Почему лимит вложений Outlook ниже, чем в Gmail?
Обычно для Outlook указывают лимит вложений около 20 МБ. Администраторы корпоративной почты могут его снизить. У вас письмо может отображаться как отправленное. При этом сервер получателя может отклонить его без уведомления. Этот риск есть и при отправке договора размером 42 МБ.
Уменьшение размера вложения может ухудшить качество чертежей. Ссылка занимает всего несколько строк в тексте письма. Фильтру вложений нечего проверять.
| Способ | Договор размером 42 МБ |
|---|---|
| Вложение Outlook | Блокируется при лимите 20 МБ или ниже |
| Правила компании | Даже 15 МБ могут быть отклонены |
| Общий доступ через OneDrive | Разрешения и аккаунт Microsoft |
| Надстройка Outlook | Нет |
| Ссылка в тексте письма | Доходит |
В примере выше — комплект документов по договору: основной PDF, чертёж, изображение подписи, краткое описание и примечание.
Без надстройки. Просто вставьте ссылку.
Некоторые сервисы передачи файлов добавляют кнопку в Outlook. Мы — нет. Вы выполняете передачу на сайте. Копируете ссылку. Вставляете её в новое письмо Outlook. Файл к письму не прикрепляется.
| Что обещает надстройка | Что делаете вы | |
|---|---|---|
| Установка | Приложение в Outlook | Ничего не устанавливаете |
| Администратор | Развёртывание в компании | Не нужен |
| Файл | Всё равно где-то хранится | На странице скачивания |
| Получатель | Аккаунт не нужен | Аккаунт не нужен |
| 20 МБ | Обход лимита | Вложения изначально нет |
Если при создании передачи вы укажете свой адрес электронной почты, вы получите одно уведомление, когда кто-то начнёт скачивание. Если тот же человек скачает файлы повторно, ещё одно письмо не придёт.
OneDrive — корпоративное хранилище
Outlook может предложить загрузить большой файл в OneDrive. Тогда файл остаётся в хранилище Microsoft вашей компании или в вашем личном хранилище. Получателям вне компании могут потребоваться приглашение, разрешение на доступ или аккаунт. Если вы забудете закрыть доступ, файл останется в хранилище.
| OneDrive | Ссылка | |
|---|---|---|
| Где находится файл | В аккаунте Microsoft | В передаче с ограниченным сроком хранения |
| Внешний получатель | Может потребоваться разрешение | Получатель скачивает файлы по ссылке без создания аккаунта. |
| Правила компании | Администратор может ограничить доступ | Не проходит через фильтр вложений |
| Срок доступа | Может оставаться доступным, пока вы не закроете доступ | До 250 МБ — 90 дней; свыше 250 МБ — 7 дней |
| Что делаем мы | Не загружаем в OneDrive | Не изменяем файл |
Для отправки через Gmail прочитайте руководство как отправить большой файл через Gmail. Для договоров в формате PDF — как отправить большой PDF-файл.
Какой лимит передачи выбрать для корпоративной почты?
Отправьте 42 МБ бесплатно. Регистрация не нужна. Файлы доступны до 90 дней. Если ваша компания отправляет большие файлы каждый день, SendGB Extra — более простой вариант. Стоимость — от €29,90 в год. В зависимости от тарифа лимит передачи достигает 500 ГБ. SendGB Extra хранит файлы до 1 года.
| Задача | Способ |
|---|---|
| Один договор, 42 МБ | Ссылка бесплатно |
| Корпоративный лимит вложений 10 МБ | Используйте ссылку; не пытайтесь отправить файл вложением |
| Свыше 5 ГБ | SendGB Exceed или SendGB Extra |
| Аккаунт Microsoft у получателя | Не нужен |
| Установка надстройки | Не требуется |
Не прикрепляйте файл в Outlook. Отправьте ссылку.
Как отправить
- 1
Добавьте файл в окно загрузки
Добавьте в окно загрузки договор, размер которого может превышать лимит вложений Outlook. Лимит бесплатной передачи — 5 ГБ. Для 42 МБ регистрация не нужна.
