Zašto slanje računa s prilozima e-poštom ne uspijeva?
Jedan račun u PDF-u možda može stati u poruku e-pošte. Dodate li izvod, skenirani pakirni list i fotografiju skladišta, više neće stati. Gmail ne prihvaća privitke veće od 25 MB; Outlookovo ograničenje iznosi približno 20 MB.
Ako dokumentacija nije potpuna, računovodstvu nedostaju podaci. Pošaljete li samo račun, nema dokaza o isporuci. Pošaljete li samo izvod, možda neće biti jasno na koji se račun odnosi. Smanjivanjem veličine skeniranog dokumenta tekst može postati nečitljiv.
Računovodstvo treba dobiti sve datoteke koje ste dodali. Ovdje ne izdajete izvorni račun.
| Način slanja | Što se događa | Za račune i prateću dokumentaciju |
|---|---|---|
| Privitak u Gmailu ili Outlooku | Privitci veći od 20–25 MB neće se poslati | Jedan PDF možda stane; sva dokumentacija neće |
| Samo račun | Prateća dokumentacija nije priložena | Računovodstvena dokumentacija nije potpuna |
| Smanjivanje veličine skeniranog dokumenta | Tekst može postati nečitljiv | Rizično |
| Zajednički disk | Potreban je račun; dostupnost može biti nejasna | Koristite oprezno |
| SendGB poveznica | Datoteke ostaju nepromijenjene; račun nije potreban | Prikladno za slanje kopija |
Gornji primjer sadrži dokumentaciju za jedno razdoblje: fotografiju skladišta, skenirani pakirni list, ugovor, izvod i račun. Poslovna ponuda zasebna je datoteka. Za njezino slanje koristite vodič za slanje poslovnih ponuda.
Izvorni računi i kopije datoteka
Račune izdajete u vlastitom sustavu i ondje podnosite sve obvezne porezne prijave. Ne povezujemo se s poreznim tijelima. Ne stavljamo porezne pečate. Ne obračunavamo PDV.
Ovdje šaljete PDF kopiju računa i prateću dokumentaciju. Ako mapa sadrži XML, i on se preuzima nepromijenjen. Ne provjeravamo XML datoteke niti ih šaljemo poreznim tijelima.
| Izdavanje računa | Dokumentacija putem usluge SendGB | |
|---|---|---|
| Svrha | Izdavanje izvornog računa | Slanje PDF-ova, izvoda i prateće dokumentacije |
| Tko to obavlja | Vaš sustav | Vi učitavate datoteke |
| Iznos | Iznos koji fakturirate | Sadržaj datoteke ostaje nepromijenjen |
| Plaćanje | Vaša banka i vaša evidencija | Preuzimanje nije plaćanje |
| Što mi radimo | Ne izdajemo račune niti podnosimo porezne prijave | Ne otvaramo datoteke |
PDF i JPG datoteke mogu se otvoriti na stranici za preuzimanje. Excel datoteke ne mogu. Pojedinosti o slanju izvoda potražite u vodiču za slanje Excel datoteka. Za PDF-ove pogledajte vodič za slanje PDF datoteka.
Pošaljite prateću dokumentaciju zajedno
Izvod prikazuje dugovanja i potraživanja za određeno razdoblje. Otpremnica dokumentira isporuku robe. Oba dokumenta trebaju biti priložena uz račun.
| Datoteka | Svrha | Ako nedostaje |
|---|---|---|
| Račun u PDF-u | Kopija s prikazanim iznosom | Nije jasno o kojem je računu riječ |
| Izvod | Dugovanja i potraživanja za razdoblje | Stavke su raspršene |
| Otpremnica | Dokumentira da je roba otpremljena | Nema pisanog dokaza o isporuci |
| Ugovor | Pokazuje koji su radovi fakturirani | Opseg radova treba potražiti drugdje |
| Fotografija isporuke | Prikazuje radove na lokaciji | Šalje se samo iznos |
Nazivi mapa čuvaju se kada primatelj preuzme cijeli prijenos. Klikom na pojedinačnu fotografiju preuzima se samo ta datoteka. Ako imate mnogo računa u PDF-u, ograničenje za besplatni prijenos iznosi 500 datoteka. Pojedinosti potražite u vodiču za slanje mapa.
Dodajte lozinku. Pošaljite lozinku odvojeno od poveznice. Spriječite da iznosi na računima budu dostupni svakome tko vidi poveznicu.
