De ce nu poți trimite fișiere Excel mari prin e-mail?
O foaie de calcul cu puține date încape într-un e-mail. Un fișier cu date sursă, tabele pivot și înregistrări istorice nu încape. Un CSV cu tranzacții este și mai mare. Gmail nu acceptă atașamente de peste 25 MB, iar Outlook nu acceptă atașamente de peste aproximativ 20 MB.
Unele servicii de e-mail blochează și atașamentele .xlsm care conțin macrocomenzi, din motive de securitate. Ștergerea foilor de calcul micșorează fișierul. Dar afectează și formulele care fac referire la acele foi. Arhivarea în ZIP nu este adesea suficientă. XLSX este deja comprimat.
Fișierul pe care îl deschide destinatarul trebuie să fie registrul de lucru pe care l-ai salvat.
| Metodă | Ce se întâmplă | Pentru rapoarte și date sursă |
|---|---|---|
| Atașament în Gmail sau Outlook | Atașamentele de peste 20–25 MB nu pot fi trimise; unele căsuțe de e-mail blochează XLSM | Nepotrivit |
| Ștergerea foilor de calcul | Formulele pot returna erori | Riscant |
| O nouă arhivare în ZIP | Dimensiunea scade puțin | Este posibil să nu scadă sub 25 MB |
| Foaie de calcul online | Necesită un cont; macrocomenzile și unele formule se pot pierde | Pentru vizualizare în comun |
| Link SendGB | Fișierul nu este deschis; nu se șterge niciun rând | Potrivit pentru trimitere |
Exemplul de mai sus este un set de fișiere financiare trimise împreună: un CSV cu tranzacții, un raport consolidat, un fișier cu bugetul, o sinteză PDF și o notă scurtă. Dacă explicația scrisă este în Word, consultă ghidul pentru trimiterea documentelor Word.
Reducerea dimensiunii sau trimiterea fișierului fără modificări
Ștergerea unei foi de calcul lasă formulele care fac referire la ea fără sursă. Erorile apar în timpul ședinței. Nici un tabel pivot nu poate sintetiza datele fără sursa lor. Noi nu facem asta.
Mutarea fișierului într-o foaie de calcul online permite vizualizarea în comun. Macrocomenzile și unele formule se pot pierde la mutare. Copia pe care o trimiți este fișierul tău XLSX.
| Copie mai mică sau online | Fișier Excel trimis fără modificări | |
|---|---|---|
| Scop | Încadrarea în limita unui e-mail, vizualizare în comun | Calcul, editare |
| Formule | Nu mai funcționează dacă sunt șterse foi de calcul | Rămân în fișier |
| Tabele pivot | Rămân goale când sursa este eliminată | Rămân în fișier |
| Macrocomenzi | Este posibil să nu funcționeze într-un instrument online | Rămân în fișier; nu le executăm |
| Ce facem noi | Nu ștergem foi de calcul și nu mutăm fișiere într-un cont | Nu deschidem fișierul |
Tu salvezi sinteza PDF. Nu calculează formule. Este pentru vizualizare. Fișierele PDF pot fi deschise pe pagina de descărcare. Fișierele XLSX nu pot fi deschise acolo. Consultă ghidul separat pentru trimiterea fișierelor PDF.
Include fișierele sursă
Dacă o formulă face referire la alt registru de lucru, și acel fișier trebuie să fie în folder. Dacă folosește o cale relativă în interiorul folderului, calea se păstrează când destinatarul descarcă întregul transfer. Dacă folosește o cale absolută, fișierul nu va fi găsit. Nu corectăm acea referință.
| Element | Locație | Dacă lipsește |
|---|---|---|
| Raport principal | Fișierul principal din folder | Sinteza nu este trimisă |
| CSV sursă sau buget | În folderul cu surse | Formula nu are sursă |
| Fișier legat printr-o cale absolută | Pe calculatorul tău | Nu poate fi găsit pe calculatorul destinatarului |
| Tabel pivot | În raport | Sinteza este goală fără sursă |
| Sinteză PDF | O copie pe care o salvezi tu | Se descarcă doar fișierul de calcul |
Dacă descarci un singur CSV, primești doar acel fișier, nu raportul complet. Dacă ai multe exporturi, limita gratuită este de 500 de fișiere. Consultă ghidul pentru trimiterea folderelor pentru detalii.
