Al compartir archivos de Teams con externos, se utiliza el almacenamiento de la empresa
Los vídeos, las presentaciones y los adjuntos que publicas en un chat suelen guardarse en OneDrive o SharePoint. Consumen la cuota de almacenamiento de la empresa. Los invitados necesitan una invitación. Esa invitación puede exigir una cuenta, y los invitados también pueden ver otros mensajes del canal. Tu transferencia de 3,1 GB no tiene por qué sumarse a esos archivos.
| Método | Transferencia de 3,1 GB |
|---|---|
| Archivo en Teams | OneDrive o SharePoint |
| Invitación de invitado | Cuenta y permisos |
| Historial del canal | Los invitados pueden ver otros mensajes |
| Complemento de Teams | Ninguno |
| Enlace publicado en el chat | Sin cuenta, 7 días |
El ejemplo anterior incluye un vídeo, adjuntos, una presentación, una nota y un breve archivo léeme. Enviarlo es gratis. No hace falta registrarse.
Permite que los invitados vean solo estos archivos
Una persona invitada a una reunión no tiene por qué ver todo el canal. El enlace abre esta transferencia. El destinatario no necesita una cuenta para descargar.
| Invitación de Teams | Enlace de descarga | |
|---|---|---|
| Cuenta | Puede ser necesaria | Ninguna |
| Qué ven | Las áreas a las que tienen permiso para acceder | Estos archivos |
| Dónde se guardan los archivos | Unidad de almacenamiento de la empresa | Transferencia con disponibilidad limitada |
| 3,1 GB | Consume cuota de almacenamiento | Gratis, dentro del límite de 5 GB |
| Disponibilidad | Hasta que lo elimines | 7 días |
Para Slack, consulta la guía para enviar archivos por Slack. Para las presentaciones, consulta la guía para enviar archivos de PowerPoint grandes.
Las políticas de la empresa controlan los adjuntos
Como ocurre con Outlook, una empresa puede fijar un límite de tamaño bajo para los adjuntos. Teams evita este límite guardando los archivos en una unidad de almacenamiento. Aun así, puede exigir permisos de acceso. Un enlace no es un adjunto. Sin embargo, algunas redes pueden bloquear por separado una dirección desconocida. No podemos desbloquearla.
| Obstáculo | Enlace de descarga |
|---|---|
| Tamaño del adjunto | No hay adjunto |
| Cuenta de invitado | No hace falta |
| Cuota de OneDrive | Los archivos no se guardan allí |
| Red que bloquea direcciones desconocidas | No podemos saltarnos el bloqueo |
| Instalación de un complemento | Ninguna |
Evita que 3,1 GB consuman la cuota de almacenamiento de la empresa
Enviar archivos de este tamaño es gratis. Los archivos están disponibles durante 7 días. Si en cada reunión compartes archivos de este tamaño y necesitas conservarlos durante 1 año, SendGB Extra es una opción más sencilla. Cuesta desde €29,90 al año. Según el plan, puedes enviar hasta 500 GB por transferencia.
| Total | Archivo en Teams | SendGB |
|---|---|---|
| Nota breve | Puede quedarse en el canal | No hace falta |
| Ejemplo de 3,1 GB | Almacenamiento en la unidad y cuenta de invitado | Gratis, 7 días |
| Más de 5 GB | Puede quedarse en la unidad de almacenamiento de la empresa | SendGB Extra o SendGB Exceed |
| Cuenta Microsoft del invitado | Puede ser necesaria | No hace falta |
| App | Ninguna | Ninguna |
No adjuntes el archivo en Teams. Envía el enlace.
Cómo enviar
- 1
Añade tus archivos
No arrastres el archivo de la reunión a Teams. Envía 3,1 GB sin registrarte. El límite gratis es de 5 GB.
- 2
Pega el enlace en el chat
Pega la dirección en el chat de la reunión. No envíes el archivo como adjunto. No compartas la contraseña con todo el canal.
