Inviare file pesanti con Outlook: perché il limite allegati è più basso di quello di Gmail?
Il limite allegati comunemente indicato per Outlook è di circa 20 MB. Gli amministratori della posta aziendale possono abbassarlo. Nella tua casella di posta, il messaggio potrebbe risultare inviato. Il server del destinatario potrebbe rifiutarlo senza avvisarti. Anche un contratto da 42 MB corre questo rischio.
Ridurre le dimensioni dell’allegato può compromettere i disegni. Un link occupa solo poche righe nel corpo del messaggio. Il filtro per gli allegati non ha alcun file da controllare.
| Metodo | Contratto da 42 MB |
|---|---|
| Allegato Outlook | Bloccato a 20 MB o meno |
| Regole aziendali | Anche 15 MB possono essere rifiutati |
| Condivisione con OneDrive | Autorizzazioni e un account Microsoft |
| Componente aggiuntivo per Outlook | Nessuno |
| Link incollato nel messaggio | Arriva a destinazione |
L’esempio qui sopra comprende i file relativi al contratto: il PDF principale, un disegno, un’immagine della firma, un breve riepilogo e una nota.
Nessun componente aggiuntivo. Basta incollare il link.
Alcuni siti per il trasferimento di file aggiungono un pulsante a Outlook. Noi no. Completi il trasferimento sul sito. Copia il link. Incollalo in un nuovo messaggio di Outlook. Al messaggio non viene allegato alcun file.
| Cosa promette un componente aggiuntivo | Cosa fai tu | |
|---|---|---|
| Installazione | Un’app in Outlook | Nessuna |
| Amministratore | Distribuzione in azienda | Non serve |
| File | Comunque conservato da qualche parte | Nella pagina di download |
| Destinatario | Non serve un account | Non serve un account |
| 20 MB | Limite aggirato | Non c’è alcun allegato |
Se inserisci il tuo indirizzo email per il trasferimento, ricevi una sola notifica quando qualcuno inizia il download. Se la stessa persona scarica di nuovo i file, non ricevi un’altra email.
OneDrive è uno spazio di archiviazione aziendale
Outlook potrebbe chiederti di caricare un file pesante su OneDrive. Il file rimane quindi nello spazio di archiviazione Microsoft della tua azienda o nel tuo. I destinatari esterni all’azienda potrebbero aver bisogno di un invito, di un’autorizzazione o di un account. Se dimentichi di revocare l’accesso, il file resta archiviato.
| OneDrive | Link | |
|---|---|---|
| Posizione | Account Microsoft | Trasferimento con scadenza |
| Destinatario esterno | Potrebbe aver bisogno di un’autorizzazione | Scarica i file dal link senza creare un account |
| Regole aziendali | Un amministratore può limitare l’accesso | Non passa dal filtro per gli allegati |
| Disponibilità | Può restare disponibile finché non revochi l’accesso | Fino a 250 MB: 90 giorni; oltre 250 MB: 7 giorni |
| Cosa facciamo | Non carichiamo su OneDrive | Non modifichiamo il file |
Per l’invio con Gmail, leggi come inviare file pesanti con Gmail. Per i contratti in formato PDF, leggi come inviare PDF pesanti.
Quale limite di trasferimento basta per la posta aziendale?
Invia 42 MB con un trasferimento gratuito. Non serve registrarsi. I file restano disponibili fino a 90 giorni. Se la tua azienda invia file pesanti ogni giorno, SendGB Extra è un’opzione più semplice. Parte da €29,90 all’anno. A seconda del piano, il limite di trasferimento arriva fino a 500 GB. SendGB Extra conserva i file fino a 1 anno.
| Esigenza | Metodo |
|---|---|
| Un contratto da 42 MB | Link gratuito |
| Limite allegati aziendale di 10 MB | Usa comunque un link; non cercare di inviare il file come allegato |
| Oltre 5 GB | SendGB Exceed o SendGB Extra |
| Account Microsoft del destinatario | Non serve |
| Installazione di un componente aggiuntivo | Nessuna |
Non allegare il file in Outlook. Invia il link.
Come inviare
- 1
Aggiungi il file al riquadro di caricamento
Aggiungi al riquadro di caricamento il contratto che potrebbe superare il limite allegati di Outlook. Il limite per un trasferimento gratuito è di 5 GB. Per 42 MB non serve registrarsi.