Adaugă o parolă pentru liste cu salarii, clienți sau date financiare. Trimite parola separat de link. Parola necesară pentru deschiderea fișierului este separată. Nu o eliminăm.
Sunt suficienți 5 GB pentru o foaie de calcul?
Un raport și înregistrările tranzacțiilor dintr-un an se încadrează adesea în 5 GB. Înregistrările brute din mai mulți ani s-ar putea să nu încapă. Limita se bazează pe dimensiunea totală, nu pe numărul de foi sau de rânduri. Nu garantăm un anumit număr de înregistrări.
| Ce trimiți | Dimensiune obișnuită | Ce opțiune este suficientă |
|---|---|---|
| Foaie de calcul cu puține date | Adesea câțiva MB | Gratuit, fără înregistrare, până la 90 de zile |
| Raport și tabel pivot | Zeci sau sute de MB | Gratuit |
| Raport și CSV cu tranzacții | Poate avea aproximativ 1 GB | Gratuit, dacă se încadrează în limită |
| Înregistrări brute din mai mulți ani | Pot avea zeci de GB | SendGB Extra, 500 GB per transfer |
| Export de peste 500 GB | Transfer ocazional | SendGB Exceed, până la 1 TB |
SendGB Extra costă de la €29,90 pe an. Include 2.500 de fișiere și 1 TB de spațiu de stocare. SendGB Extra păstrează fișierele până la 1 an. Este potrivit pentru echipele care trimit frecvent foi de calcul mari.
SendGB Exceed nu necesită abonament. Un transfer de 1 TB costă €9,99. Poți trimite 2.500 de fișiere. Codul este de unică folosință și este valabil 1 an. Transferurile SendGB Exceed rămân disponibile timp de 7 zile. Este suficient pentru un export foarte mare, trimis ocazional.
Dacă introduci adresa ta de e-mail, primești o singură notificare când începe o descărcare. Când trimiți prin e-mail, primești o singură notificare pentru fiecare destinatar. Când trimiți prin link, primești o singură notificare pentru fiecare transfer. Dacă aceeași persoană descarcă din nou, nu primești alt e-mail. Notificarea nu confirmă că descărcarea s-a încheiat.
Cum trimiți
- 1
Adaugă fișierele
Adaugă fișierul Excel și foile de calcul sursă în zona de încărcare. Include și o copie PDF, dacă ai una. Limita gratuită este de 5 GB în total.
- 2
Trimite linkul
Trimite linkul la adresa de e-mail a destinatarului sau copiază-l într-un mesaj. Adaugă o parolă pentru datele despre clienți sau salarii. Trimite parola separat de link. Dacă introduci adresa ta de e-mail, primești o singură notificare când începe o descărcare.
- 3
Destinatarul descarcă fișierul
Destinatarul descarcă fișierele accesând linkul, fără să își creeze un cont. Fișierele XLSX nu pot fi deschise pe pagina de descărcare. Fișierele PDF pot fi vizualizate. Destinatarul deschide foaia de calcul în propria aplicație Excel. Transferurile gratuite de peste 250 MB rămân disponibile timp de 7 zile. Transferurile gratuite de până la 250 MB rămân disponibile până la 90 de zile. SendGB Extra păstrează fișierele până la 1 an.
Ce se întâmplă cu fișierul tău?
- Nu modificăm fișierul. Formulele, tabelele pivot și foile de calcul rămân intacte.
- Fișierele XLSX, XLSM și CSV nu sunt convertite în alt format. Nu ștergem niciun rând.
- Fișierele sursă din același folder sunt trimise împreună. Descărcarea tuturor fișierelor împreună păstrează structura folderelor.
- Dacă introduci adresa ta de e-mail, primești o singură notificare când cineva începe descărcarea.
Ce nu facem
- Nu deschidem fișierele în Excel. Nu calculăm formule, nu executăm macrocomenzi și nu ștergem foi de calcul.
- Fișierele XLSX nu pot fi deschise pe pagina de descărcare. Tu furnizezi copia PDF pentru vizualizare.
- Un fișier la care o formulă face referire printr-o cale absolută poate să nu fie găsit pe calculatorul destinatarului. Nu corectăm acea referință.
- Nu există un program de completare pentru Gmail sau Outlook. Tu lipești linkul.
Întrebări frecvente
Formulele și tabelele pivot rămân intacte?