Ova poveznica nije arhiva za zakonski propisano čuvanje dokumentacije. Besplatni prijenosi veći od 250 MB ostaju dostupni 7 dana. Besplatni prijenosi do 250 MB ostaju dostupni do 90 dana. SendGB Extra čuva datoteke do 1 godine. Izvornik čuvajte u vlastitom računovodstvenom sustavu.
Je li 5 GB dovoljno za račune s prilozima?
Računi, izvodi i nekoliko skeniranih dokumenata za jedno razdoblje često stanu unutar 5 GB. Višegodišnja skenirana dokumentacija možda neće. Ograničenje se odnosi na ukupnu veličinu i broj datoteka, a ne na broj računa. Zasebni PDF-ovi kojih je ukupno više od 500 također premašuju ograničenje broja datoteka. Ne jamčimo određeni broj računa.
| Što šaljete | Uobičajena veličina | Koja je opcija dovoljna |
|---|---|---|
| Jedan račun u PDF-u | Obično nekoliko MB | Besplatno, bez registracije, do 90 dana |
| Račun, izvod i otpremnica | Deseci MB | Besplatno |
| Dokumentacija s fotografijama isporuke | Može doseći stotine MB | Besplatno ako je unutar ograničenja |
| Višegodišnja skenirana dokumentacija | Deseci GB ili više od 500 datoteka | SendGB Extra, 500 GB po prijenosu |
| Arhiva veća od 500 GB | Jedan prijenos | SendGB Exceed, do 1 TB |
SendGB Extra dostupan je od €29,90 godišnje. Uključuje 2.500 datoteka i 1 TB prostora za pohranu. SendGB Extra čuva datoteke do 1 godine. Prikladan je za tvrtke koje često šalju opsežnu dokumentaciju. Taj rok ne zamjenjuje zakonski propisano čuvanje dokumentacije.
SendGB Exceed ne zahtijeva članstvo. Prijenos od 1 TB košta €9,99. Možete poslati 2.500 datoteka. Kod se može upotrijebiti jednom i vrijedi 1 godinu. Poveznica ostaje dostupna 7 dana. Dovoljan je za povremeno slanje vrlo velike arhive.
Ako unesete svoju adresu e-pošte, dobivate jednu obavijest kada započne preuzimanje. Pri slanju e-poštom dobivate jednu obavijest po primatelju. Pri slanju poveznicom dobivate jednu obavijest po prijenosu. Ako ista osoba ponovno preuzme datoteke, ne dobivate novu poruku e-pošte. Obavijest ne znači da je račun plaćen.
Kako poslati
- 1
Dodajte datoteke
Stavite račun u PDF-u, izvod u proračunskoj tablici, pakirni list i fotografije isporuke u istu mapu. Dodajte mapu u polje za učitavanje. Ograničenje za besplatni prijenos iznosi ukupno 5 GB.
- 2
Pošaljite poveznicu
Pošaljite poveznicu računovodstvu e-poštom ili je kopirajte i zalijepite u poruku. Dodajte lozinku. Pošaljite lozinku odvojeno od poveznice. Ako unesete svoju adresu e-pošte, dobivate jednu obavijest kada započne preuzimanje.
- 3
Primatelj preuzima datoteke
Primatelj preuzima datoteke putem poveznice bez izrade računa. PDF i JPG datoteke mogu se otvoriti na stranici za preuzimanje. Excel datoteke ne mogu. Primatelj ih otvara u vlastitom programu. Besplatni prijenosi veći od 250 MB ostaju dostupni 7 dana. Besplatni prijenosi do 250 MB ostaju dostupni do 90 dana. SendGB Extra čuva datoteke do 1 godine.
Što se događa s vašom datotekom?
- Ne mijenjamo vaše datoteke. Iznosi, datumi i prateća dokumentacija ostaju nepromijenjeni.
- Računi, izvodi, otpremnice i fotografije šalju se u istom prijenosu.
- Nazivi se čuvaju pri preuzimanju cijele mape. Preuzimanjem pojedinačne datoteke ne stvara se struktura mapa.
- Ako unesete svoju adresu e-pošte, dobivate jednu obavijest kada netko započne preuzimanje.
Što ne radimo
- Ne izdajemo račune, ne podnosimo porezne prijave, ne stavljamo porezne pečate niti obračunavamo PDV.
- Preuzimanje ne znači da je račun plaćen ili prihvaćen.
