Perché non puoi inviare file Excel pesanti via email?
Un foglio di calcolo breve si può inviare via email. Un file con dati di origine, tabelle pivot e record storici no. Un CSV di transazioni è ancora più grande. Gmail non accetta allegati oltre 25 MB e Outlook non accetta allegati oltre circa 20 MB.
Alcuni servizi email bloccano anche gli allegati .xlsm contenenti macro per motivi di sicurezza. Eliminare i fogli riduce le dimensioni del file. Ma compromette anche le formule che fanno riferimento a quei fogli. Comprimere il file in ZIP spesso non basta. XLSX è già compresso.
Il file che il destinatario apre deve essere la cartella di lavoro che hai salvato.
| Metodo | Cosa succede | Per report e dati di origine |
|---|---|---|
| Allegato Gmail o Outlook | Gli allegati oltre 20–25 MB non vengono inviati; alcune caselle email bloccano i file XLSM | Non adatto |
| Eliminazione dei fogli | Le formule possono restituire errori | Rischioso |
| Ulteriore compressione in ZIP | Riduzione minima delle dimensioni | Potrebbe non bastare per scendere sotto 25 MB |
| Foglio di calcolo online | Richiede un account; macro e alcune formule possono andare perse | Per la visualizzazione condivisa |
| Link SendGB | Il file non viene aperto; nessuna riga viene eliminata | Adatto alla consegna |
L’esempio qui sopra è una consegna di documenti finanziari: un CSV di transazioni, un report consolidato, un file di budget, un riepilogo PDF e una breve nota. Se la spiegazione scritta è in Word, consulta la guida per inviare documenti Word.
Ridurre le dimensioni del file o inviarlo senza modifiche
Eliminare un foglio lascia senza origine le formule che vi fanno riferimento. Gli errori compaiono durante la riunione. Anche una tabella pivot non può riepilogare i dati senza la propria origine. Noi non lo facciamo.
Spostare il file in un foglio di calcolo online permette di visualizzarlo con altre persone. Le macro e alcune formule potrebbero non essere mantenute durante il passaggio. La copia che invii è il tuo file XLSX.
| Copia ridotta o online | File Excel inviato senza modifiche | |
|---|---|---|
| Scopo | Rientrare nei limiti dell’email, visualizzare con altre persone | Calcolare, modificare |
| Formule | Smettono di funzionare se i fogli vengono eliminati | Restano nel file |
| Tabelle pivot | Vuote se viene rimossa l’origine | Restano nel file |
| Macro | Potrebbero non funzionare in uno strumento online | Restano nel file; non le eseguiamo |
| Cosa facciamo | Non eliminiamo i fogli e non spostiamo i file in un account | Non apriamo il file |
Il riepilogo PDF lo salvi tu. Non calcola le formule. Serve per la visualizzazione. I PDF si possono aprire nella pagina di download. I file XLSX no. Consulta la guida dedicata a inviare PDF.
Includi i file di origine
Se una formula fa riferimento a un’altra cartella di lavoro, anche quel file deve trovarsi nella cartella. Se usa un percorso relativo all’interno della cartella, il percorso viene mantenuto quando il destinatario scarica l’intero trasferimento. Se usa un percorso assoluto, il file non verrà trovato. Non correggiamo quel riferimento.
| Elemento | Posizione | Se manca |
|---|---|---|
| Report principale | Il file principale nella cartella | Il riepilogo non viene consegnato |
| CSV di origine o budget | Nella cartella dei dati di origine | La formula non ha un’origine |
| File collegato tramite percorso assoluto | Sul tuo computer | Non viene trovato sul computer del destinatario |
| Tabella pivot | All’interno del report | Il riepilogo è vuoto senza l’origine |
| Riepilogo PDF | Una copia che salvi tu | Viene scaricato solo il file di calcolo |
Facendo clic su un singolo CSV, scarichi solo quel file. Il report non viene ricomposto. Se hai molte esportazioni, il limite gratuito è di 500 file. Per i dettagli, consulta la guida per inviare cartelle.