- 2
Incolla il link nel messaggio
Apri un nuovo messaggio. Non usare l’icona della graffetta. Incolla il link nel corpo del messaggio. Non inserire la password nello stesso messaggio.
- 3
Il destinatario scarica i file
Il destinatario scarica i file dal link senza creare un account. I trasferimenti gratuiti fino a 250 MB restano disponibili fino a 90 giorni. I trasferimenti gratuiti oltre 250 MB restano disponibili per 7 giorni. I file non vengono compressi.
Cosa succede al tuo file?
- Il file non è un allegato di Outlook. Il filtro aziendale non rileva alcun allegato.
- Non servono autorizzazioni di accesso a OneDrive.
- Il PDF e il disegno vengono scaricati senza modifiche.
- Se hai inserito il tuo indirizzo email, ricevi una sola notifica quando inizia il download.
Cosa non facciamo
- Non c’è un componente aggiuntivo per Outlook. Non c’è un pulsante da installare da AppSource.
- Non possiamo aumentare il limite allegati della tua azienda.
- Un file oltre 5 GB supera il limite per un trasferimento gratuito.
- Una notifica di download non significa che il contratto sia stato approvato.
Domande frequenti
Qual è il limite allegati di Outlook?
Per la maggior parte degli account Outlook, il limite allegati è di circa 20 MB. L’amministratore Exchange della tua azienda può abbassarlo ulteriormente. Anche un allegato da 15 MB può essere rifiutato dal sistema email del destinatario. Inviare un link evita questo limite.
Devo installare un componente aggiuntivo?
No. Non esiste un componente aggiuntivo SendGB per Outlook. Crei il trasferimento sul sito. Incolli il link nel messaggio. Non c’è un’app che l’amministratore debba distribuire.
Caricare su OneDrive è la stessa cosa?
No. OneDrive conserva il file nel tuo account Microsoft. Il destinatario ha bisogno dell’autorizzazione di accesso e spesso di un account Microsoft. Con un link SendGB, il destinatario scarica i file dal link senza creare un account. I file restano disponibili fino a 90 giorni.
La posta aziendale può bloccare anche il link?
Un filtro per gli allegati controlla i file all’interno del messaggio. Un link non è un allegato. Alcune aziende, però, limitano separatamente l’accesso agli indirizzi sconosciuti. Non possiamo aggirare queste restrizioni. Il messaggio resta leggero, quindi non raggiunge il limite allegati.
Il destinatario deve avere Outlook?
No. Il link si apre in Gmail, nell’app email del telefono o in un browser. Per scaricare i file, il destinatario non deve creare un account.
I destinatari possono aprire i file Word e PDF?
Un PDF può essere aperto nella pagina di download. Un file Word non si apre come documento nella pagina. Il destinatario lo apre sul proprio computer. Non convertiamo il file.
Che differenza c’è rispetto a Gmail?
Il limite allegati di Gmail è di 25 MB. Quello di Outlook è spesso di 20 MB e un’azienda può abbassarlo ulteriormente. Non c’è un componente aggiuntivo per nessuno dei due. Incolla il link per il download nel messaggio di Outlook o Gmail.
Dove devo inserire la password?
Non inserirla nel messaggio che contiene il link. Invia la password separatamente dal link. Usa un canale diverso. Se il contratto ha una propria password, non confondere le due password.
Una notifica di download conferma l’approvazione?
No. Se hai inserito il tuo indirizzo email, ricevi una sola notifica quando inizia il download. Con l’invio via email, ricevi una sola notifica per destinatario. Con l’invio tramite link, ricevi una sola notifica per trasferimento. Questo non conferma che il contratto sia stato firmato.
Serve SendGB Extra per 42 MB?
No. Per i trasferimenti fino a 5 GB non serve registrarsi. I trasferimenti gratuiti fino a 250 MB restano disponibili fino a 90 giorni. I trasferimenti gratuiti oltre 250 MB restano disponibili per 7 giorni. Per trasferimenti frequenti e più pesanti, SendGB Extra parte da €29,90 all’anno. Per un singolo trasferimento oltre 5 GB, serve SendGB Exceed.
Invia un link per il download invece di allegare il file in Outlook
Un insieme di file relativi al contratto da 42 MB supera il limite aziendale per gli allegati. Invialo tramite link senza registrarti.
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