Jak wysłać duży plik Excel, gdy nie mieści się w e-mailu?
Krótki arkusz zmieści się w e-mailu. Plik z danymi źródłowymi, tabelami przestawnymi i danymi historycznymi już nie. Plik CSV z transakcjami jest jeszcze większy. Gmail nie przyjmuje załączników powyżej 25 MB, a Outlook powyżej około 20 MB.
Niektóre usługi pocztowe blokują też ze względów bezpieczeństwa załączniki .xlsm zawierające makra. Usunięcie arkuszy zmniejsza plik. Psuje też formuły, które odwołują się do tych arkuszy. Spakowanie do ZIP często nie wystarcza. XLSX jest już skompresowany.
Plik otwierany przez odbiorcę powinien być tym samym skoroszytem, który został przez ciebie zapisany.
| Metoda | Co się dzieje | Przy raportach i danych źródłowych |
|---|---|---|
| Załącznik w Gmail lub Outlook | Załączników powyżej 20–25 MB nie da się wysłać; niektóre skrzynki blokują XLSM | Nieodpowiednia |
| Usunięcie arkuszy | Formuły mogą zwracać błędy | Ryzykowna |
| Ponowne spakowanie do ZIP | Niewielkie zmniejszenie rozmiaru | Rozmiar pliku może nadal przekraczać 25 MB |
| Arkusz online | Wymaga konta; makra i niektóre formuły mogą zostać utracone | Do wspólnego przeglądania |
| Link SendGB | Plik nie jest otwierany; żadne wiersze nie są usuwane | Odpowiednia do przekazania plików |
Powyższy przykład to zestaw plików finansowych do przekazania: plik CSV z transakcjami, raport skonsolidowany, plik z budżetem, podsumowanie PDF i krótka notatka. Jeśli objaśnienie jest zapisane w dokumencie Word, zobacz poradnik o wysyłaniu dokumentów Word.
Zmniejszanie rozmiaru a wysyłanie pliku bez zmian
Usunięcie arkusza pozbawia źródła formuły, które się do niego odwołują. Błędy pojawiają się podczas spotkania. Tabela przestawna też nie może podsumować danych bez źródła. Nie robimy tego.
Przeniesienie pliku do arkusza online sprawdza się przy wspólnym przeglądaniu. Makra i niektóre formuły mogą nie przetrwać takiego przeniesienia. Wysyłana kopia to twój plik XLSX.
| Mniejsza kopia lub wersja online | Plik Excel wysłany bez zmian | |
|---|---|---|
| Cel | Zmieścić w e-mailu, wspólnie przeglądać | Przeliczać, edytować |
| Formuły | Przestają działać po usunięciu arkuszy | Pozostają w pliku |
| Tabele przestawne | Puste po usunięciu źródła | Pozostają w pliku |
| Makra | Mogą nie działać w narzędziu online | Pozostają w pliku; nie uruchamiamy ich |
| Co robimy | Nie usuwamy arkuszy ani nie przenosimy plików na konto | Nie otwieramy pliku |
Podsumowanie PDF zapisujesz samodzielnie. Nie przelicza formuł. Służy do przeglądania. Pliki PDF można otworzyć na stronie pobierania. Plików XLSX nie można. Zobacz osobny poradnik o wysyłaniu plików PDF.
Dołącz pliki źródłowe
Jeśli formuła odwołuje się do innego skoroszytu, ten plik również musi znajdować się w folderze. Jeśli używa ścieżki względnej w obrębie folderu, ścieżka zostanie zachowana po pobraniu całego transferu przez odbiorcę. Jeśli formuła zawiera ścieżkę bezwzględną, plik nie zostanie znaleziony. Nie korygujemy takich odwołań.
| Element | Lokalizacja | Co się stanie, jeśli go zabraknie |
|---|---|---|
| Główny raport | Główny plik w folderze | Podsumowanie nie zostanie dostarczone |
| Źródłowy plik CSV lub budżet | W folderze źródłowym | Formuła nie ma źródła |
| Plik wskazany ścieżką bezwzględną | Na twoim komputerze | Nie można go znaleźć na komputerze odbiorcy |
| Tabela przestawna | W raporcie | Podsumowanie jest puste bez źródła |
| Podsumowanie PDF | Kopia zapisana przez ciebie | Pobierany jest tylko plik z obliczeniami |
Kliknięcie pojedynczego pliku CSV powoduje pobieranie tylko tego pliku. Pobranie go nie tworzy raportu z danych. Jeśli masz wiele eksportów, bezpłatny limit wynosi 500 plików. Szczegóły znajdziesz w poradniku o wysyłaniu folderów.
