Perché non posso inviare copie di fatture come allegati email?
Una singola copia PDF di una fattura può rientrare nei limiti di un’email. Se aggiungi un riepilogo, un DDT scansionato e una foto del magazzino, non ci rientra più. Gmail non accetta allegati oltre 25 MB; il limite di Outlook è di circa 20 MB.
Un pacchetto incompleto lascia l’amministrazione senza tutte le informazioni. Se invii solo la fattura, manca la documentazione della consegna. Se invii solo il riepilogo, può non essere chiaro a quale fattura si riferisca. Ridurre le dimensioni di una scansione può anche rendere il testo illeggibile.
Il pacchetto che l’amministrazione apre deve contenere i file che hai aggiunto. Non è qui che emetti la fattura originale.
| Metodo | Cosa succede | Per fatture e documenti allegati |
|---|---|---|
| Allegato Gmail o Outlook | Gli allegati oltre 20–25 MB non vengono inviati | Un singolo PDF può rientrare nel limite; il pacchetto no |
| Solo fattura | I documenti allegati restano esclusi | La documentazione contabile è incompleta |
| Riduzione delle dimensioni della scansione | Il testo può diventare illeggibile | Rischioso |
| Unità condivisa | Richiede un account; la disponibilità può non essere chiara | Da usare con attenzione |
| Link SendGB | I file restano intatti; non serve un account | Adatto all’invio di copie |
L’esempio qui sopra è il pacchetto di un periodo: una foto del magazzino, un DDT scansionato, un contratto, un riepilogo e una fattura. Un preventivo è un file separato. Per inviarlo, consulta la guida all’invio di preventivi e allegati.
Fatture originali e copie dei file
Emetti le fatture nel tuo sistema e gestisci lì gli eventuali adempimenti fiscali obbligatori. Non ci colleghiamo alle autorità fiscali. Non apponiamo sigilli fiscali. Non calcoliamo l’IVA.
Qui invii la copia PDF della fattura e i documenti allegati. Se la cartella contiene file XML, anche questi vengono scaricati senza modifiche. Non validiamo i file XML e non li trasmettiamo alle autorità fiscali.
| Emissione della fattura | Pacchetto SendGB | |
|---|---|---|
| Scopo | Emettere la fattura originale | Inviare PDF, riepiloghi e documenti allegati |
| Chi se ne occupa | Il tuo sistema | Tu carichi i file |
| Importo | L’importo che fatturi | Il contenuto del file resta intatto |
| Pagamento | La tua banca e le tue registrazioni contabili | Un download non è un pagamento |
| Cosa facciamo | Non emettiamo fatture e non inviamo dichiarazioni fiscali | Non apriamo i file |
I file PDF e JPG si possono aprire nella pagina di download. I file Excel no. Per i dettagli sull’invio dei riepiloghi, consulta la guida ai file Excel. Per i PDF, consulta la guida ai file PDF.
Invia i documenti allegati insieme
Un riepilogo elenca addebiti e accrediti di un periodo. Un DDT documenta il trasporto della merce, mentre una ricevuta di consegna ne attesta la consegna. Questi documenti devono accompagnare la fattura.
| File | A cosa serve | Se manca |
|---|---|---|
| Copia PDF della fattura | Una copia che riporta l’importo | Non è chiaro di quale fattura si tratti |
| Riepilogo | Addebiti e accrediti del periodo | Le singole voci sono sparse |
| DDT e ricevuta di consegna | Documentano la spedizione e la consegna della merce | Manca una prova scritta della consegna |
| Contratto | Mostra quali lavori sono stati fatturati | Occorre cercare altrove i dettagli dell’incarico |
| Foto della consegna | Mostra il lavoro sul posto | Viene inviato solo l’importo |
I nomi delle cartelle vengono mantenuti quando il destinatario scarica l’intero trasferimento. Facendo clic su una singola foto, scarica solo quel file. Se hai molti PDF di fatture, il limite gratuito è di 500 file. Per i dettagli, consulta la guida all’invio di cartelle.
Aggiungi una password. Invia la password separatamente dal link. Evita che gli importi delle fatture siano accessibili a chiunque veda il link.
