Wysyłanie oferty z załącznikami — dlaczego nie mieszczą się w e-mailu?
Jednostronicowa oferta cenowa może zmieścić się w e-mailu. Jeśli dodasz zdjęcia elewacji, specyfikację i prezentację, już się nie zmieści. Gmail nie przyjmuje załączników powyżej 25 MB, a Outlook — powyżej około 20 MB.
Niekompletny pakiet może prowadzić do nieporozumień. Wyślesz sam PDF — zabraknie kosztorysu. Wyślesz sam plik Excel — zabraknie zakresu prac. Przy rozdzieleniu plików na kilka e-maili wiadomość z załącznikiem może też utknąć w spamie. Klient może pomylić stare ceny z nowym zakresem prac.
Pliki, które otwiera klient, powinny stanowić pełny wysłany przez ciebie zestaw.
| Sposób wysyłki | Co się dzieje | Ceny i zakres prac |
|---|---|---|
| Załącznik w Gmailu lub Outlooku | Załączniki powyżej 20–25 MB nie zostaną wysłane | Krótki tekst się zmieści, cały pakiet nie |
| Tylko PDF | Można go przeczytać, ale brakuje arkusza | Nie wystarczy |
| Pliki w kilku e-mailach | Jednej wiadomości może zabraknąć | Nieodpowiednie rozwiązanie |
| Dysk współdzielony | Wymaga konta; stare wersje mogą wprowadzać zamieszanie | Korzystaj ostrożnie |
| Link SendGB | Pliki pozostają bez zmian; konto nie jest potrzebne | Odpowiedni do przekazania plików |
Powyższy przykład to oferta handlowa ze zdjęciem elewacji, prezentacją, specyfikacją, ofertą w PDF i kosztorysem. Więcej o przesyłaniu arkuszy znajdziesz w poradniku jak wysłać pliki Excel.
Wysłać sam PDF czy wszystkie załączniki?
PDF to wersja, którą klient czyta. Jeśli formuły wyliczające ceny są w Excelu, ten plik też trzeba wysłać. Prezentacja porządkuje treść spotkania. Specyfikacja opisuje sposób wykonania prac. Nie tworzymy tych dokumentów.
| Plik | Do czego służy | Co się dzieje, gdy go brakuje |
|---|---|---|
| Oferta w PDF | Czytelna wersja zakresu prac i ceny | Klient nie widzi, co obejmuje oferta |
| Kosztorys | Obliczenia dla poszczególnych pozycji | Zostaje tylko suma |
| Specyfikacja | Sposób wykonania prac | Zakres prac jest opisany tylko ustnie |
| Prezentacja | Kolejność omawiania tematów na spotkaniu | Wyjaśnieniom brakuje uporządkowania |
| Zdjęcia | Pokazują, co zostanie wykonane | Trudno sobie wyobrazić efekty prac |
Pliki PDF i JPG można otworzyć na stronie pobierania. Plików Excel i prezentacji nie można. Więcej o prezentacjach znajdziesz w poradniku jak wysłać prezentację. O plikach PDF przeczytasz w poradniku jak wysłać PDF.
Pobieranie nie oznacza akceptacji. Klient mógł nawet nie wyświetlić pliku. Odpowiedź wysyła do ciebie. Nie zapisujemy jej.
Wyślij aktualną wersję razem z kosztorysem
Jeśli w jednym folderze są dwie oferty, pobierane są obie. Nie wybieramy aktualnej. Dodaj numer wersji do nazwy pliku. W wiadomości napisz „aktualny plik to oferta-v3”.
| Element | Gdzie go umieścić | Co się dzieje, gdy go brakuje |
|---|---|---|
| Aktualna oferta | Główny plik PDF | Klient czyta starą cenę |
| Arkusz z kosztorysem | W tym samym folderze | Poszczególne pozycje nie są widoczne |
| Stara wersja | Jest dołączona, jeśli ją dodasz | Nie usuwamy jej |
| Specyfikacja | Osobny PDF | Zakres prac jest niepełny |
| Zdjęcie | W folderze ze zdjęciami | Brakuje ilustracji |
Nazwy folderów są zachowane, gdy odbiorca pobiera cały transfer. Kliknięcie pojedynczego zdjęcia powoduje pobieranie tylko tego pliku. Jeśli masz wiele zdjęć, bezpłatny limit wynosi 500 plików. Szczegóły znajdziesz w poradniku jak wysłać folder.
