Dlaczego wysyłanie faktur z załącznikami e-mailem nie zawsze się udaje?
Pojedyncza faktura w PDF może zmieścić się w e-mailu. Dodaj zestawienie, skan dokumentu WZ i zdjęcie magazynu, a limit zostanie przekroczony. Gmail nie przyjmuje załączników powyżej 25 MB; limit w usłudze Outlook wynosi około 20 MB.
Niekompletny pakiet oznacza brak informacji dla biura rachunkowego. Jeśli wyślesz tylko fakturę, zabraknie dokumentu potwierdzającego wydanie towaru. Jeśli wyślesz tylko zestawienie, może być niejasne, której faktury dotyczy. Zmniejszenie rozmiaru skanu może też sprawić, że tekst będzie nieczytelny.
Pakiet otwierany przez biuro rachunkowe powinien zawierać wszystkie dodane pliki. SendGB nie służy do wystawiania oryginalnej faktury.
| Sposób | Co się dzieje | Przy fakturach i załącznikach |
|---|---|---|
| Załącznik w wiadomości wysyłanej przez Gmail lub Outlook | Załączniki powyżej 20–25 MB nie zostaną wysłane | Pojedynczy PDF może się zmieścić; cały pakiet już nie |
| Sama faktura | Brakuje załączonych dokumentów | Dokumentacja księgowa jest niekompletna |
| Zmniejszenie rozmiaru skanu | Tekst może stać się nieczytelny | Ryzykowne |
| Dysk współdzielony | Wymaga konta; dostępność może być niejasna | Korzystaj ostrożnie |
| Link SendGB | Pliki pozostają bez zmian; konto nie jest wymagane | Odpowiedni do wysyłania kopii |
Przykład powyżej to miesięczny pakiet dla biura rachunkowego: zdjęcie magazynu, skan dokumentu WZ, umowa, zestawienie i faktura. Oferta to osobny plik. Aby ją wysłać, skorzystaj z poradnika wysyłania ofert z załącznikami.
Wystawianie faktur a udostępnianie kopii plików
Faktury wystawiasz we własnym systemie i tam składasz wymagane deklaracje podatkowe. Nie łączymy się z organami podatkowymi. Nie nadajemy pieczęci podatkowych. Nie obliczamy VAT.
Tutaj wysyłasz kopię faktury w PDF i jej załączniki. Jeśli folder zawiera XML, ten plik również zostanie pobrany bez zmian. Nie weryfikujemy plików XML ani nie przesyłamy ich do organów podatkowych.
| Wystawianie faktur | Pakiet SendGB | |
|---|---|---|
| Cel | Wystawienie oryginalnej faktury | Wysyłanie plików PDF, zestawień i załączników |
| Kto za to odpowiada | Twój system | Ty przesyłasz pliki |
| Kwota | Kwota na wystawianej fakturze | Zawartość pliku pozostaje bez zmian |
| Płatność | Twój bank i twoja dokumentacja | Pobieranie nie oznacza zapłaty |
| Co robimy | Nie wystawiamy faktur ani nie składamy deklaracji podatkowych | Nie otwieramy plików |
Pliki PDF i JPG można otworzyć na stronie pobierania. Plików Excel nie można. Szczegóły dotyczące przesyłania zestawień znajdziesz w poradniku wysyłania plików Excel. W przypadku plików PDF zobacz poradnik wysyłania PDF.
Wyślij faktury i dokumenty WZ razem z pozostałymi załącznikami
Zestawienie zawiera obciążenia i uznania za dany okres. Dokument WZ potwierdza wydanie towaru. Oba dokumenty powinny towarzyszyć fakturze.
| Plik | Do czego służy | Gdy go brakuje |
|---|---|---|
| Faktura w PDF | Kopia z kwotą | Nie wiadomo, o którą fakturę chodzi |
| Zestawienie | Obciążenia i uznania za dany okres | Poszczególne pozycje są rozproszone |
| Dokument WZ | Potwierdza wydanie towaru | Brakuje pisemnego potwierdzenia wydania |
| Umowa | Wskazuje, za jakie prace wystawiono fakturę | Zakres prac trzeba sprawdzić gdzie indziej |
| Zdjęcie dostawy | Pokazuje prace na miejscu | Przesłana jest tylko kwota |
Nazwy folderów zostają zachowane, gdy odbiorca pobiera cały transfer. Kliknięcie pojedynczego zdjęcia powoduje pobieranie tylko tego pliku. Jeśli masz wiele faktur w PDF, bezpłatny limit wynosi 500 plików. Szczegóły znajdziesz w poradniku przesyłania folderów.
