Как передать файл внешнему пользователю Teams без корпоративного хранилища
Видео, презентации и вложения из чата обычно хранятся в OneDrive или SharePoint. Они расходуют квоту корпоративного хранилища. Гостям нужно приглашение. Для него может потребоваться аккаунт, а гости могут видеть другие сообщения в канале. Файлы общим объёмом 3,1 ГБ не обязательно хранить там.
| Способ | Передача 3,1 ГБ |
|---|---|
| Файл в Teams | OneDrive или SharePoint |
| Приглашение гостя | Аккаунт и разрешения на доступ |
| История канала | Гости могут видеть другие сообщения |
| Надстройка для Teams | Нет |
| Ссылка в чате | Без аккаунта, 7 дней |
В примере выше — видео, вложения, презентация, заметка и короткий файл с инструкциями. Их можно передать бесплатно. Регистрация не нужна.
Дайте гостям доступ только к этим файлам
Приглашённому на собрание не обязательно видеть весь канал. Ссылка открывает эту передачу. Для скачивания файлов по ссылке получателю не нужно создавать аккаунт.
| Приглашение в Teams | Ссылка для скачивания | |
|---|---|---|
| Аккаунт | Может потребоваться | Не нужен |
| Что видит получатель | Разделы, к которым разрешён доступ | Эти файлы |
| Где хранятся файлы | Корпоративный диск | Передача с ограниченным сроком доступа |
| 3,1 ГБ | Расходует квоту хранилища | Бесплатно, в пределах лимита 5 ГБ |
| Срок доступа | До удаления | 7 дней |
Для Slack есть руководство по отправке файлов через Slack. Для презентаций — руководство по отправке больших файлов PowerPoint.
Корпоративные правила проверки вложений
Как и в Outlook, компания может установить небольшой лимит размера вложений. Teams обходит этот лимит, сохраняя файлы на диске. При этом разрешения на доступ всё равно могут потребоваться. Ссылка — не вложение. Однако в некоторых сетях неизвестный адрес могут блокировать отдельно. Мы не можем его разблокировать.
| Препятствие | Ссылка для скачивания |
|---|---|
| Размер вложения | Вложения нет |
| Гостевой аккаунт | Не нужен |
| Квота OneDrive | Файлы там не хранятся |
| Сеть блокирует неизвестные адреса | Мы не можем обойти блокировку |
| Установка надстройки | Не нужна |
Передайте 3,1 ГБ, не расходуя квоту корпоративного хранилища
Такой объём можно передать бесплатно. Файлы доступны 7 дней. Если для каждого собрания нужны такие большие файлы и их нужно хранить 1 год, SendGB Extra — более простой вариант. Стоимость — от €29,90 в год. В зависимости от тарифа можно передавать до 500 ГБ за одну передачу.
| Объём | Файл в Teams | SendGB |
|---|---|---|
| Короткая заметка | Может остаться в канале | Не нужен |
| Пример на 3,1 ГБ | Хранилище на диске и гостевой аккаунт | Бесплатно, 7 дней |
| Свыше 5 ГБ | Может храниться на корпоративном диске | SendGB Extra или SendGB Exceed |
| Аккаунт Microsoft для гостя | Может потребоваться | Не нужен |
| Приложение | Нет | Нет |
Не прикрепляйте файл в Teams. Отправьте ссылку.
Как отправить
- 1
Добавьте файлы
Не перетаскивайте файл для собрания в Teams. Передайте 3,1 ГБ без регистрации. Лимит бесплатной передачи — 5 ГБ.
- 2
Вставьте ссылку в чат
Вставьте адрес в чат собрания. Не отправляйте файл как вложение. Не сообщайте пароль всем участникам канала.
- 3
Гость скачивает файлы
Получатель скачивает файлы по ссылке без создания аккаунта. Приглашение в Teams не нужно. Достаточно браузера. Ссылка доступна 7 дней. При бесплатной передаче до 250 МБ файлы доступны до 90 дней.
Что происходит с вашим файлом?
- Видео и презентации не хранятся на корпоративном диске.
- Гостям не нужно просматривать историю канала.
- Файлы не сжимаются повторно.
- Если вы указали свой адрес электронной почты, вы получаете одно уведомление, когда начинается скачивание.
Что мы не делаем
- Приложения SendGB для Teams нет. Мы не размещаем файлы в вашем собрании.
- Мы не выдаём разрешения на доступ к OneDrive или SharePoint.
- Мы не можем изменить правила использования Teams в вашей компании.
- Уведомление о скачивании не означает, что файл просмотрели на собрании.
Частые вопросы
Где Teams хранит большие файлы?
Файлы, размещённые в чате или канале, обычно попадают в корпоративное хранилище OneDrive или SharePoint. Они остаются там. У этого хранилища свои квоты и разрешения на доступ. Файлы, переданные по ссылке для скачивания, там не хранятся.
Почему гостю нужно создавать аккаунт?
Teams может пригласить внешнего пользователя. Для принятия приглашения могут потребоваться аккаунт Microsoft и разрешения на доступ к каналу. Гость также может видеть другие сообщения в канале. Чтобы скачать файлы по ссылке, приглашение не нужно. Достаточно браузера.
Есть ли приложение SendGB для Teams?
Нет. Надстройки в окне собрания нет. Вы сами вставляете адрес.
Можно ли передать 3,1 ГБ бесплатно?
Да. Это укладывается в лимит 5 ГБ. Регистрация не нужна. Ссылка доступна 7 дней. Собственный лимит размера файлов в Teams зависит от правил компании. Мы не увеличиваем этот лимит.
Можно ли просмотреть презентацию на странице скачивания?
Файлы PPTX не открываются на странице скачивания в виде слайдов. PDF могут открываться. Видео не воспроизводятся от начала до конца. Файлы скачиваются без изменений.
Может ли компания заблокировать и ссылку?
Некоторые компании ограничивают доступ к неизвестным адресам. Мы не можем обойти эти ограничения. Фильтр вложений проверяет файл внутри сообщения. Ссылка — не вложение. Но правила компании могут отдельно блокировать адрес.
Чем это отличается от Slack?
Slack хранит файлы в своём рабочем пространстве. Teams обычно использует OneDrive или SharePoint. В обоих сервисах для людей вне организации могут потребоваться аккаунты и разрешения на доступ. Если отправить ссылку SendGB в Slack или Teams, получателю не нужно создавать аккаунт для скачивания. Приложения нет.
Стоит ли отправлять пароль в чат собрания?
Нет. Все, у кого есть доступ к каналу, увидят это сообщение. Отправьте пароль отдельно от ссылки.
Подтверждает ли уведомление о скачивании, что файл просмотрели на собрании?
Нет. Если вы указали свой адрес электронной почты, вы получаете одно уведомление, когда начинается скачивание. При отправке по электронной почте вы получаете одно уведомление на каждого получателя. При отправке по ссылке вы получаете одно уведомление на каждую передачу. Это не подтверждает, что файл просмотрели на собрании.
Можно ли передать больше 5 ГБ через Teams?
Файлы могут попасть на корпоративный диск, но гостевой доступ и квоты хранилища — отдельные вопросы. Для передачи свыше 5 ГБ через SendGB нужен SendGB Extra или SendGB Exceed. Больше 1 ТБ не поместится в одну передачу. Мы не меняем правила использования Teams.
Отправьте ссылку для скачивания вместо вложения в Teams
Для передачи 3,1 ГБ через OneDrive может потребоваться гостевой аккаунт. Для скачивания по ссылке регистрация не нужна. Ссылка доступна 7 дней.
Начать отправку