’altra email. La notifica non significa che il preventivo sia stato accettato.
Come inviare
- 1
Aggiungi i file
Metti il preventivo in PDF, il foglio di calcolo dei prezzi, le specifiche e le immagini nella stessa cartella. Aggiungi la cartella al riquadro di caricamento. Il limite gratuito è di 5 GB totali.
- 2
Invia il link
Invia il link al cliente via email oppure copialo e incollalo in un messaggio. Aggiungi una password per proteggere i prezzi. Invia la password separatamente dal link. Se inserisci il tuo indirizzo email, ricevi una sola notifica quando inizia il download.
- 3
Il destinatario scarica i file
Il destinatario scarica i file dal link senza creare un account. I file PDF e JPG si possono aprire nella pagina di download. I file Excel e le presentazioni no. Il destinatario apre questi file con il proprio software. I trasferimenti gratuiti fino a 250 MB restano disponibili fino a 90 giorni. I trasferimenti gratuiti oltre 250 MB restano disponibili per 7 giorni. SendGB Extra conserva i file fino a 1 anno.
Cosa succede al tuo file?
- Lasciamo i file intatti. Prezzi, attività previste e specifiche restano invariati.
- PDF, file Excel, presentazioni e immagini vengono inviati nello stesso trasferimento.
- I nomi vengono mantenuti quando si scarica l’intera cartella. Fare clic su un singolo file non ricrea la struttura delle cartelle.
- Se hai inserito il tuo indirizzo email, ricevi una sola notifica quando qualcuno avvia il download.
Cosa non facciamo
- Non scriviamo il tuo preventivo. Non calcoliamo i prezzi, non lo firmiamo e non lo trasformiamo in un contratto.
- Un download non significa che il preventivo sia stato accettato.
- I file Excel e le presentazioni non si possono aprire nella pagina di download. I file PDF e JPG si possono visualizzare.
- Non eliminiamo le vecchie versioni. Sei tu a indicare qual è il file aggiornato.
Domande frequenti
Il mio preventivo viene modificato durante il trasferimento?
No. Non apriamo il file. Il prezzo, le attività previste e la data restano invariati. Non inseriamo né correggiamo alcuna cifra.
Basta inviare solo un PDF?
Spesso basta per la lettura. Se i calcoli dei prezzi sono in Excel, invia anche quel file. Se le specifiche sono in un documento separato, includilo. Non siamo noi a creare il PDF.
Un download significa che il preventivo è stato accettato?
No. Un download non conferma nemmeno che il file sia stato visualizzato. La notifica ti informa soltanto che il download è iniziato. Il cliente ti invia un’accettazione, un rifiuto o una richiesta di revisione. Non registriamo questa risposta.
Più versioni possono creare confusione?
Vengono inviati tutti i file che metti nella cartella. Non eliminiamo le vecchie versioni. Indica nel messaggio il nome del file aggiornato, così il cliente non apre la versione sbagliata.
Il mio foglio di calcolo dei prezzi resta intatto?
Sì. Non apriamo i file Excel e non eseguiamo i calcoli delle formule. Le formule nelle celle restano intatte. Non eliminare fogli per ridurre le dimensioni del file. I dettagli sono nel foglio Excel. Qui invii il file dei prezzi insieme al preventivo.
Posso inviare specifiche e immagini insieme?
Sì, se le metti nella stessa cartella. Le specifiche descrivono come verrà svolto il lavoro. Non siamo noi a scriverle. La struttura delle cartelle resta intatta quando il destinatario scarica l’intero trasferimento. Facendo clic su una singola immagine, si scarica solo quel file.
Come posso superare il limite di 25 MB di Gmail?
Non allegare il preventivo all’email. Una foto della facciata e una presentazione superano questo limite. Un breve documento di testo può rientrarci. Crea il trasferimento e incolla il link breve. Il file non è incluso nel messaggio.
Chi può vedere i prezzi?
Chiunque abbia il link e conosca la password può scaricare i file. Invia la password separatamente dal link. Se il file ha una propria password di apertura, anche quella resta attiva. Non la rimuoviamo.
Perché il file è così pesante?
Il preventivo scritto occupa poco spazio. Immagini ad alta risoluzione, presentazioni e specifiche lunghe ne aumentano le dimensioni. Una raccolta di immagini di facciate può superare 1 GB. Non garantiamo quanti file possano rientrare nel limite. Il limite del trasferimento gratuito è di 5 GB e 500 file.
Quale opzione scelgo se 5 GB non bastano?
Un singolo preventivo con tutti gli allegati spesso rientra nei 5 GB. I trasferimenti gratuiti fino a 250 MB restano disponibili fino a 90 giorni. I trasferimenti gratuiti oltre 250 MB restano disponibili per 7 giorni. Una raccolta completa di disegni di gara richiede SendGB Extra: 500 GB per trasferimento, 2.500 file, 1 TB di spazio di archiviazione, a partire da €29,90 all’anno, con file conservati fino a 1 anno. Per un singolo file oltre 500 GB basta SendGB Exceed: nessun abbonamento, €9,99 per un trasferimento da 1 TB, 2.500 file e un codice monouso valido per 1 anno. I trasferimenti con SendGB Exceed restano disponibili per 7 giorni.
Invia un link per il download, non un allegato email
Un preventivo con immagini può rientrare nei 5 GB. Invia raccolte di disegni e foto fino a 500 GB con SendGB Extra, oppure fino a 1 TB in un unico trasferimento con SendGB Exceed.
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