Condividere file Teams con esterni occupa spazio nell’archiviazione aziendale
Video, presentazioni e allegati pubblicati in una chat vengono di solito archiviati in OneDrive o SharePoint. Consumano la quota di archiviazione aziendale. Agli ospiti serve un invito. L’invito può richiedere un account e gli ospiti potrebbero anche vedere altri messaggi del canale. Il tuo trasferimento da 3,1 GB non deve per forza aggiungersi a quei file.
| Metodo | Trasferimento da 3,1 GB |
|---|---|
| File in Teams | OneDrive o SharePoint |
| Invito ospite | Account e permessi |
| Cronologia del canale | Gli ospiti potrebbero vedere altri messaggi |
| Componente aggiuntivo per Teams | Nessuno |
| Link pubblicato nella chat | Nessun account, 7 giorni |
L’esempio sopra include un video, degli allegati, una presentazione, una nota e un breve file leggimi. L’invio è gratuito. Non serve registrarsi.
Mostra agli ospiti solo questi file
Chi è invitato a una riunione non deve necessariamente vedere l’intero canale. Il link apre questo trasferimento. Il destinatario non ha bisogno di un account.
| Invito a Teams | Link per il download | |
|---|---|---|
| Account | Potrebbe essere richiesto | Nessuno |
| Cosa vede il destinatario | Aree a cui ha il permesso di accedere | Questi file |
| Dove restano i file | Spazio di archiviazione aziendale | Trasferimento con disponibilità limitata nel tempo |
| 3,1 GB | Consuma la quota di archiviazione | Gratuito, entro il limite di 5 GB |
| Disponibilità | Fino all’eliminazione | 7 giorni |
Per Slack, leggi la guida all’invio di file tramite Slack. Per le presentazioni, leggi la guida all’invio di file PowerPoint pesanti.
Le regole aziendali controllano gli allegati
Come per Outlook, un’azienda può impostare un limite basso per la dimensione degli allegati. Teams aggira questo limite archiviando i file in uno spazio di archiviazione. Potrebbero comunque servire i permessi di accesso. Un link non è un allegato. Alcune reti, però, possono bloccare separatamente un indirizzo sconosciuto. Non possiamo sbloccarlo.
| Ostacolo | Link per il download |
|---|---|
| Dimensione degli allegati | Nessun allegato |
| Account ospite | Non richiesto |
| Quota di OneDrive | I file non vengono archiviati lì |
| Rete che blocca gli indirizzi sconosciuti | Non possiamo aggirare il blocco |
| Installazione di un componente aggiuntivo | Nessuna |
Non occupare la quota di archiviazione aziendale con 3,1 GB
L’invio di file di queste dimensioni è gratuito. I file restano disponibili per 7 giorni. Se ogni riunione ha file così pesanti e devi conservarli per 1 anno, SendGB Extra è un’opzione più semplice. Parte da €29,90 all’anno. A seconda del piano, puoi inviare fino a 500 GB per trasferimento.
| Totale | File in Teams | SendGB |
|---|---|---|
| Nota breve | Può restare nel canale | Non necessario |
| Esempio da 3,1 GB | Spazio di archiviazione e account ospite | Gratuito, 7 giorni |
| Oltre 5 GB | Può restare nello spazio di archiviazione aziendale | SendGB Extra o SendGB Exceed |
| Account Microsoft dell’ospite | Potrebbe essere richiesto | Non richiesto |
| App | Nessuna | Nessuna |
Non allegare il file in Teams. Invia il link.
Come inviare
- 1
Aggiungi i file
Non trascinare il file della riunione in Teams. Invia 3,1 GB senza registrarti. Il limite gratuito è di 5 GB.
- 2
Incolla il link nella chat
Incolla l’indirizzo nella chat della riunione. Non inviare il file come allegato. Non condividere la password con tutti i partecipanti del canale.
