De ce nu pot trimite facturi cu anexe ca atașamente la e-mail?
O singură factură PDF poate încăpea într-un e-mail. Dacă adaugi o situație de plăți, un aviz de însoțire a mărfii scanat și o fotografie din depozit, pachetul nu va mai încăpea. Gmail nu acceptă atașamente de peste 25 MB; limita Outlook este de aproximativ 20 MB.
Un pachet incomplet lasă contabilitatea fără toate informațiile necesare. Dacă trimiți doar factura, lipsește dovada livrării. Dacă trimiți doar situația de plăți, poate fi neclar la ce factură se referă. Micșorarea unui document scanat poate face textul ilizibil.
Pachetul deschis de contabilitate trebuie să conțină fișierele pe care le-ai adăugat. Nu emiți factura originală aici.
| Metodă | Ce se întâmplă | Pentru facturi și documente justificative |
|---|---|---|
| Atașament în Gmail sau Outlook | Atașamentele de peste 20–25 MB nu pot fi trimise | Un singur PDF poate încăpea; pachetul nu |
| Doar factura | Documentele justificative lipsesc | Evidențele contabile sunt incomplete |
| Micșorarea documentului scanat | Textul poate deveni ilizibil | Riscantă |
| Spațiu de stocare partajat | Necesită cont; disponibilitatea poate fi neclară | Folosește cu prudență |
| Link SendGB | Fișierele rămân intacte; nu este necesar un cont | Potrivit pentru trimiterea copiilor |
Exemplul de mai sus este un pachet de documente dintr-o perioadă: o fotografie din depozit, un aviz de însoțire a mărfii scanat, un contract, o situație de plăți și o factură. O ofertă comercială este un fișier separat. Folosește ghidul pentru trimiterea ofertelor comerciale ca să o trimiți.
Facturi originale și copii ale fișierelor
Emiți facturile în propriul sistem și gestionezi acolo declarațiile fiscale obligatorii. Nu ne conectăm la autoritățile fiscale. Nu aplicăm sigilii fiscale. Nu calculăm TVA.
Aici trimiți copia PDF a facturii și documentele justificative. Dacă folderul include fișiere XML, și acestea rămân neschimbate la descărcare. Nu validăm fișierele XML și nu le transmitem autorităților fiscale.
| Emiterea facturii | Pachetul SendGB | |
|---|---|---|
| Scop | Emiterea facturii originale | Trimiterea PDF-urilor, a situațiilor de plăți și a documentelor justificative |
| Cine se ocupă | Propriul tău sistem | Tu încarci fișierele |
| Sumă | Suma pe care o facturezi | Conținutul fișierului rămâne intact |
| Plată | Banca ta și evidențele tale | O descărcare nu este o plată |
| Ce facem noi | Nu emitem facturi și nu depunem declarații fiscale | Nu deschidem fișierele |
Fișierele PDF și JPG pot fi deschise pe pagina de descărcare. Fișierele Excel nu pot fi deschise acolo. Pentru detalii despre trimiterea situațiilor de plăți, consultă ghidul pentru fișiere Excel. Pentru PDF-uri, consultă ghidul pentru fișiere PDF.
Trimite documentele justificative împreună
O situație de plăți prezintă debitele și creditele dintr-o perioadă. Un aviz de însoțire a mărfii documentează livrarea bunurilor. Ambele trebuie să însoțească factura.
| Fișier | Rol | Dacă lipsește |
|---|---|---|
| Factură PDF | O copie care arată suma | Nu este clar despre ce factură este vorba |
| Situație de plăți | Debitele și creditele perioadei | Operațiunile nu sunt prezentate într-o situație centralizată |
| Aviz de însoțire a mărfii | Documentează expedierea bunurilor | Nu există o dovadă scrisă a livrării |
| Contract | Arată ce lucrări au fost facturate | Detaliile lucrărilor trebuie căutate în altă parte |
| Fotografie de livrare | Arată lucrările de la fața locului | Este trimisă doar suma |
Numele folderelor se păstrează când destinatarul descarcă întregul transfer. Un clic pe o singură fotografie descarcă doar acel fișier. Dacă ai multe facturi PDF, limita gratuită este de 500 de fișiere. Consultă ghidul pentru transferul folderelor pentru detalii.
Adaugă o parolă. Trimite parola separat de link. Nu lăsa sumele din facturi la îndemâna oricui vede linkul.