Questo link non offre la conservazione digitale a norma dei documenti. I trasferimenti gratuiti fino a 250 MB restano disponibili fino a 90 giorni. I trasferimenti gratuiti oltre 250 MB restano disponibili per 7 giorni. SendGB Extra conserva i file fino a 1 anno. Conserva il documento originale nel tuo sistema contabile.
Bastano 5 GB per un pacchetto di fatture?
Le copie di fatture, i riepiloghi e qualche scansione di un periodo spesso rientrano in 5 GB. Anni di documenti scansionati potrebbero non rientrarci. Il limite dipende dalle dimensioni totali e dal numero di file, non dal numero di fatture. Anche un insieme di oltre 500 PDF separati supera il limite del numero di file. Non garantiamo un numero di fatture.
| Cosa invii | Dimensioni tipiche | Quale opzione basta |
|---|---|---|
| Singola copia PDF di una fattura | Di solito pochi MB | Gratuito, senza registrazione, fino a 90 giorni |
| Fattura, riepilogo e DDT | Decine di MB | Gratuito |
| Pacchetto con foto delle consegne | Può raggiungere centinaia di MB | Gratuito se rientra nei limiti |
| Anni di documenti scansionati | Decine di GB o più di 500 file | SendGB Extra, 500 GB per trasferimento |
| Archivio oltre 500 GB | Un trasferimento | SendGB Exceed, fino a 1 TB |
SendGB Extra parte da €29,90 all’anno. Include 2.500 file e 1 TB di spazio di archiviazione. SendGB Extra conserva i file fino a 1 anno. È adatto alle aziende che inviano spesso pacchetti pesanti. La disponibilità dei file per questo periodo non sostituisce la conservazione digitale a norma dei documenti.
SendGB Exceed non richiede un abbonamento. Un trasferimento da 1 TB costa €9,99. Puoi inviare 2.500 file. Il codice si può usare una sola volta ed è valido per 1 anno. Il link resta disponibile per 7 giorni. Basta per inviare occasionalmente un archivio molto pesante.
Se inserisci il tuo indirizzo email, ricevi una sola notifica quando inizia un download. Con l’invio via email, ricevi una sola notifica per destinatario. Con l’invio tramite link, ricevi una sola notifica per trasferimento. Se la stessa persona scarica di nuovo i file, non ricevi un’altra email. La notifica non significa che la fattura sia stata pagata.
Come inviare
- 1
Aggiungi i file
Metti la copia PDF della fattura, il foglio di calcolo con il riepilogo, il DDT e le foto della consegna nella stessa cartella. Aggiungi la cartella al riquadro di caricamento. Il limite gratuito è di 5 GB totali.
- 2
Invia il link
Invia il link via email all’amministrazione oppure copialo e incollalo in un messaggio. Aggiungi una password. Invia la password separatamente dal link. Se inserisci il tuo indirizzo email, ricevi una sola notifica quando inizia un download.
- 3
Il destinatario scarica i file
Il destinatario scarica i file dal link senza creare un account. I file PDF e JPG si possono aprire nella pagina di download. I file Excel no. Il destinatario li apre con il proprio software. I trasferimenti gratuiti fino a 250 MB restano disponibili fino a 90 giorni. I trasferimenti gratuiti oltre 250 MB restano disponibili per 7 giorni. SendGB Extra conserva i file fino a 1 anno.
Cosa succede al tuo file?
- Non modifichiamo i tuoi file. Importi, date e documenti allegati restano intatti.
- Copie di fatture, riepiloghi, DDT e foto vengono inviati nello stesso trasferimento.
- I nomi vengono mantenuti quando viene scaricata l’intera cartella. Il download di un singolo file non ricrea la struttura delle cartelle.
- Se inserisci il tuo indirizzo email, ricevi una sola notifica quando qualcuno avvia un download.
Cosa non facciamo
- Non emettiamo fatture, non inviamo dichiarazioni fiscali, non apponiamo sigilli fiscali e non calcoliamo l’IVA.
- Un download non significa che la fattura sia stata pagata o accettata.
