De ce nu pot trimite oferte comerciale ca atașamente la e-mail?
O ofertă de preț de o pagină poate încăpea într-un e-mail. Dacă adaugi fotografii ale fațadei, specificații și o prezentare, nu mai încape. Gmail nu acceptă atașamente de peste 25 MB, iar Outlook nu acceptă atașamente de peste aproximativ 20 MB.
Un set incomplet de documente poate duce la neînțelegeri. Dacă trimiți doar PDF-ul, lipsește calculul detaliat al prețului. Dacă trimiți doar fișierul Excel, lipsește descrierea lucrărilor incluse. Dacă împarți fișierele în mai multe e-mailuri, un atașament poate rămâne blocat în folderul de spam. Clientul poate confunda prețurile vechi cu noua descriere a lucrărilor.
Clientul trebuie să poată deschide întregul set de fișiere pe care l-ai trimis.
| Cum trimiți | Ce se întâmplă | Pentru prețuri și lucrările incluse |
|---|---|---|
| Atașament în Gmail sau Outlook | Atașamentele de peste 20–25 MB nu pot fi trimise | Textul scurt încape, setul complet nu |
| Doar PDF | Poate fi citit, dar lipsește tabelul | Nu este suficient |
| Mai multe e-mailuri separate | Unul poate lipsi | Nu este potrivit |
| Spațiu de stocare partajat | Necesită cont; versiunile vechi pot crea confuzii | Folosește cu atenție |
| Link SendGB | Fișierele rămân neschimbate; nu este nevoie de cont | Potrivit pentru trimitere |
Exemplul de mai sus este o ofertă comercială: o imagine a fațadei, o prezentare, specificații, oferta în format PDF și calculul detaliat al prețului. Pentru detalii despre trimiterea tabelelor, vezi cum trimiți fișiere Excel.
Trimit doar PDF-ul sau toate anexele?
PDF-ul este documentul pe care îl citește clientul. Dacă formulele de calcul al prețului sunt în Excel, trebuie să trimiți și acel fișier. Prezentarea stabilește ordinea subiectelor discutate la întâlnire. Specificațiile descriu cum vor fi executate lucrările. Nu creăm noi aceste documente.
| Fișier | Rol | Dacă lipsește |
|---|---|---|
| Oferta în format PDF | Document lizibil cu lucrările incluse și prețul | Clientul nu poate vedea ce i se propune |
| Calculul detaliat al prețului | Calcule pentru fiecare poziție | Rămâne doar totalul |
| Specificații | Cum vor fi executate lucrările | Lucrările incluse sunt descrise doar verbal |
| Prezentare | Ordinea subiectelor întâlnirii | Explicația nu are structură |
| Imagini | Reprezentarea vizuală a rezultatului livrat | Lucrarea rămâne abstractă |
Fișierele PDF și JPG pot fi deschise pe pagina de descărcare. Fișierele Excel și prezentările nu. Pentru detalii despre prezentări, vezi cum trimiți prezentări. Pentru PDF-uri, vezi cum trimiți fișiere PDF.
O descărcare nu înseamnă acceptarea ofertei. Este posibil ca fișierul să nu fi fost nici măcar vizualizat de client. Clientul îți trimite răspunsul direct. Nu îl înregistrăm noi.
Trimite versiunea ofertei împreună cu prețurile
Dacă același folder conține două oferte, ambele sunt descărcate. Nu alegem noi versiunea actuală. Include versiunea în numele fișierului. În mesaj, scrie „fișierul actual este oferta-v3”.
| Element | Unde îl pui | Dacă lipsește |
|---|---|---|
| Oferta actuală | În PDF-ul principal | Clientul citește prețul vechi |
| Tabelul de prețuri | În același folder | Pozițiile individuale nu sunt vizibile |
| Versiunea veche | Este inclusă dacă ai adăugat-o | Nu o ștergem |
| Specificații | Într-un PDF separat | Descrierea lucrărilor incluse este incompletă |
| Imagine | În folderul cu imagini | Reprezentarea vizuală nu este inclusă |
Numele folderelor se păstrează când destinatarul descarcă întregul transfer. Un clic pe o singură fotografie descarcă doar acel fișier. Dacă ai multe imagini, limita gratuită este de 500 de fișiere. Pentru detalii, vezi cum trimiți foldere.