- 3
L’ospite scarica i file
Il destinatario scarica i file dal link senza creare un account. Non serve un invito a Teams. Basta un browser. Il link resta disponibile per 7 giorni. I trasferimenti gratuiti fino a 250 MB restano disponibili fino a 90 giorni.
Cosa succede al tuo file?
- Video e presentazioni non vengono archiviati nello spazio di archiviazione aziendale.
- Gli ospiti non hanno bisogno di visualizzare la cronologia del canale.
- I file non vengono ricompressi.
- Se hai inserito il tuo indirizzo email, ricevi una sola notifica quando inizia il download.
Cosa non facciamo
- Non esiste un’app SendGB per Teams. Non pubblichiamo file nella tua riunione.
- Non concediamo permessi di accesso a OneDrive o SharePoint.
- Non possiamo modificare le regole aziendali per Teams.
- Una notifica di download non significa che il file sia stato visualizzato durante la riunione.
Domande frequenti
Dove archivia Teams i file pesanti?
I file pubblicati in una chat o in un canale finiscono di solito nello spazio di archiviazione aziendale di OneDrive o SharePoint. Restano lì. Quello spazio ha una propria quota e i propri permessi. I file condivisi tramite un link per il download non vengono archiviati lì.
Perché un ospite deve creare un account?
Teams può invitare un utente esterno. L’invito può richiedere un account Microsoft e i permessi di accesso al canale. L’ospite potrebbe anche vedere altri messaggi del canale. Un link per il download non richiede un invito. Basta un browser.
Esiste un’app SendGB per Teams?
No. Non c’è un componente aggiuntivo nella finestra della riunione. Sei tu a incollare l’indirizzo.
Inviare 3,1 GB è gratuito?
Sì. Rientra nel limite di 5 GB. Non serve registrarsi. Il link resta disponibile per 7 giorni. Il limite di dimensione dei file di Teams varia in base alle regole aziendali. Non aumentiamo quel limite.
I destinatari possono visualizzare la presentazione nella pagina di download?
I file PPTX non si aprono come diapositive nella pagina di download. I PDF potrebbero aprirsi. I video non vengono riprodotti dall’inizio alla fine. I file vengono scaricati senza modifiche.
L’azienda può bloccare anche il link?
Alcune aziende limitano l’accesso agli indirizzi sconosciuti. Non possiamo aggirare queste restrizioni. Un filtro per gli allegati controlla il file all’interno del messaggio. Un link non è un allegato. Le regole aziendali possono comunque bloccare l’indirizzo separatamente.
Che differenza c’è rispetto a Slack?
Slack archivia i file nel proprio spazio di lavoro. Teams usa di solito OneDrive o SharePoint. Entrambi possono richiedere account e permessi per le persone esterne all’organizzazione. In entrambi i casi, il destinatario scarica i file dal link senza creare un account. Non c’è un’app.
Devo pubblicare la password nella chat della riunione?
No. Chiunque possa visualizzare il canale può vedere quel messaggio. Invia la password separatamente dal link.
Una notifica di download conferma che il file è stato visualizzato durante la riunione?
No. Se hai inserito il tuo indirizzo email, ricevi una sola notifica quando inizia il download. Con l’invio via email, ricevi una sola notifica per destinatario. Con l’invio tramite link, ricevi una sola notifica per trasferimento. Questo non conferma che il file sia stato visualizzato durante la riunione.
Posso inviare più di 5 GB tramite Teams?
I file possono finire nello spazio di archiviazione aziendale, ma l’accesso degli ospiti e le quote di archiviazione sono questioni separate. Su SendGB, i trasferimenti oltre 5 GB richiedono SendGB Extra o SendGB Exceed. Non puoi inviare più di 1 TB in un singolo trasferimento. Non modifichiamo le regole di Teams.
Invia un link per il download invece di allegare il file in Teams
Un trasferimento da 3,1 GB tramite OneDrive può richiedere un account ospite. Il download dal link non richiede la registrazione. Il link resta disponibile per 7 giorni.
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