Da. Nu deschidem fișierul și nu recalculăm formulele. Formulele, tabelele pivot și formatarea condițională rămân intacte. Un tabel pivot sintetizează datele. Nu reduce dimensiunea fișierului ștergând foi de calcul. O formulă care face referire la o foaie ștearsă va returna o eroare. Noi nu ștergem foi de calcul.
Pot trimite un fișier cu macrocomenzi?
Da. Fișierul XLSM se descarcă fără modificări. Nu executăm și nu ștergem macrocomenzile. Linkul nu este un atașament de e-mail. Fișierul nu este încorporat în mesaj. Excel poate totuși să îi ceară destinatarului permisiunea de a executa macrocomenzile sau le poate dezactiva. Nu eliminăm acel avertisment.
Exportul CSV va fi împărțit în mai multe fișiere?
Nu. Nu ștergem niciun rând și nu împărțim fișierul. Nu generăm fișierul CSV. Destinatarul descarcă exact fișierul pe care l-ai salvat. Nu promitem câte rânduri vor încăpea. Limita se bazează pe dimensiunea totală, nu pe numărul de rânduri.
Ajută dacă arhivez fișierul în ZIP?
Nu prea. XLSX este deja un format de fișier comprimat. Arhivarea lui în ZIP reduce puțin dimensiunea, dar de multe ori nu o aduce sub 25 MB. Nu deschidem arhiva. Este mai simplu să trimiți fișierul așa cum este.
Se păstrează formulele legate de alt registru de lucru?
Formula rămâne în fișier. Dacă fișierul la care face referire se află în același folder și este legat printr-o cale relativă în acel folder, calea se păstrează când destinatarul descarcă întregul transfer. Dacă folosește o cale absolută, calculatorul destinatarului nu îl va găsi. Nu corectăm acea referință.
Ar trebui să includ o copie PDF?
Include una pentru ca sinteza să poată fi vizualizată. Un PDF nu calculează formule și nu permite editarea foilor de calcul. Îl salvezi tu. Include-l în același transfer cu fișierul Excel. Fișierele PDF pot fi deschise pe pagina de descărcare. Fișierele XLSX nu pot fi deschise acolo.
Parola fișierului este aceeași cu parola transferului?
Nu. Parola necesară pentru deschiderea fișierului Excel rămâne neschimbată. Nu o cunoaștem și nu o eliminăm. Poți adăuga și o parolă la transfer. Trimite parola separat de link. Folosirea ambelor parole este potrivită pentru liste cu salarii, clienți și date financiare.
Cum trimit un fișier care depășește limita de 25 MB din Gmail?
Nu atașa fișierul la e-mail. Datele sursă și memoria cache a tabelelor pivot pot depăși această limită. Creează transferul și lipește linkul scurt. Nu există un program de completare. Fișierul nu este încorporat în mesaj.
De ce este atât de mare fișierul meu Excel?
Mai multe foi de calcul, memoriile cache ale tabelelor pivot, imaginile încorporate și fișierele CSV cu multe rânduri măresc dimensiunea. O foaie de calcul cu puține date ocupă puțin spațiu. Înregistrările tranzacțiilor dintr-un an pot depăși 1 GB. Nu garantăm un anumit număr de înregistrări. Transferurile gratuite sunt limitate la 5 GB și 500 de fișiere.
Ce opțiune aleg dacă 5 GB nu sunt suficienți?
Un raport și fișierul CSV sursă se încadrează adesea în 5 GB. Transferurile gratuite de peste 250 MB rămân disponibile timp de 7 zile. Transferurile gratuite de până la 250 MB rămân disponibile până la 90 de zile. Pentru înregistrări brute din mai mulți ani ai nevoie de SendGB Extra: 500 GB per transfer, 2.500 de fișiere, 1 TB de spațiu de stocare, de la €29,90 pe an, cu fișiere păstrate până la 1 an. Pentru un singur export de peste 500 GB, SendGB Exceed este suficient: fără abonament, €9,99 pentru un transfer de 1 TB, 2.500 de fișiere și un cod de unică folosință valabil 1 an. Transferurile SendGB Exceed rămân disponibile timp de 7 zile.
Trimite un link de descărcare în loc să atașezi fișierul Excel
Un raport și fișierul CSV sursă se pot încadra în 5 GB. Exporturile mai mari pot fi trimise până la 500 GB cu SendGB Extra sau până la 1 TB într-un singur transfer cu SendGB Exceed.
Începe transferul