Nu face publice prețurile. Adaugă o parolă. Trimite parola separat de link. Dacă fișierul are propria parolă, aceasta se păstrează.
Sunt suficienți 5 GB pentru o ofertă comercială?
Pentru text, un tabel și câteva imagini, 5 GB sunt adesea suficienți. S-ar putea să nu ajungă pentru toate planșele de ofertare și o arhivă foto. Limita ține de dimensiunea totală și de numărul de fișiere, nu de numărul de pagini. Nu garantăm câte fișiere vor încăpea.
| Ce trimiți | În practică | Ce opțiune este suficientă |
|---|---|---|
| Ofertă de preț scurtă | Adesea câțiva MB | Gratuit, fără înregistrare, până la 90 de zile |
| Ofertă, tabel și specificații | Zeci de MB | Gratuit |
| Set cu imagini și o prezentare | Poate avea în jur de 1 GB | Gratuit dacă se încadrează în limită |
| Planșe de ofertare | Pot avea zeci de GB | SendGB Extra, 500 GB per transfer |
| Fișier de peste 500 GB | Transfer ocazional | SendGB Exceed, până la 1 TB |
SendGB Extra costă de la €29,90 pe an. Include 2.500 de fișiere și 1 TB de spațiu de stocare. SendGB Extra păstrează fișierele până la 1 an. Este potrivit pentru birourile care trimit frecvent fișiere mari.
SendGB Exceed nu necesită abonament. Un transfer de 1 TB costă €9,99. Poți trimite 2.500 de fișiere. Codul poate fi folosit o singură dată și este valabil 1 an. Transferurile SendGB Exceed rămân disponibile timp de 7 zile. Este suficient pentru trimiterea ocazională a unui document de ofertare foarte mare.
Dacă ai introdus adresa de e-mail, primești o singură notificare când începe descărcarea. Când trimiți prin e-mail, primești o singură notificare pentru fiecare destinatar. Când trimiți prin link, primești o singură notificare pentru fiecare transfer. Dacă aceeași persoană descarcă din nou, nu se trimite un nou e-mail. Notificarea nu înseamnă că oferta a fost acceptată.
Cum trimiți
- 1
Adaugă fișierele
Pune oferta în format PDF, tabelul de prețuri, specificațiile și imaginile în același folder. Adaugă folderul în zona de încărcare. Limita gratuită este de 5 GB în total.
- 2
Trimite linkul
Trimite linkul clientului prin e-mail sau copiază-l într-un mesaj. Adaugă o parolă pentru a proteja prețurile. Trimite parola separat de link. Dacă introduci propria adresă de e-mail, primești o singură notificare când începe descărcarea.
- 3
Destinatarul descarcă fișierele
Destinatarul descarcă fișierele accesând linkul, fără să își creeze un cont. Fișierele PDF și JPG pot fi deschise pe pagina de descărcare. Fișierele Excel și prezentările nu. Destinatarul le deschide în propriile programe. Transferurile gratuite de până la 250 MB rămân disponibile până la 90 de zile. Transferurile gratuite de peste 250 MB rămân disponibile timp de 7 zile. SendGB Extra păstrează fișierele până la 1 an.
Ce se întâmplă cu fișierul tău?
- Nu modificăm fișierele. Prețurile, lucrările incluse și specificațiile rămân neschimbate.
- Fișierele PDF, fișierele Excel, prezentările și imaginile sunt incluse în același transfer.
- Numele se păstrează când este descărcat întregul folder. Un clic pe un singur fișier nu reface structura folderului.
- Dacă ai introdus adresa de e-mail, primești o singură notificare când cineva începe descărcarea.
Ce nu facem
- Nu redactăm oferta. Nu calculăm prețurile, nu o semnăm și nu o transformăm în contract.