- Ova poveznica nije arhiva za zakonski propisano čuvanje dokumentacije. Besplatni prijenosi veći od 250 MB ostaju dostupni 7 dana. Besplatni prijenosi do 250 MB ostaju dostupni do 90 dana.
- Excel datoteke ne mogu se otvoriti na stranici za preuzimanje. PDF i JPG datoteke mogu se pregledati.
Česta pitanja
Zamjenjuje li ovo izdavanje računa?
Ne. SendGB prenosi postojeće kopije računa. Ne izdaje račune niti podnosi porezne prijave. Ovdje šaljete PDF kopiju računa i prateću dokumentaciju. Izvorni račun izdajete u vlastitom sustavu.
Mogu li slati i XML datoteke računa?
Da. Stavite ih u mapu i preuzet će se nepromijenjene. Ne čitamo niti provjeravamo XML i ne šaljemo ga poreznim tijelima. Sve dokumente koje ste obvezni službeno dostaviti šaljete putem sustava u kojem izdajete račune.
Mogu li zajedno poslati izvode i otpremnice?
Da, ako ih stavite u istu mapu. Izvod prikazuje dugovanja i potraživanja za određeno razdoblje. Otpremnica dokumentira isporuku robe. Ne izrađujemo nijedan od tih dokumenata.
Znači li preuzimanje da je račun plaćen?
Ne. Preuzimanje ne potvrđuje da je uplata primljena ili da je račun prihvaćen. Obavijest vam samo javlja da je preuzimanje započelo. Uplate pratite sami.
Hoće li se iznosi promijeniti?
Ne. Ne otvaramo vaše datoteke. Brojevi u PDF-u i formule u Excelu ostaju nepromijenjeni. Ne obračunavamo PDV. Nemojte brisati radne listove kako biste smanjili veličinu proračunske tablice.
Kako zaobići Gmailovo ograničenje od 25 MB?
Nemojte račune s prilozima dodavati kao privitak e-pošte. Jedan račun u PDF-u možda će stati. Skenirani pakirni list i fotografija isporuke neće. Izradite prijenos i zalijepite kratku poveznicu. Nije potreban dodatak.
Mogu li primatelji pregledati datoteke i trebaju li račun?
Primatelji mogu pregledati PDF i JPG datoteke na stranici za preuzimanje, ali ne i Excel datoteke. Primatelju nije potreban račun. Vrlo velik skenirani dokument može se sporo učitavati u pregledniku. U tom je slučaju pouzdanije preuzeti datoteku i otvoriti je u vlastitom programu.
Zašto računi s prilozima zauzimaju puno prostora i koliko računa mogu poslati?
Sam račun obično je malen. Skenirani pakirni listovi i fotografije isporuke povećavaju ukupnu veličinu. Ne jamčimo određeni broj računa. Besplatni prijenosi dopuštaju 5 GB i 500 datoteka. Ako svaki račun dodate kao zaseban PDF, za arhivu s više od 500 datoteka potreban je SendGB Extra.
Koliko dugo datoteke ostaju dostupne?
Besplatni prijenosi veći od 250 MB ostaju dostupni 7 dana. Besplatni prijenosi do 250 MB ostaju dostupni do 90 dana. SendGB Extra čuva datoteke do 1 godine. To nije zakonski propisan rok čuvanja računovodstvene dokumentacije. Izvornik čuvajte u vlastitoj evidenciji.
Koju opciju odabrati ako 5 GB nije dovoljno?
Dokumentacija za jedno razdoblje često stane unutar 5 GB. Za višegodišnje skenirane račune potreban je SendGB Extra: 500 GB po prijenosu, 2.500 datoteka, 1 TB prostora za pohranu, od €29,90 godišnje, uz čuvanje datoteka do 1 godine. Za jednu arhivu veću od 500 GB dovoljan je SendGB Exceed: bez članstva, €9,99 za prijenos od 1 TB, 2.500 datoteka i kod koji se može upotrijebiti jednom, a vrijedi 1 godinu. Poveznica ostaje dostupna 7 dana.
Pošaljite poveznicu za preuzimanje, a ne račune s prilozima kao privitak e-pošte
Računi i prateća dokumentacija za jedno razdoblje mogu stati unutar 5 GB. Višegodišnju skeniranu dokumentaciju pošaljite putem usluge SendGB Extra uz do 500 GB po prijenosu ili putem usluge SendGB Exceed uz do 1 TB u jednom prijenosu.
Počnite slati