Aggiungi una password per gli elenchi con dati sulle buste paga, sui clienti o sulle finanze. Invia la password separatamente dal link. La password necessaria per aprire il file è distinta. Non la rimuoviamo.
Bastano 5 GB per un foglio di calcolo?
Un report e un anno di transazioni spesso rientrano nei 5 GB. I record grezzi di molti anni potrebbero non rientrarci. Il limite dipende dalle dimensioni totali, non dal numero di fogli o di righe. Non garantiamo un numero preciso di record.
| Cosa invii | Dimensioni tipiche | Quale opzione basta |
|---|---|---|
| Foglio di calcolo breve | Spesso pochi MB | Gratuito, senza registrazione, fino a 90 giorni |
| Report e tabella pivot | Decine o centinaia di MB | Gratuito |
| Report e CSV di transazioni | Può essere intorno a 1 GB | Gratuito se rientra nel limite |
| Anni di record grezzi | Possono occupare decine di GB | SendGB Extra, 500 GB per trasferimento |
| Esportazione oltre 500 GB | Trasferimento occasionale | SendGB Exceed, fino a 1 TB |
SendGB Extra parte da €29,90 all’anno. Include 2.500 file e 1 TB di spazio di archiviazione. SendGB Extra conserva i file fino a 1 anno. È adatto ai team che inviano spesso fogli di calcolo pesanti.
SendGB Exceed non richiede un abbonamento. Un trasferimento da 1 TB costa €9,99. Puoi inviare 2.500 file. Il codice è monouso e valido per 1 anno. I trasferimenti con SendGB Exceed restano disponibili per 7 giorni. Basta per un’esportazione occasionale di grandi dimensioni.
Se inserisci il tuo indirizzo email, ricevi una sola notifica quando inizia un download. Con l’invio via email, ricevi una sola notifica per destinatario. Con l’invio tramite link, ricevi una sola notifica per trasferimento. Se la stessa persona scarica di nuovo i file, non ricevi un’altra email. La notifica non conferma che il download sia terminato.
Come inviare
- 1
Aggiungi i file
Aggiungi il file Excel e i fogli di calcolo con i dati di origine al riquadro di caricamento. Includi una copia PDF, se ne hai una. Il limite gratuito è di 5 GB totali.
- 2
Invia il link
Invia il link all’indirizzo email del destinatario oppure copialo in un messaggio. Aggiungi una password per i dati dei clienti o delle buste paga. Invia la password separatamente dal link. Se inserisci il tuo indirizzo email, ricevi una sola notifica quando inizia un download.
- 3
Il destinatario scarica il file
Il destinatario scarica i file dal link senza creare un account. I file XLSX non si possono aprire nella pagina di download. I PDF si possono visualizzare. Il destinatario apre il foglio di calcolo nella propria copia di Excel. I trasferimenti gratuiti oltre 250 MB restano disponibili per 7 giorni. I trasferimenti gratuiti fino a 250 MB restano disponibili fino a 90 giorni. SendGB Extra conserva i file fino a 1 anno.
Cosa succede al tuo file?
- Lasciamo il file inalterato. Formule, tabelle pivot e fogli restano invariati.
- I file XLSX, XLSM e CSV non vengono convertiti in un altro formato. Nessuna riga viene eliminata.
- I file di origine nella stessa cartella vengono trasferiti insieme. Scaricando tutto insieme, la struttura delle cartelle viene mantenuta.
- Se inserisci il tuo indirizzo email, ricevi una sola notifica quando qualcuno avvia il download.
Cosa non facciamo
- Non apriamo i file in Excel. Non calcoliamo le formule, non eseguiamo le macro e non eliminiamo i fogli.
- I file XLSX non si possono aprire nella pagina di download. Il PDF da visualizzare lo fornisci tu.
- Un file a cui una formula fa riferimento tramite un percorso assoluto potrebbe non essere trovato sul computer del destinatario. Non correggiamo quel riferimento.
- Non esiste un componente aggiuntivo per Gmail o Outlook. Il link lo incolli tu.
Domande frequenti
Formule e tabelle pivot restano invariate?