Dodaj hasło do zestawień płacowych, danych klientów lub zestawień finansowych. Wyślij hasło oddzielnie od linku. Hasło wymagane do otwarcia pliku jest oddzielne. Nie usuwamy go.
Czy 5 GB wystarczy na arkusz?
Raport i rejestr transakcji z całego roku często mieszczą się w 5 GB. Surowe dane z wielu lat mogą się nie zmieścić. Limit dotyczy łącznego rozmiaru, a nie liczby arkuszy czy wierszy. Nie gwarantujemy określonej liczby rekordów.
| Co wysyłasz | Typowy rozmiar | Która opcja wystarczy |
|---|---|---|
| Krótki arkusz | Często kilka MB | Bezpłatnie, bez rejestracji, do 90 dni |
| Raport i tabela przestawna | Dziesiątki lub setki MB | Bezpłatnie |
| Raport i plik CSV z transakcjami | Może mieć około 1 GB | Bezpłatnie, jeśli mieści się w limicie |
| Surowe dane z wielu lat | Mogą mieć dziesiątki GB | SendGB Extra, 500 GB na transfer |
| Eksport powyżej 500 GB | Jednorazowy transfer | SendGB Exceed, do 1 TB |
SendGB Extra kosztuje od €29,90 rocznie. Obejmuje 2 500 plików i 1 TB przestrzeni. SendGB Extra przechowuje pliki przez maksymalnie 1 rok. Sprawdza się w zespołach, które często wysyłają duże arkusze.
SendGB Exceed nie wymaga członkostwa. Transfer 1 TB kosztuje €9,99. Możesz wysłać 2 500 plików. Kod jest jednorazowy i ważny przez 1 rok. Transfery SendGB Exceed są dostępne przez 7 dni. To wystarczy do sporadycznego wysyłania bardzo dużych eksportów.
Jeśli podasz swój adres e-mail, otrzymasz jedno powiadomienie, gdy rozpocznie się pobieranie. Przy wysyłaniu e-mailem otrzymujesz jedno powiadomienie na odbiorcę. Przy udostępnianiu linku otrzymujesz jedno powiadomienie na transfer. Jeśli ta sama osoba rozpocznie pobieranie ponownie, nie otrzymasz kolejnego e-maila. Powiadomienie nie potwierdza zakończenia pobierania.
Jak wysyłać
- 1
Dodaj pliki
Dodaj plik Excel i jego arkusze źródłowe do pola przesyłania. Dołącz kopię PDF, jeśli ją masz. Bezpłatny limit wynosi łącznie 5 GB.
- 2
Wyślij link
Wyślij link na adres e-mail odbiorcy lub skopiuj go do wiadomości. Dodaj hasło, jeśli przesyłasz dane klientów lub dane płacowe. Wyślij hasło oddzielnie od linku. Jeśli podasz swój adres e-mail, otrzymasz jedno powiadomienie, gdy rozpocznie się pobieranie.
- 3
Odbiorca pobiera plik
Odbiorca pobiera pliki z linku i nie zakłada konta. Plików XLSX nie można otworzyć na stronie pobierania. Pliki PDF można przeglądać. Odbiorca otwiera arkusz we własnym programie Excel. Bezpłatne transfery powyżej 250 MB są dostępne przez 7 dni. Bezpłatne transfery do 250 MB są dostępne przez maksymalnie 90 dni. SendGB Extra przechowuje pliki przez maksymalnie 1 rok.
Co dzieje się z twoim plikiem?
- Nie zmieniamy pliku. Formuły, tabele przestawne i arkusze pozostają bez zmian.
- Pliki XLSX, XLSM i CSV nie są konwertowane do innego formatu. Nie usuwamy żadnych wierszy.
- Pliki źródłowe z tego samego folderu są przesyłane razem. Pobieranie całości zachowuje strukturę folderów.
- Jeśli podasz swój adres e-mail, otrzymasz jedno powiadomienie, gdy ktoś rozpocznie pobieranie.
Czego nie robimy
- Nie otwieramy plików w programie Excel. Nie przeliczamy formuł, nie uruchamiamy makr ani nie usuwamy arkuszy.
- Plików XLSX nie można otworzyć na stronie pobierania. To ty dostarczasz plik PDF do przeglądania.
- Plik, do którego formuła odwołuje się przez ścieżkę bezwzględną, może nie zostać znaleziony na komputerze odbiorcy. Nie poprawiamy tego odwołania.
- Nie ma dodatku do usług Gmail ani Outlook. Link wklejasz samodzielnie.
Najczęstsze pytania
Czy formuły i tabele przestawne pozostaną bez zmian?