- Questo link non offre la conservazione digitale a norma dei documenti. I trasferimenti gratuiti fino a 250 MB restano disponibili fino a 90 giorni. I trasferimenti gratuiti oltre 250 MB restano disponibili per 7 giorni.
- I file Excel non si possono aprire nella pagina di download. I file PDF e JPG si possono visualizzare.
Domande frequenti
Questo servizio sostituisce l’emissione di una fattura?
No. SendGB trasferisce copie di fatture già esistenti. Non emette fatture e non invia dichiarazioni fiscali. Qui invii la copia PDF della fattura e i documenti allegati. Emetti la fattura originale nel tuo sistema.
Posso inviare anche copie di fatture XML?
Sì. Metti i file XML nella cartella e verranno scaricati senza modifiche. Non leggiamo né validiamo i file XML e non li trasmettiamo alle autorità fiscali. Le trasmissioni ufficiali obbligatorie avvengono tramite il sistema che usi per emettere le fatture.
Posso inviare riepiloghi e DDT insieme?
Sì, se li metti nella stessa cartella. Un riepilogo elenca addebiti e accrediti di un periodo. Un DDT (documento di trasporto) documenta il trasporto della merce, mentre una ricevuta di consegna ne attesta la consegna. Non creiamo questi documenti.
Un download significa che la fattura è stata pagata?
No. Un download non dimostra che il pagamento sia arrivato o che la fattura sia stata accettata. La notifica indica solo che è iniziato un download. Sei tu a verificare il pagamento.
Gli importi vengono modificati?
No. Non apriamo i tuoi file. I numeri nel PDF e le formule in Excel restano intatti. Non calcoliamo l’IVA. Non eliminare fogli per ridurre le dimensioni del file.
Come posso superare il limite di 25 MB di Gmail?
Non allegare il pacchetto all’email. Una singola copia PDF di una fattura può rientrare nel limite. Un DDT scansionato e una foto della consegna no. Crea il trasferimento e incolla il link breve. Non serve alcun componente aggiuntivo.
I destinatari possono vedere un’anteprima dei file? Serve un account?
I destinatari possono vedere un’anteprima dei file PDF e JPG nella pagina di download, ma non dei file Excel. Il destinatario non ha bisogno di un account. Una scansione molto pesante può caricarsi lentamente nel browser. In quel caso, scaricare il file e aprirlo con il proprio software è più affidabile.
Perché i pacchetti di fatture sono pesanti? Quante fatture posso inviare?
La fattura in sé di solito occupa poco spazio. I DDT scansionati e le foto delle consegne aumentano le dimensioni del pacchetto. Non garantiamo un numero di fatture. I trasferimenti gratuiti consentono di inviare 5 GB e 500 file. Se aggiungi ogni fattura come PDF separato, un archivio con più di 500 file richiede SendGB Extra.
Per quanto tempo restano disponibili i file?
I trasferimenti gratuiti fino a 250 MB restano disponibili fino a 90 giorni. I trasferimenti gratuiti oltre 250 MB restano disponibili per 7 giorni. SendGB Extra conserva i file fino a 1 anno. Questo servizio non offre la conservazione digitale a norma dei documenti contabili. Conserva la copia originale nel tuo archivio.
Quale opzione scelgo se 5 GB non bastano?
Il pacchetto di un periodo spesso rientra in 5 GB. Per anni di fatture scansionate serve SendGB Extra: 500 GB per trasferimento, 2.500 file, 1 TB di spazio di archiviazione, a partire da €29,90 all’anno, con file conservati fino a 1 anno. Per un singolo archivio oltre 500 GB basta SendGB Exceed: nessun abbonamento, €9,99 per un trasferimento da 1 TB, 2.500 file e un codice utilizzabile una sola volta, valido per 1 anno. Il link resta disponibile per 7 giorni.
Invia un link per il download, non un pacchetto di fatture come allegato email
Le copie di fatture e i documenti allegati di un periodo possono rientrare in 5 GB. Invia anni di documenti scansionati con SendGB Extra, fino a 500 GB per trasferimento, oppure con SendGB Exceed, fino a 1 TB in un unico trasferimento.
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