Sì. Non apriamo il file e non ne ricalcoliamo le formule. Formule, tabelle pivot e formattazione condizionale restano invariate. Una tabella pivot riepiloga i dati. Non ridurre le dimensioni del file eliminando i fogli. Una formula che fa riferimento a un foglio eliminato restituisce un errore. Noi non eliminiamo i fogli.
Posso inviare un file con macro?
Sì. Il file XLSM viene scaricato senza modifiche. Non eseguiamo né eliminiamo le macro. Il link non è un allegato email. Il file non viene incorporato nel messaggio. Excel potrebbe comunque chiedere al destinatario il permesso di eseguire le macro oppure disabilitarle. Non rimuoviamo quell’avviso.
Un’esportazione CSV viene suddivisa in più file?
No. Nessuna riga viene eliminata e il file non viene suddiviso. Non generiamo noi il CSV. Il destinatario scarica lo stesso file che hai salvato. Non garantiamo quante righe possa contenere. Il limite dipende dalle dimensioni totali, non dal numero di righe.
Comprimere il file in ZIP serve?
Non molto. XLSX è già un formato compresso. Comprimerlo di nuovo in ZIP riduce leggermente le dimensioni, ma spesso non basta per scendere sotto i 25 MB. Non apriamo l’archivio. Inviare il file così com’è è più semplice.
Le formule collegate a un’altra cartella di lavoro vengono mantenute?
La formula resta nel file. Se il file a cui fa riferimento si trova nella stessa cartella ed è collegato tramite un percorso relativo all’interno di quella cartella, il percorso viene mantenuto quando il destinatario scarica l’intero trasferimento. Se usa un percorso assoluto, il computer del destinatario non troverà il file. Non correggiamo quel riferimento.
Devo includere una copia PDF?
Includila per consentire la visualizzazione del riepilogo. Un PDF non calcola le formule e non permette di modificare i fogli. Lo salvi tu. Includilo nello stesso trasferimento del file Excel. I PDF si possono aprire nella pagina di download. I file XLSX no.
La password del file è la stessa del trasferimento?
No. La password necessaria per aprire il file Excel resta attiva. Non la conosciamo e non la rimuoviamo. Puoi aggiungere una password anche al trasferimento. Invia la password separatamente dal link. Usarle entrambe è indicato per gli elenchi con dati sulle buste paga, sui clienti o sulle finanze.
Come posso superare il limite di 25 MB di Gmail?
Non allegare il file all’email. I dati di origine e la cache delle tabelle pivot possono superare questo limite. Crea il trasferimento e incolla il link breve. Non esiste un componente aggiuntivo. Il file non viene incorporato nel messaggio.
Perché il mio file Excel è così pesante?
Più fogli, cache delle tabelle pivot, immagini incorporate e file CSV lunghi aumentano le dimensioni. Un foglio di calcolo breve occupa poco spazio. Un anno di transazioni può superare 1 GB. Non garantiamo un numero preciso di record. I trasferimenti gratuiti hanno un limite di 5 GB e 500 file.
Quale opzione scelgo se 5 GB non bastano?
Un report e il relativo CSV di origine spesso rientrano nei 5 GB. I trasferimenti gratuiti oltre 250 MB restano disponibili per 7 giorni. I trasferimenti gratuiti fino a 250 MB restano disponibili fino a 90 giorni. Per anni di record grezzi serve SendGB Extra: 500 GB per trasferimento, 2.500 file, 1 TB di spazio di archiviazione, a partire da €29,90 all’anno, con file conservati fino a 1 anno. Per una singola esportazione oltre 500 GB basta SendGB Exceed: nessun abbonamento, €9,99 per un trasferimento da 1 TB, 2.500 file e un codice monouso valido per 1 anno. I trasferimenti con SendGB Exceed restano disponibili per 7 giorni.
Invia un link per il download invece di allegare il file Excel
Un report e il relativo CSV di origine possono rientrare nei 5 GB. Per esportazioni più grandi, puoi inviare fino a 500 GB con SendGB Extra oppure fino a 1 TB in un solo trasferimento con SendGB Exceed.
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