Nie udostępniaj cen publicznie. Dodaj hasło. Wyślij hasło oddzielnie od linku. Jeśli sam plik ma hasło, to zabezpieczenie również pozostaje.
Czy 5 GB wystarczy na ofertę handlową?
Na tekst, arkusz i kilka zdjęć 5 GB często wystarcza. Na wszystkie rysunki do przetargu i archiwum zdjęć może nie wystarczyć. Limit dotyczy łącznego rozmiaru i liczby plików, nie liczby stron. Nie gwarantujemy, ile plików się zmieści.
| Co wysyłasz | W praktyce | Która opcja wystarczy |
|---|---|---|
| Krótka oferta cenowa | Często kilka MB | Bezpłatnie, bez rejestracji, do 90 dni |
| Oferta, arkusz i specyfikacja | Dziesiątki MB | Bezpłatnie |
| Pakiet ze zdjęciami i prezentacją | Może zajmować około 1 GB | Bezpłatnie, jeśli mieści się w limicie |
| Rysunki do przetargu | Mogą zajmować dziesiątki GB | SendGB Extra, 500 GB na transfer |
| Plik powyżej 500 GB | Jednorazowy transfer | SendGB Exceed, do 1 TB |
SendGB Extra kosztuje od €29,90 rocznie. Obejmuje 2 500 plików i 1 TB miejsca. SendGB Extra przechowuje pliki przez maksymalnie 1 rok. To opcja dla biur, które często wysyłają duże pliki.
SendGB Exceed nie wymaga członkostwa. Transfer do 1 TB kosztuje €9,99. Możesz wysłać 2 500 plików. Kod jest jednorazowy i ważny przez 1 rok. Transfery SendGB Exceed są dostępne przez 7 dni. To wystarczy do sporadycznego wysyłania bardzo dużego dokumentu przetargowego.
Jeśli podasz swój adres e-mail, otrzymasz jedno powiadomienie, gdy rozpocznie się pobieranie. Przy wysyłaniu e-mailem otrzymujesz jedno powiadomienie na odbiorcę. Przy udostępnianiu linku otrzymujesz jedno powiadomienie na transfer. Jeśli ta sama osoba ponownie pobiera pliki, kolejny e-mail nie jest wysyłany. Powiadomienie nie oznacza akceptacji oferty.
Jak wysyłać
- 1
Dodaj pliki
Umieść ofertę w PDF, arkusz z kosztorysem, specyfikację i zdjęcia w jednym folderze. Dodaj folder do pola przesyłania. Bezpłatny limit wynosi łącznie 5 GB.
- 2
Wyślij link
Wyślij klientowi link e-mailem lub skopiuj go i wklej do wiadomości. Dodaj hasło, by chronić informacje o cenach. Wyślij hasło oddzielnie od linku. Jeśli podasz swój adres e-mail, otrzymasz jedno powiadomienie, gdy rozpocznie się pobieranie.
- 3
Odbiorca pobiera pliki
Odbiorca pobiera pliki z linku i nie zakłada konta. Pliki PDF i JPG można otworzyć na stronie pobierania. Plików Excel i prezentacji nie można. Odbiorca otwiera je we własnym programie. Bezpłatne transfery do 250 MB są dostępne przez maksymalnie 90 dni. Bezpłatne transfery powyżej 250 MB są dostępne przez 7 dni. SendGB Extra przechowuje pliki przez maksymalnie 1 rok.
Co dzieje się z twoim plikiem?
- Nie zmieniamy twoich plików. Ceny, zakres prac i specyfikacja pozostają bez zmian.
- Pliki PDF, Excel, prezentacje i zdjęcia trafiają do jednego transferu.
- Nazwy są zachowane przy pobieraniu całego folderu. Kliknięcie pojedynczego pliku nie odtwarza struktury folderów.
- Jeśli podasz swój adres e-mail, otrzymasz jedno powiadomienie, gdy ktoś rozpocznie pobieranie.
Czego nie robimy
- Nie piszemy twojej oferty. Nie obliczamy cen, nie podpisujemy jej ani nie przekształcamy w umowę.
- Pobieranie nie oznacza akceptacji oferty.