- O descărcare nu înseamnă că oferta a fost acceptată.
- Fișierele Excel și prezentările nu pot fi deschise pe pagina de descărcare. Fișierele PDF și JPG pot fi vizualizate.
- Nu eliminăm versiunile vechi. Tu precizezi care este fișierul actual.
Întrebări frecvente
Se modifică oferta în timpul transferului?
Nu. Nu deschidem fișierul. Prețul, lucrările incluse și data rămân neschimbate. Nu introducem și nu corectăm nicio valoare.
Este suficient să trimit doar un PDF?
Pentru citire, de multe ori este suficient. Dacă ai calculele de preț în Excel, trimite și acel fișier. Dacă specificațiile sunt într-un document separat, include-l. Nu creăm noi PDF-ul.
O descărcare înseamnă că oferta a fost acceptată?
Nu. O descărcare nu confirmă nici măcar că fișierul a fost vizualizat. Notificarea îți spune doar că a început descărcarea. Clientul îți trimite acceptul, refuzul sau o cerere de modificare. Nu înregistrăm acel răspuns.
Pot apărea confuzii dacă trimit mai multe versiuni?
Se trimite fiecare fișier pe care îl pui în folder. Nu ștergem versiunile vechi. Precizează în mesaj numele fișierului actual, ca să nu deschidă clientul versiunea greșită.
Tabelul de prețuri rămâne intact?
Da. Nu deschidem fișierele Excel și nu calculăm formulele. Formulele din celule rămân intacte. Nu șterge foi de calcul ca să micșorezi fișierul. Detaliile sunt în foaia Excel. Aici trimiți fișierul cu prețuri împreună cu oferta.
Pot trimite specificațiile și imaginile împreună?
Da, dacă le pui în același folder. Specificațiile descriu cum vor fi executate lucrările. Nu le redactăm noi. Structura folderului rămâne intactă când destinatarul descarcă întregul transfer. Un clic pe o singură imagine descarcă doar acel fișier.
Cum ocolesc limita de 25 MB din Gmail?
Nu atașa oferta la e-mail. O fotografie a fațadei și o prezentare depășesc această limită. Un document text scurt poate încăpea. Creează transferul și inserează linkul scurt. Fișierul nu este inclus în mesaj.
Cine poate vedea prețurile?
Oricine are linkul și cunoaște parola poate descărca fișierele. Trimite parola separat de link. Dacă fișierul are propria parolă pentru deschidere, aceasta se păstrează. Nu o eliminăm.
De ce este fișierul atât de mare?
Oferta scrisă ocupă puțin spațiu. Imaginile de înaltă rezoluție, prezentările și specificațiile lungi îi măresc dimensiunea. Un set de imagini ale fațadei poate depăși 1 GB. Nu garantăm câte fișiere vor încăpea. Limita pentru un transfer gratuit este de 5 GB și 500 de fișiere.
Ce opțiune aleg dacă 5 GB nu sunt suficienți?
O ofertă cu toate anexele încape adesea în 5 GB. Transferurile gratuite de până la 250 MB rămân disponibile până la 90 de zile. Transferurile gratuite de peste 250 MB rămân disponibile timp de 7 zile. Pentru un set complet de planșe de ofertare ai nevoie de SendGB Extra: 500 GB per transfer, 2.500 de fișiere, 1 TB de spațiu de stocare, de la €29,90 pe an, cu păstrarea fișierelor până la 1 an. Pentru un singur fișier de peste 500 GB, SendGB Exceed este suficient: fără abonament, €9,99 pentru un transfer de 1 TB, 2.500 de fișiere și un cod de unică folosință valabil 1 an. Transferurile SendGB Exceed rămân disponibile timp de 7 zile.
Trimite un link de descărcare, nu un atașament la e-mail
O ofertă cu imagini poate încăpea în 5 GB. Trimite seturi mari de planșe și fotografii de până la 500 GB cu SendGB Extra sau până la 1 TB într-un singur transfer cu SendGB Exceed.
Începe transferul