- 2
Вставьте ссылку в письмо
Создайте новое письмо. Не нажимайте на значок скрепки. Вставьте ссылку в текст письма. Не указывайте пароль в том же письме.
- 3
Получатель скачивает файлы
Для скачивания по ссылке получателю не нужен аккаунт Microsoft. При бесплатной передаче до 250 МБ файлы доступны до 90 дней. При бесплатной передаче свыше 250 МБ файлы доступны 7 дней. Файлы не сжимаются.
Что происходит с вашим файлом?
- Файл не становится вложением Outlook. Корпоративный фильтр не видит вложения.
- Настраивать разрешения на доступ в OneDrive не нужно.
- PDF и чертёж скачиваются без изменений.
- Если вы указали свой адрес электронной почты, вы получите одно уведомление о начале скачивания.
Что мы не делаем
- Надстройки для Outlook нет. Кнопки для установки из AppSource тоже нет.
- Мы не можем увеличить лимит вложений вашей компании.
- Файл больше 5 ГБ превышает лимит бесплатной передачи.
- Уведомление о скачивании не означает, что договор согласован.
Частые вопросы
Какой максимальный размер вложения в Outlook?
Для большинства аккаунтов Outlook лимит вложений составляет около 20 МБ. Администратор Exchange в вашей компании может установить ещё более низкий лимит. Даже вложение размером 15 МБ может быть отклонено почтовой системой получателя. Отправка ссылки позволяет обойти этот лимит.
Нужно ли устанавливать надстройку?
Нет. У SendGB нет надстройки для Outlook. Вы создаёте передачу на сайте. Затем вставляете ссылку в письмо. Администратору не нужно развёртывать приложение.
Загрузка в OneDrive — это то же самое?
Нет. OneDrive хранит файл в вашем аккаунте Microsoft. Получателю нужно разрешение на доступ, а часто и аккаунт Microsoft. С SendGB получатель скачивает файлы по ссылке без создания аккаунта. Файлы доступны до 90 дней.
Может ли корпоративная почта заблокировать и ссылку?
Фильтр вложений проверяет файлы внутри письма. Ссылка — не вложение. Однако некоторые компании отдельно ограничивают доступ к неизвестным адресам. Мы не можем обойти эти ограничения. Письмо остаётся небольшим и не превышает лимит вложений.
Нужен ли получателю Outlook?
Нет. Ссылка открывается в Gmail, почтовом приложении на телефоне или браузере. Для скачивания по ссылке получателю не нужен аккаунт SendGB.
Может ли получатель открыть файлы Word и PDF?
PDF можно открыть на странице скачивания. Предпросмотр файла Word на странице скачивания недоступен. Получатель открывает его на своём компьютере. Мы не конвертируем файл.
Чем это отличается от отправки через Gmail?
Лимит вложений Gmail — 25 МБ. В Outlook он часто составляет 20 МБ, а компания может снизить его ещё больше. Надстройки нет ни для одного из сервисов. Вставьте ссылку для скачивания в письмо Outlook или Gmail.
Куда отправить пароль?
Не указывайте его в письме со ссылкой. Отправьте пароль отдельно от ссылки. Используйте отдельный канал связи. Если у самого договора есть пароль, не перепутайте эти два пароля.
Подтверждает ли уведомление о скачивании согласование?
Нет. Если вы указали свой адрес электронной почты, вы получите одно уведомление о начале скачивания. При отправке по электронной почте вы получаете одно уведомление на каждого получателя. При отправке по ссылке вы получаете одно уведомление на каждую передачу. Это не подтверждает, что договор подписан.
Нужен ли SendGB Extra для 42 МБ?
Нет. Для передачи до 5 ГБ регистрация не нужна. При бесплатной передаче до 250 МБ файлы доступны до 90 дней. При бесплатной передаче свыше 250 МБ файлы доступны 7 дней. Для частых передач большего объёма SendGB Extra стоит от €29,90 в год. Для разовой передачи свыше 5 ГБ нужен SendGB Exceed.
Отправьте ссылку для скачивания вместо вложения в Outlook
Комплект документов по договору размером 42 МБ превышает корпоративный лимит вложений. Отправьте его по ссылке без регистрации.
Начать отправку