Warum ist die maximale Anhanggröße in Outlook oft niedriger als in Gmail?
Die häufig genannte maximale Anhanggröße von Outlook liegt bei etwa 20 MB. E-Mail-Administratoren im Unternehmen können diese Grenze herabsetzen. Bei Ihnen kann die Nachricht als gesendet erscheinen. Der Server des Empfängers kann sie ohne Benachrichtigung ablehnen. Dieses Risiko besteht auch bei einem Vertrag mit 42 MB.
Wenn Sie den Anhang verkleinern, können die Zeichnungen darunter leiden. Ein Link nimmt nur wenige Zeilen im Nachrichtentext ein. Der Anhangsfilter hat keine Datei zu prüfen.
| Methode | Vertrag mit 42 MB |
|---|---|
| Outlook-Anhang | Bei einer Grenze von 20 MB oder weniger blockiert |
| Unternehmensrichtlinie | Schon 15 MB können abgelehnt werden |
| Freigabe über OneDrive | Berechtigungen und ein Microsoft-Konto |
| Outlook-Add-in | Keines |
| Link im Nachrichtentext | Kommt an |
Das Beispiel oben ist ein Vertragspaket mit der Haupt-PDF-Datei, einer Zeichnung, einem Bild der Unterschrift, einer kurzen Zusammenfassung und einer Notiz.
Kein Add-in. Einfach den Link einfügen.
Manche Übertragungsdienste ergänzen Outlook um eine Schaltfläche. Wir nicht. Sie führen die Übertragung auf der Website durch. Kopieren Sie den Link. Fügen Sie ihn in eine neue Outlook-Nachricht ein. Die Nachricht enthält keinen Dateianhang.
| Was ein Add-in verspricht | Was Sie tun | |
|---|---|---|
| Installation | Eine App in Outlook | Keine Installation |
| Administrator | Bereitstellung im Unternehmen | Nicht nötig |
| Datei | Wird weiterhin irgendwo gespeichert | Auf der Downloadseite |
| Empfänger | Kein Konto erforderlich | Kein Konto erforderlich |
| 20 MB | Grenze wird umgangen | Es gibt von vornherein keinen Anhang |
Wenn Sie für die Übertragung Ihre eigene E-Mail-Adresse angeben, werden Sie einmal benachrichtigt, sobald jemand den Download startet. Lädt dieselbe Person die Dateien erneut herunter, erhalten Sie keine weitere E-Mail.
OneDrive ist ein Unternehmensspeicher
Outlook fordert Sie möglicherweise auf, eine große Datei zu OneDrive hochzuladen. Die Datei bleibt dann im Microsoft-Speicher Ihres Unternehmens oder in Ihrem eigenen. Empfänger außerhalb des Unternehmens benötigen unter Umständen eine Einladung, eine Berechtigung oder ein Konto. Wenn Sie vergessen, den Zugriff zu beenden, bleibt die Datei gespeichert.
| OneDrive | Link | |
|---|---|---|
| Speicherort | Microsoft-Konto | Zeitlich begrenzte Übertragung |
| Externer Empfänger | Benötigt möglicherweise eine Berechtigung | Download über den Link ohne Kontoerstellung |
| Unternehmensrichtlinie | Ein Administrator kann den Zugriff einschränken | Wird nicht vom Anhangsfilter geprüft |
| Verfügbarkeit | Kann gespeichert bleiben, bis Sie den Zugriff beenden | Bis 250 MB: 90 Tage; über 250 MB: 7 Tage |
| Was wir tun | Wir laden keine Dateien zu OneDrive hoch | Wir verändern die Datei nicht |
Für den Versand über Gmail lesen Sie die Anleitung „große Anhänge mit Gmail senden“. Für Verträge im PDF-Format lesen Sie die Anleitung „große PDF-Dateien versenden“.
Welche Übertragungsgröße reicht für geschäftliche E-Mails?
Senden Sie 42 MB kostenlos. Eine Anmeldung ist nicht erforderlich. Dateien bleiben bis zu 90 Tage verfügbar. Wenn Ihr Unternehmen täglich große Dateien sendet, ist SendGB Extra die einfachere Option. Der Preis beginnt bei €29,90 pro Jahr. Je nach Tarif liegt die maximale Übertragungsgröße bei bis zu 500 GB. SendGB Extra speichert Dateien bis zu 1 Jahr.
| Bedarf | Methode |
|---|---|
| Ein Vertrag, 42 MB | Kostenloser Link |
| Maximale Anhanggröße im Unternehmen von 10 MB | Verwenden Sie auch hier einen Link; versuchen Sie nicht, die Datei als Anhang zu senden |
| Über 5 GB | SendGB Exceed oder SendGB Extra |
| Microsoft-Konto des Empfängers | Nicht erforderlich |
| Installation eines Add-ins | Keine |
Hängen Sie die Datei nicht in Outlook an. Senden Sie den Link.
So versenden Sie Dateien
- 1
Datei zum Uploadfeld hinzufügen
Fügen Sie den Vertrag, der möglicherweise die maximale Anhanggröße von Outlook überschreitet, zum Uploadfeld hinzu. Die Grenze für kostenlose Übertragungen liegt bei 5 GB. Für 42 MB ist keine Anmeldung erforderlich.