- Plików Excel i prezentacji nie można otworzyć na stronie pobierania. Pliki PDF i JPG można wyświetlić.
- Nie usuwamy starych wersji. Ty wskazujesz, który plik jest aktualny.
Najczęstsze pytania
Czy moja oferta zmieni się podczas transferu?
Nie. Nie otwieramy pliku. Cena, zakres prac i data pozostają bez zmian. Nie wpisujemy ani nie poprawiamy żadnych kwot.
Czy wystarczy wysłać sam PDF?
Do przeczytania oferty często wystarczy. Jeśli obliczenia cen są w Excelu, wyślij też ten plik. Jeśli specyfikacja jest w osobnym dokumencie, dołącz go. Nie tworzymy pliku PDF.
Czy pobieranie oznacza akceptację oferty?
Nie. Pobieranie nie potwierdza nawet, że plik został wyświetlony. Powiadomienie informuje tylko o rozpoczęciu pobierania. Klient przesyła ci akceptację, odmowę lub prośbę o poprawki. Nie zapisujemy tej odpowiedzi.
Czy kilka wersji może wprowadzić zamieszanie?
Wysyłany jest każdy plik umieszczony w folderze. Nie usuwamy starych wersji. W wiadomości wskaż nazwę aktualnego pliku, by klient nie otworzył niewłaściwej wersji.
Czy mój arkusz z kosztorysem pozostanie bez zmian?
Tak. Nie otwieramy plików Excel ani nie przeliczamy formuł. Formuły w komórkach pozostają bez zmian. Nie usuwaj arkuszy, by zmniejszyć plik. Szczegóły są w arkuszu Excel. Tutaj wysyłasz plik z kosztorysem razem z ofertą.
Czy mogę wysłać specyfikację i zdjęcia razem?
Tak, jeśli umieścisz je w tym samym folderze. Specyfikacja opisuje sposób wykonania prac. Nie piszemy jej. Struktura folderów pozostaje zachowana, gdy odbiorca pobiera cały transfer. Kliknięcie pojedynczego zdjęcia powoduje pobieranie tylko tego pliku.
Jak ominąć limit 25 MB w Gmailu?
Nie dodawaj oferty jako załącznika do e-maila. Zdjęcie elewacji i prezentacja przekraczają ten limit. Krótki dokument tekstowy może się zmieścić. Utwórz transfer i wklej krótki link. Plik nie jest dołączany do wiadomości.
Kto może zobaczyć ceny?
Każdy, kto ma link i zna hasło, może pobrać pliki. Wyślij hasło oddzielnie od linku. Jeśli sam plik wymaga hasła do otwarcia, to zabezpieczenie również pozostaje. Nie usuwamy go.
Dlaczego plik jest tak duży?
Sama treść oferty zajmuje niewiele miejsca. Zdjęcia w wysokiej rozdzielczości, prezentacje i obszerne specyfikacje zwiększają jej rozmiar. Zestaw zdjęć elewacji może przekroczyć 1 GB. Nie gwarantujemy, ile plików się zmieści. Limit bezpłatnego transferu wynosi 5 GB i 500 plików.
Którą opcję wybrać, jeśli 5 GB nie wystarczy?
Pojedynczy pakiet z ofertą często mieści się w 5 GB. Bezpłatne transfery do 250 MB są dostępne przez maksymalnie 90 dni. Bezpłatne transfery powyżej 250 MB są dostępne przez 7 dni. Pełny zestaw rysunków do przetargu wymaga SendGB Extra: 500 GB na transfer, 2 500 plików, 1 TB miejsca, od €29,90 rocznie, z przechowywaniem plików przez maksymalnie 1 rok. Do pojedynczego pliku powyżej 500 GB wystarczy SendGB Exceed: bez członkostwa, €9,99 za transfer do 1 TB, 2 500 plików i jednorazowy kod ważny przez 1 rok. Transfery SendGB Exceed są dostępne przez 7 dni.
Wyślij link do pobrania zamiast załącznika do e-maila
Oferta ze zdjęciami może zmieścić się w 5 GB. Wyślij duże zestawy rysunków i zdjęć o łącznym rozmiarze do 500 GB z SendGB Extra lub do 1 TB w jednym transferze z SendGB Exceed.
Zacznij wysyłać