- 3
El invitado descarga los archivos
El destinatario descarga los archivos desde el enlace sin crear una cuenta. No necesita una invitación de Teams. Basta con un navegador. El enlace está disponible durante 7 días. Las transferencias gratuitas de hasta 250 MB están disponibles hasta 90 días.
¿Qué pasa con tu archivo?
- Los vídeos y las presentaciones no se guardan en la unidad de almacenamiento de la empresa.
- Los invitados no tienen que ver el historial del canal.
- Los archivos no se vuelven a comprimir.
- Si has introducido tu dirección de correo electrónico, recibes una única notificación cuando comienza la descarga.
Lo que no hacemos
- No hay una app de SendGB para Teams. No publicamos archivos en tu reunión.
- No concedemos permisos de acceso a OneDrive ni a SharePoint.
- No podemos cambiar la política de Teams de tu empresa.
- Una notificación de descarga no significa que el archivo se haya visto en la reunión.
Preguntas frecuentes
¿Dónde guarda Teams los archivos grandes?
Los archivos que publicas en un chat o canal suelen guardarse en el OneDrive o SharePoint de la empresa. Se quedan allí. Ese almacenamiento tiene su propia cuota y sus propios permisos. Los archivos que compartes mediante un enlace de descarga no se guardan allí.
¿Por qué un invitado tiene que crear una cuenta?
Teams puede invitar a un usuario externo. La invitación puede exigir una cuenta Microsoft y permisos para acceder al canal. El invitado también puede ver otros mensajes del canal. Un enlace de descarga no requiere una invitación. Basta con un navegador.
¿Hay una app de SendGB para Teams?
No. No hay ningún complemento dentro de la ventana de la reunión. Tú pegas la dirección.
¿Es gratis enviar 3,1 GB?
Sí. Está dentro del límite de 5 GB. No hace falta registrarse. El enlace está disponible durante 7 días. El límite de tamaño de archivo de Teams depende de la política de la empresa. No aumentamos ese límite.
¿Los destinatarios pueden ver la presentación en la página de descarga?
Los archivos PPTX no se abren como diapositivas en la página de descarga. Los PDF pueden abrirse. Los vídeos no se reproducen de principio a fin. Los archivos se descargan sin cambios.
¿La empresa también puede bloquear el enlace?
Algunas empresas restringen las direcciones desconocidas. No podemos saltarnos esa restricción. Un filtro de adjuntos comprueba el archivo dentro del mensaje. Un enlace no es un adjunto. Aun así, la política de la empresa puede bloquear la dirección por separado.
¿En qué se diferencia de Slack?
Slack guarda los archivos en su propio espacio de trabajo. Teams suele usar OneDrive o SharePoint. Ambos pueden exigir cuentas y permisos a personas ajenas a la organización. Tanto en Slack como en Teams, el destinatario puede descargar los archivos mediante el enlace sin crear una cuenta. No hay ninguna app.
¿Debo publicar la contraseña en el chat de la reunión?
No. Cualquiera que pueda ver el canal puede ver ese mensaje. Envía la contraseña por separado del enlace.
¿Una notificación de descarga confirma que el archivo se ha visto en la reunión?
No. Si has introducido tu dirección de correo electrónico, recibes una única notificación cuando comienza la descarga. Si envías por correo electrónico, recibes una notificación por destinatario. Si envías mediante un enlace, recibes una notificación por transferencia. Esto no confirma que el archivo se haya visto en la reunión.
¿Puedo enviar más de 5 GB a través de Teams?
Los archivos pueden guardarse en la unidad de almacenamiento de la empresa, pero el acceso de invitados y las cuotas de almacenamiento son cuestiones distintas. En SendGB, las transferencias de más de 5 GB requieren SendGB Extra o SendGB Exceed. Más de 1 TB no cabe en una sola transferencia. No cambiamos la política de Teams.
Envía un enlace de descarga en lugar de adjuntar el archivo en Teams
Una transferencia de 3,1 GB a través de OneDrive puede exigir una cuenta de invitado. Para descargar desde el enlace no hace falta registrarse. El enlace está disponible durante 7 días.
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