Acest link nu este o arhivă pentru păstrarea documentelor pe durata impusă de lege. Transferurile gratuite de peste 250 MB rămân disponibile timp de 7 zile. Transferurile gratuite de până la 250 MB rămân disponibile până la 90 de zile. SendGB Extra păstrează fișierele până la 1 an. Păstrează documentul original în propriul sistem contabil.
Sunt suficienți 5 GB pentru un pachet de facturi?
Facturile, situațiile de plăți și câteva documente scanate dintr-o perioadă încap adesea în 5 GB. Documentele scanate din mai mulți ani pot depăși limita. Limita se bazează pe dimensiunea totală și pe numărul de fișiere, nu pe numărul de facturi. Dacă trimiți peste 500 de PDF-uri separate, depășești și limita numărului de fișiere. Nu garantăm un anumit număr de facturi.
| Ce trimiți | Dimensiune obișnuită | Ce variantă este suficientă |
|---|---|---|
| O singură factură PDF | De obicei, câțiva MB | Gratuit, fără înregistrare, până la 90 de zile |
| Factură, situație de plăți și aviz de însoțire a mărfii | Zeci de MB | Gratuit |
| Pachet cu fotografii de livrare | Poate ajunge la sute de MB | Gratuit, dacă se încadrează în limită |
| Documente scanate din mai mulți ani | Zeci de GB sau peste 500 de fișiere | SendGB Extra, 500 GB per transfer |
| Arhivă de peste 500 GB | Un singur transfer | SendGB Exceed, până la 1 TB |
SendGB Extra pornește de la €29,90 pe an. Include 2.500 de fișiere și 1 TB de spațiu de stocare. SendGB Extra păstrează fișierele până la 1 an. Este potrivit pentru firmele care trimit frecvent pachete mari de documente. Această perioadă nu înlocuiește durata de păstrare impusă de lege.
SendGB Exceed nu necesită abonament. Un transfer de 1 TB costă €9,99. Poți trimite 2.500 de fișiere. Codul poate fi folosit o singură dată și este valabil 1 an. Linkul rămâne disponibil timp de 7 zile. Este suficient pentru trimiterea ocazională a unei arhive foarte mari.
Dacă introduci adresa ta de e-mail, primești o singură notificare când începe o descărcare. Când trimiți prin e-mail, primești o singură notificare pentru fiecare destinatar. Când trimiți prin link, primești o singură notificare pentru fiecare transfer. Dacă aceeași persoană descarcă din nou, nu primești încă un e-mail. Notificarea nu înseamnă că factura a fost plătită.
Cum trimiți
- 1
Adaugă fișierele
Pune factura PDF, situația de plăți în format tabelar, avizul de însoțire a mărfii și fotografiile de livrare în același folder. Adaugă folderul în zona de încărcare. Limita gratuită este de 5 GB în total.
- 2
Trimite linkul
Trimite linkul prin e-mail către contabilitate sau copiază-l într-un mesaj. Adaugă o parolă. Trimite parola separat de link. Dacă introduci adresa ta de e-mail, primești o singură notificare când începe o descărcare.
- 3
Destinatarul descarcă fișierele
Destinatarul descarcă fișierele accesând linkul, fără să își creeze un cont. Fișierele PDF și JPG pot fi deschise pe pagina de descărcare. Fișierele Excel nu pot fi deschise acolo. Destinatarul le deschide în propriul program. Transferurile gratuite de peste 250 MB rămân disponibile timp de 7 zile. Transferurile gratuite de până la 250 MB rămân disponibile până la 90 de zile. SendGB Extra păstrează fișierele până la 1 an.
Ce se întâmplă cu fișierul tău?
- Nu modificăm fișierele tale. Sumele, datele și documentele justificative rămân intacte.
- Facturile, situațiile de plăți, avizele de însoțire a mărfii și fotografiile sunt trimise în același transfer.
- Numele se păstrează când este descărcat întregul folder. Descărcarea unui singur fișier nu reconstituie structura folderelor.
- Dacă introduci adresa ta de e-mail, primești o singură notificare când cineva începe descărcarea.
Ce nu facem
- Nu emitem facturi, nu depunem declarații fiscale, nu aplicăm sigilii fiscale și nu calculăm TVA.
- O descărcare nu înseamnă că factura a fost plătită sau acceptată.