Tak. Nie otwieramy pliku ani nie przeliczamy go ponownie. Formuły, tabele przestawne i formatowanie warunkowe pozostają bez zmian. Tabela przestawna podsumowuje dane. Nie zmniejszaj rozmiaru pliku przez usuwanie arkuszy. Formuła odwołująca się do usuniętego arkusza zwróci błąd. Nie usuwamy arkuszy.
Czy mogę wysłać plik z makrami?
Tak. Plik XLSM jest pobierany bez zmian. Nie uruchamiamy ani nie usuwamy makr. Link nie jest załącznikiem do e-maila. Plik nie jest osadzony w wiadomości. Excel może nadal prosić odbiorcę o zgodę na uruchomienie makr lub je wyłączyć. Nie usuwamy tego ostrzeżenia.
Czy eksport CSV zostanie podzielony?
Nie. Nie usuwamy wierszy ani nie dzielimy pliku. Nie generujemy pliku CSV. Odbiorca pobiera ten sam plik, który został przez ciebie zapisany. Nie obiecujemy, ile wierszy się zmieści. Limit dotyczy łącznego rozmiaru, a nie liczby wierszy.
Czy spakowanie pliku do ZIP pomoże?
Niewiele. XLSX to już skompresowany format pliku. Ponowne spakowanie do ZIP nieznacznie zmniejsza rozmiar, ale często nie poniżej 25 MB. Nie otwieramy archiwum. Prościej wysłać plik bez zmian.
Czy formuły z odwołaniami do innego skoroszytu zostaną zachowane?
Formuła pozostaje w pliku. Jeśli plik, do którego się odwołuje, znajduje się w tym samym folderze i jest wskazany ścieżką względną w obrębie tego folderu, ścieżka zostanie zachowana po pobraniu całego transferu przez odbiorcę. Jeśli używa ścieżki bezwzględnej, komputer odbiorcy go nie znajdzie. Nie poprawiamy tego odwołania.
Czy warto dołączyć kopię PDF?
Dołącz ją, aby można było przejrzeć podsumowanie. PDF nie przelicza formuł ani nie pozwala edytować arkuszy. Zapisujesz go samodzielnie. Dołącz go do tego samego transferu co plik Excel. Pliki PDF można otworzyć na stronie pobierania. Plików XLSX nie można.
Czy hasło do pliku jest takie samo jak hasło do transferu?
Nie. Hasło wymagane do otwarcia pliku Excel pozostaje bez zmian. Nie znamy go ani nie usuwamy. Możesz też dodać hasło do transferu. Wyślij hasło oddzielnie od linku. Użycie obu haseł jest odpowiednie przy zestawieniach płacowych, danych klientów i zestawieniach finansowych.
Jak ominąć limit 25 MB w poczcie Gmail?
Nie dodawaj pliku jako załącznika do e-maila. Dane źródłowe i pamięć podręczna tabel przestawnych mogą przekroczyć ten limit. Utwórz transfer i wklej krótki link. Nie ma dodatku. Plik nie jest osadzony w wiadomości.
Dlaczego mój plik Excel jest tak duży?
Wiele arkuszy, pamięć podręczna tabel przestawnych, osadzone obrazy i długie pliki CSV zwiększają rozmiar. Krótki arkusz jest mały. Rejestr transakcji z całego roku może przekroczyć 1 GB. Nie gwarantujemy określonej liczby rekordów. Bezpłatne transfery mają limit 5 GB i 500 plików.
Którą opcję wybrać, jeśli 5 GB nie wystarcza?
Raport i jego źródłowy plik CSV często mieszczą się w 5 GB. Bezpłatne transfery powyżej 250 MB są dostępne przez 7 dni. Bezpłatne transfery do 250 MB są dostępne przez maksymalnie 90 dni. Surowe dane z wielu lat wymagają SendGB Extra: 500 GB na transfer, 2 500 plików, 1 TB przestrzeni, od €29,90 rocznie i przechowywanie plików przez maksymalnie 1 rok. Do jednorazowego eksportu powyżej 500 GB wystarczy SendGB Exceed: bez członkostwa, €9,99 za transfer 1 TB, 2 500 plików i jednorazowy kod ważny przez 1 rok. Transfery SendGB Exceed są dostępne przez 7 dni.
Wyślij link do pobrania zamiast załączać plik Excel
Raport i jego źródłowy plik CSV mogą zmieścić się w 5 GB. Większe eksporty wyślesz do 500 GB przez SendGB Extra lub do 1 TB w jednym transferze przez SendGB Exceed.
Zacznij wysyłać