Dodaj hasło. Wyślij hasło oddzielnie od linku. Nie udostępniaj kwot z faktur każdemu, kto zobaczy link.
Ten link nie jest archiwum służącym do przechowywania dokumentacji przez okres wymagany prawem. Bezpłatne transfery do 250 MB są dostępne przez maksymalnie 90 dni. Bezpłatne transfery powyżej 250 MB są dostępne przez 7 dni. SendGB Extra przechowuje pliki przez maksymalnie 1 rok. Zachowaj oryginał dokumentu we własnym systemie księgowym.
Czy 5 GB wystarczy na paczkę faktur?
Miesięczny pakiet faktur, zestawień i kilku skanów często mieści się w 5 GB. Skany dokumentów z wielu lat mogą przekroczyć ten limit. Limit zależy od łącznego rozmiaru i liczby plików, a nie od liczby faktur. Ponad 500 osobnych plików PDF również przekracza limit liczby plików. Nie gwarantujemy konkretnej liczby faktur.
| Co wysyłasz | Typowy rozmiar | Która opcja wystarczy |
|---|---|---|
| Pojedyncza faktura w PDF | Zwykle kilka MB | Bezpłatnie, bez rejestracji, maksymalnie 90 dni |
| Faktura, zestawienie i dokument WZ | Dziesiątki MB | Bezpłatnie |
| Pakiet ze zdjęciami dostawy | Może osiągnąć setki MB | Bezpłatnie, jeśli mieści się w limicie |
| Skany dokumentów z wielu lat | Dziesiątki GB lub ponad 500 plików | SendGB Extra, 500 GB na transfer |
| Archiwum powyżej 500 GB | Jeden transfer | SendGB Exceed, do 1 TB |
SendGB Extra kosztuje od €29,90 rocznie. Obejmuje 2 500 plików i 1 TB miejsca. SendGB Extra przechowuje pliki przez maksymalnie 1 rok. To opcja dla firm, które często wysyłają duże pakiety. Ten okres nie zastępuje wymaganego prawem okresu przechowywania dokumentacji.
SendGB Exceed nie wymaga abonamentu. Transfer 1 TB kosztuje €9,99. Możesz wysłać 2 500 plików. Kod jest jednorazowy i ważny przez 1 rok. Link jest dostępny przez 7 dni. Ta opcja wystarczy do sporadycznego wysyłania bardzo dużego archiwum.
Jeśli podasz swój adres e-mail, otrzymasz jedno powiadomienie, gdy rozpocznie się pobieranie. Przy wysyłaniu e-mailem otrzymujesz jedno powiadomienie na odbiorcę. Przy udostępnianiu linku otrzymujesz jedno powiadomienie na transfer. Jeśli ta sama osoba ponownie pobierze pliki, nie otrzymasz kolejnego e-maila. Powiadomienie nie oznacza, że faktura została opłacona.
Jak wysyłać
- 1
Dodaj pliki
Umieść fakturę w PDF, arkusz z zestawieniem, dokument WZ i zdjęcia dostawy w jednym folderze. Dodaj folder w polu przesyłania. Bezpłatny limit wynosi łącznie 5 GB.
- 2
Wyślij link
Wyślij link e-mailem do biura rachunkowego lub skopiuj go i wklej do wiadomości. Dodaj hasło. Wyślij hasło oddzielnie od linku. Jeśli podasz swój adres e-mail, otrzymasz jedno powiadomienie, gdy rozpocznie się pobieranie.
- 3
Odbiorca pobiera pliki
Odbiorca pobiera pliki z linku i nie zakłada konta. Pliki PDF i JPG można otworzyć na stronie pobierania. Plików Excel nie można. Odbiorca otwiera je we własnym programie. Bezpłatne transfery do 250 MB są dostępne przez maksymalnie 90 dni. Bezpłatne transfery powyżej 250 MB są dostępne przez 7 dni. SendGB Extra przechowuje pliki przez maksymalnie 1 rok.
Co dzieje się z twoim plikiem?
- Nie zmieniamy twoich plików. Kwoty, daty i załączone dokumenty pozostają bez zmian.
- Faktury, zestawienia, dokumenty WZ i zdjęcia trafiają do jednego transferu.
- Przy pobieraniu całego folderu nazwy zostają zachowane. Pobieranie pojedynczego pliku nie odtwarza struktury folderów.
- Jeśli podasz swój adres e-mail, otrzymasz jedno powiadomienie, gdy ktoś rozpocznie pobieranie.
Czego nie robimy
- Nie wystawiamy faktur, nie składamy deklaracji podatkowych, nie nadajemy pieczęci podatkowych ani nie obliczamy VAT.