- Acest link nu este o arhivă pentru păstrarea documentelor pe durata impusă de lege. Transferurile gratuite de peste 250 MB rămân disponibile timp de 7 zile. Transferurile gratuite de până la 250 MB rămân disponibile până la 90 de zile.
- Fișierele Excel nu pot fi deschise pe pagina de descărcare. Fișierele PDF și JPG pot fi vizualizate.
Întrebări frecvente
Înlocuiește acest serviciu emiterea unei facturi?
Nu. SendGB transferă copii ale facturilor existente. Nu emite facturi și nu depune declarații fiscale. Aici trimiți copia PDF a facturii și documentele justificative. Emiți factura originală în propriul sistem.
Pot trimite și fișiere XML de facturi?
Da. Pune-le în folder, iar la descărcare rămân neschimbate. Nu citim și nu validăm fișierele XML și nu le transmitem autorităților fiscale. Orice transmitere oficială obligatorie se face prin sistemul pe care îl folosești pentru emiterea facturilor.
Pot trimite situații de plăți și avize împreună?
Da, dacă le pui în același folder. O situație de plăți prezintă debitele și creditele dintr-o perioadă. Un aviz de însoțire a mărfii documentează livrarea bunurilor. Nu creăm niciunul dintre aceste documente.
O descărcare înseamnă că factura a fost plătită?
Nu. O descărcare nu arată că plata a fost încasată sau că factura a fost acceptată. Notificarea îți spune doar că a început o descărcare. Tu urmărești plata.
Se vor modifica sumele?
Nu. Nu deschidem fișierele tale. Numerele din PDF și formulele din Excel rămân intacte. Nu calculăm TVA. Nu șterge foi de calcul pentru a micșora fișierul.
Cum trimit fișiere care depășesc limita de 25 MB din Gmail?
Nu atașa pachetul la e-mail. O singură factură PDF poate încăpea în limită. Un aviz de însoțire a mărfii scanat și o fotografie de livrare nu vor încăpea. Creează transferul și inserează linkul scurt. Nu ai nevoie de o extensie.
Destinatarii pot previzualiza fișierele? Au nevoie de cont?
Destinatarii pot previzualiza fișierele PDF și JPG pe pagina de descărcare, dar nu și fișierele Excel. Pot descărca fișierele folosind linkul, fără să își creeze un cont. Un document scanat foarte mare se poate încărca lent în browser. În acest caz, descărcarea fișierului și deschiderea lui în propriul program sunt o variantă mai sigură.
De ce sunt mari pachetele de facturi și câte facturi pot trimite?
Factura în sine este de obicei mică. Avizele de însoțire a mărfii scanate și fotografiile de livrare măresc pachetul. Nu garantăm un anumit număr de facturi. Transferurile gratuite permit 5 GB și 500 de fișiere. Dacă adaugi fiecare factură ca PDF separat, o arhivă cu peste 500 de fișiere necesită SendGB Extra.
Cât timp rămân disponibile fișierele?
Transferurile gratuite de peste 250 MB rămân disponibile timp de 7 zile. Transferurile gratuite de până la 250 MB rămân disponibile până la 90 de zile. SendGB Extra păstrează fișierele până la 1 an. Aceasta nu este durata de păstrare a documentelor contabile impusă de lege. Păstrează originalul în evidențele tale.
Ce variantă aleg dacă 5 GB nu sunt suficienți?
Pachetul de documente dintr-o perioadă încape adesea în 5 GB. Pentru facturi scanate din mai mulți ani ai nevoie de SendGB Extra: 500 GB per transfer, 2.500 de fișiere, 1 TB de spațiu de stocare, de la €29,90 pe an, cu fișiere păstrate până la 1 an. Pentru o singură arhivă de peste 500 GB, SendGB Exceed este suficient: fără abonament, €9,99 pentru un transfer de 1 TB, 2.500 de fișiere și un cod care poate fi folosit o singură dată și este valabil 1 an. Linkul rămâne disponibil timp de 7 zile.
Trimite un link de descărcare, nu un pachet de facturi atașat la e-mail
Facturile și documentele justificative dintr-o perioadă pot încăpea în 5 GB. Trimite documente scanate din mai mulți ani cu SendGB Extra, până la 500 GB per transfer, sau cu SendGB Exceed, până la 1 TB într-un singur transfer.
Începe transferul