- 2
Link in Ihre Nachricht einfügen
Öffnen Sie eine neue Nachricht. Verwenden Sie nicht das Büroklammersymbol. Fügen Sie den Link in den Nachrichtentext ein. Schreiben Sie das Passwort nicht in dieselbe Nachricht.
- 3
Der Empfänger lädt die Dateien herunter
Der Empfänger lädt die Dateien über den Link herunter und muss kein Microsoft-Konto erstellen. Kostenlose Übertragungen bis 250 MB bleiben bis zu 90 Tage verfügbar. Kostenlose Übertragungen über 250 MB bleiben 7 Tage verfügbar. Dateien werden nicht komprimiert.
Was passiert mit Ihrer Datei?
- Die Datei ist kein Outlook-Anhang. Der Filter des Unternehmens erkennt keinen Anhang.
- Es sind keine OneDrive-Zugriffsberechtigungen nötig.
- Die PDF-Datei und die Zeichnung werden unverändert heruntergeladen.
- Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse angegeben haben, werden Sie einmal benachrichtigt, sobald der Download beginnt.
Was wir nicht tun
- Es gibt kein Outlook-Add-in. Es lässt sich keine Schaltfläche aus AppSource installieren.
- Wir können die maximale Anhanggröße Ihres Unternehmens nicht erhöhen.
- Eine Datei über 5 GB überschreitet die Grenze für kostenlose Übertragungen.
- Eine Downloadbenachrichtigung bedeutet nicht, dass der Vertrag genehmigt wurde.
Häufige Fragen
Wie groß darf ein Anhang in Outlook sein?
Bei den meisten Outlook-Konten liegt die maximale Anhanggröße bei etwa 20 MB. Der Exchange-Administrator Ihres Unternehmens kann sie weiter herabsetzen. Selbst ein Anhang mit 15 MB kann vom E-Mail-System des Empfängers abgelehnt werden. Mit einem Link umgehen Sie diese Grenze.
Muss ich ein Add-in installieren?
Nein. Es gibt kein SendGB-Add-in für Outlook. Sie erstellen die Übertragung auf der Website. Den Link fügen Sie in Ihre Nachricht ein. Ihr Administrator muss keine App bereitstellen.
Ist ein Upload zu OneDrive dasselbe?
Nein. OneDrive speichert die Datei in Ihrem Microsoft-Konto. Der Empfänger benötigt eine Zugriffsberechtigung und oft ein Microsoft-Konto. Bei einem SendGB-Link gilt: Der Empfänger lädt die Dateien über den Link herunter und muss kein Konto erstellen. Dateien bleiben bis zu 90 Tage verfügbar.
Kann das E-Mail-System des Unternehmens auch den Link blockieren?
Ein Anhangsfilter prüft Dateien innerhalb der Nachricht. Ein Link ist kein Anhang. Manche Unternehmen sperren jedoch unabhängig davon unbekannte Adressen. Wir können diese Einschränkungen nicht umgehen. Da die Nachricht klein bleibt, überschreitet sie die maximale Anhanggröße nicht.
Braucht der Empfänger Outlook?
Nein. Der Link lässt sich in Gmail, in der E-Mail-App eines Smartphones oder in einem Browser öffnen. Der Empfänger lädt die Dateien über den Link herunter und muss kein SendGB-Konto erstellen.
Können Empfänger Word- und PDF-Dateien öffnen?
Eine PDF-Datei lässt sich auf der Downloadseite öffnen. Eine Word-Datei wird dort nicht als Dokument geöffnet. Der Empfänger öffnet sie auf seinem eigenen Computer. Wir konvertieren die Datei nicht.
Was ist der Unterschied zu Gmail?
Die maximale Anhanggröße von Gmail beträgt 25 MB. Bei Outlook liegt sie oft bei 20 MB, und ein Unternehmen kann sie weiter herabsetzen. Für beide gibt es kein Add-in. Fügen Sie den Downloadlink in Ihre Outlook- oder Gmail-Nachricht ein.
Wo soll ich das Passwort übermitteln?
Schreiben Sie es nicht in die Nachricht mit dem Link. Senden Sie das Passwort getrennt vom Link. Nutzen Sie einen separaten Kanal. Falls der Vertrag ein eigenes Passwort hat, verwechseln Sie die beiden Passwörter nicht.
Bestätigt eine Downloadbenachrichtigung die Genehmigung?
Nein. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse angegeben haben, werden Sie einmal benachrichtigt, sobald der Download beginnt. Beim Versand per E-Mail werden Sie einmal pro Empfänger benachrichtigt. Beim Versand per Link werden Sie einmal pro Übertragung benachrichtigt. Das bestätigt nicht, dass der Vertrag unterschrieben wurde.
Brauche ich SendGB Extra für 42 MB?
Nein. Für Übertragungen bis 5 GB ist keine Anmeldung erforderlich. Kostenlose Übertragungen bis 250 MB bleiben bis zu 90 Tage verfügbar. Kostenlose Übertragungen über 250 MB bleiben 7 Tage verfügbar. Für häufige, größere Übertragungen gibt es SendGB Extra ab €29,90 pro Jahr. Für eine einmalige Übertragung über 5 GB benötigen Sie SendGB Exceed.
Senden Sie einen Downloadlink statt eines Anhangs in Outlook
Ein Vertragspaket mit 42 MB überschreitet die maximale Anhanggröße des Unternehmens. Senden Sie es per Link, ohne sich anzumelden.
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