- Pobieranie nie oznacza, że faktura została opłacona lub zaakceptowana.
- Ten link nie jest archiwum służącym do przechowywania dokumentacji przez okres wymagany prawem. Bezpłatne transfery do 250 MB są dostępne przez maksymalnie 90 dni. Bezpłatne transfery powyżej 250 MB są dostępne przez 7 dni.
- Plików Excel nie można otworzyć na stronie pobierania. Pliki PDF i JPG można wyświetlić.
Najczęstsze pytania
Czy to zastępuje wystawienie faktury?
Nie. SendGB służy do przesyłania kopii istniejących faktur. Nie wystawia faktur ani nie składa deklaracji podatkowych. Tutaj wysyłasz kopię faktury w PDF i załączniki. Oryginalną fakturę wystawiasz we własnym systemie.
Czy mogę udostępniać również pliki XML faktur?
Tak. Umieść je w folderze, a zostaną pobrane bez zmian. Nie odczytujemy ani nie weryfikujemy plików XML i nie przesyłamy ich do organów podatkowych. Wymaganą wysyłkę do odpowiedniego systemu realizujesz przez system, w którym wystawiasz faktury.
Czy mogę wysłać zestawienia i dokumenty WZ razem?
Tak, jeśli umieścisz je w jednym folderze. Zestawienie zawiera obciążenia i uznania za dany okres. Dokument WZ potwierdza wydanie towaru. Nie tworzymy żadnego z tych dokumentów.
Czy pobieranie oznacza, że faktura została opłacona?
Nie. Pobieranie nie potwierdza otrzymania płatności ani zaakceptowania faktury. Powiadomienie informuje tylko o rozpoczęciu pobierania. Płatności sprawdzasz samodzielnie.
Czy kwoty się zmienią?
Nie. Nie otwieramy twoich plików. Liczby w pliku PDF i formuły w programie Excel pozostają bez zmian. Nie obliczamy VAT. Nie usuwaj arkuszy, aby zmniejszyć rozmiar pliku.
Jak ominąć limit 25 MB w usłudze Gmail?
Nie dodawaj pakietu jako załącznika do e-maila. Pojedyncza faktura w PDF może się zmieścić. Skan dokumentu WZ i zdjęcie dostawy już nie. Utwórz transfer i wklej krótki link. Nie potrzebujesz dodatku.
Czy odbiorcy mogą podejrzeć pliki i czy potrzebują konta?
Odbiorcy mogą podejrzeć pliki PDF i JPG na stronie pobierania, ale nie pliki Excel. Odbiorca nie potrzebuje konta. Bardzo duży skan może wolno wczytywać się w przeglądarce. W takim przypadku pewniejszym rozwiązaniem jest pobieranie pliku i otwarcie go we własnym programie.
Dlaczego paczki faktur są duże i ile faktur mogę wysłać?
Sama faktura jest zwykle mała. Skany dokumentów WZ i zdjęcia dostawy zwiększają rozmiar pakietu. Nie gwarantujemy konkretnej liczby faktur. Bezpłatne transfery mają limit 5 GB i 500 plików. Jeśli dodajesz każdą fakturę jako osobny PDF, archiwum zawierające ponad 500 plików wymaga SendGB Extra.
Jak długo pliki są dostępne?
Bezpłatne transfery do 250 MB są dostępne przez maksymalnie 90 dni. Bezpłatne transfery powyżej 250 MB są dostępne przez 7 dni. SendGB Extra przechowuje pliki przez maksymalnie 1 rok. Nie jest to wymagany prawem okres przechowywania dokumentacji księgowej. Zachowaj oryginał we własnej dokumentacji.
Co wybrać, jeśli 5 GB nie wystarczy?
Miesięczny pakiet często mieści się w 5 GB. Skany faktur z wielu lat wymagają SendGB Extra: 500 GB na transfer, 2 500 plików, 1 TB miejsca, cena od €29,90 rocznie i przechowywanie plików przez maksymalnie 1 rok. Do jednego archiwum powyżej 500 GB wystarczy SendGB Exceed: bez abonamentu, €9,99 za transfer 1 TB, 2 500 plików oraz jednorazowy kod ważny przez 1 rok. Link jest dostępny przez 7 dni.
Wyślij link do pobrania zamiast paczki faktur w załączniku do e-maila
Miesięczny pakiet faktur i załączników może zmieścić się w 5 GB. Skany dokumentów z wielu lat wyślij przez SendGB Extra z limitem 500 GB na transfer lub przez SendGB Exceed z limitem 1 TB w jednym transferze.
Zacznij wysyłać